Работа в офисе,
коворкиг, или фриланс. Для каких
компаний эффективен тот или иной вид деятельности? Давайте разбираться!
Как организовать рабочий процесс?
Организация рабочего процесса должна напрямую зависеть от специфики
работы компании. Если речь
идет о небольшом
филиале банка, то, конечно, нужен офис и строго
нормированный день. Но то,
что хорошо банковскому работнику, не подходит
для дизайнеров, художников и всех
остальных представителей креативного класса.
Работа в офисе
– это классический и, на данный
момент, все еще самый распространенный метод организации рабочего процесса. О нем
говорить нет надобности.
Фриланс подразумевает привлечение людей для выполнения проектов, без оформления в штат.
Для компании
фрилансер экономически выгоднее рядового сотрудника, так как ему не нужно
платить ежемесячный оклад и отчислять
с него
налоги. С другой
стороны, многие компании с подозрением
относятся к привлечению
фрилансеров, поскольку боятся их «безответственности».
Промежуточное место между работой в офисе
и фрилансом
занимает коворкинг. Этот вариант
работы хорош для тех, кто работает небольшими группами, или удаленно, но имеет
необходимость периодически встречаться с коллегами
и обмениваться
данными.
Фриланс и коворкинг
в теории
походят для всех профессий. Однако на практике
мы видим,
что приживаются эти способы организации в компаниях,
где необходимо привлекать дизайнеров, художников, креативщиков, архитекторов, web-разработчиков. И это
понятно! Люди таких
профессий не любят
работать по строгому графику и в скучном
офисе.
К чему привел перфекционизм в начале
21 века?
В начале 21 века
в России
в моду
стали входить «белые воротнички». Для них
карьера – это фетиш. Офис воспринимался
как место, где сбываются все мечты, где можно реализовать себя и много
добиться. Карьера – это лестница в небо.
Полное погружение в работу
и отказ
от личной
жизни стали причиной массовой усталости. И начиная
с 2010 годов,
люди стали отходить от привычной
модели организации – работы в офисе,
появилась мода на креативность,
которая трактует свои порядки. Теперь работать в офисе
– это немодно!
Замечу, что первые коворкинги в России
стали появляться в 1999–2000 гг,
например, Миллениум Хаус на Трубной
улице. В этих
офисах предлагались в аренду
полностью оборудованные рабочие места, необходимая офисная техника и средства
коммуникации. Рассчитан данный формат был на представительства
западных компаний, которые только начинают свою деятельность. Но такие
офисные пространства очень быстро обзавелись долгосрочными арендаторами. И идея
аренды отдельных рабочих мест была забыта до недавнего
времени.
Но как я уже
говорил, работа в офисе
все еще является самым распространенным способом организации рабочего процесса. Однако многие компании все чаще практикуют привлечение фрилансеров. Как правило,
не существует
фирм, которые работают только с фрилансерами,
есть и штатные
сотрудники, которые работают в офисе.
Среди российских фрилансеров проводилось исследование, в ходе
которого выяснилось, что большая часть фрилансеров сконцентрирована в Москве
(30%) и в Санкт-
Петербурге (11%). Большая часть «свободных работников» -
мужчины. Согласно статистическим данным, на начало
2011 года
в России
работало 20 тысяч
фрилансеров, сейчас их гораздо
больше.
В том же
2011 году
портал Freelancer.com разработал список аутсорс-профессий, которые являются наиболее востребованными. Особенно популярен фриланс среди дизайнеров, копирайтеров, программистов, переводчиков, оптимизаторов.
Здесь имеет смысл говорить о предпочтениях
каждого человека. Кто-то
ценит стабильность и уверенность
в завтрашнем
дне. Этот человек
устраивается в крупную
компанию, работает в офисе
и получает
ежемесячный оклад. А кто-то
живет сегодняшним днем и не считает
нужным каждый день сидеть на работе.
Ему гораздо
интереснее выполнять разовые проекты.
Подведем итоги
Организовывая процесс, необходимо исходить из специфики
работы компании.
Если несколько друзей решили открыть компанию по разработки web-сайтов,
то думаю, для начала идеальный вариант – коворинг. Ребята смогут встречаться в удобное
время в удобном
месте. А при
необходимости и фрилансеров
привлекать. В этом
случае едва ли
можно говорить о строгом
графике. Все что
необходимо обговорить – это сроки, стоимость и качество
результата.
Безусловно, структура организации очень отличается при работе в офисе,
фрилансе и коворкинге.
Работа в офисе
характеризуется наличием четкой иерархической структуры: владелец, директор, заместитель, рядовой сотрудник.
В случае с фрилансом
есть заказчик, и есть
исполнитель. Второй не является
подчиненным! То же
самое касается и коворкинга:
безусловно, есть координатор, однако команда исполнителей – равны по статусу, никто не перекладывает
работу на нижестоящего,
что очень успешно практикуется в офисе.
Как бы то
ни было,
работу нужно планировать заранее, четко распределять обязанности и контролировать
весь рабочий процесс!
Какой вариант организации рабочего процесса наиболее приемлем для Вас?
Обеспечение управляемости организации
Задавая правила работы, мы формируем технологию: то, что делает простую совокупность людей бизнесом. Технология - это четкая, формализованная последовательность действий на всех этапах достижения результата. Шаг первый, шаг второй, шаг третий... Критерии выполнения шага и перехода к следующему. Задача заключается в том, чтобы предоставить сотрудникам правильные должностные инструкции, чтобы вместе они согласованно пришли к нужному результату. Во всех случаях, когда сотрудник может сделать что-нибудь не так, его действия должны регламентироваться инструкцией.
Как этого добиться? Нужно прописать рабочий процесс организации.
Рабочий процесс и три его этапа
Рабочий процесс фирмы - это домашнее задание руководителя. Если он его сделает, ближайшие два-три года фирма работает стабильно, а работа самого руководителя становится рутинной, простой и понятной.
В одно время нам довелось общаться с сотрудником одного из управлений Центрального банка. Мы долго расспрашивали его: «В чем результат?»
Это Центробанк. Он работает и все. Это и есть видимый результат.
- Как вы узнаете, что вы работаете нормально?
- Если мы работаем завтра так же, как и вчера.
Если фирма работает по грамотно составленному рабочему процессу, это гарантирует получение прибыли стандартным отработанным способом. Такой бизнес можно при желании или необходимости продать. Если рабочего процесса нет, то единственное, чем мы владеем, - это имущество фирмы: столы и компьютеры. Большего такой бизнес не стоит.
В тот момент, когда мы технологизируем работу фирмы, мы существенно снижаем требования к нужным сотрудникам и делаем это без потери качества выпускаемого продукта.
Этап 1
С чего надо начинать создание прописи рабочего процесса?Делать пропись надо от конца к началу (то есть начинать от желаемого результата процесса).
Для этого сначала мы определяемся, какой систематически воспроизводимый результат работы сотрудников мы хотим получать стабильно изо дня в день. Все действия формулируются с помощью слов «сделано» или «есть»: «есть прибыль в определенном размере, есть пакет бумаг в бухгалтерии,забор покрашен». Именно так: не «будет» или «предполагается, что будет», не «делается» или «делание», а «есть».
Далее нужно выяснить, что должно быть сделано за один временной шаг до получения результата (за день, за час), и что должно быть готово за шаг до этого шага , чтобы следующий в свою очередь стал возможным. Именно так, «отматывая» в обратную сторону, мы прописываем шаги наших работников.
В том, что мы описываем рабочий процесс для уже существующего бизнеса, есть плюсы и минусы. Плюсы в том, что мы можем списать все с того процесса, который сейчас работает. Минусы в том, что у нас возникает соблазн вписать в рабочий процесс все, что у нас на данный момент есть. В том числе и то, без чего фирма могла бы спокойно обходиться. Поэтому важно прописывать действия от конца к началу . Обычно после такой обработки из описания рабочего процесса фирмы уходит все лишнее, остается только необходимое и достаточное для получения конечного воспроизводимого результата.
Последовательность действий в малом и среднем бизнесе обычно раскладывается на 10-20 таких шагов, если прописывать процесс без особых подробностей.
Готовый рабочий процесс проверяется так: все в нем должно быть включено в единый цикл: выполнение предыдущего шага обеспечивает возможность начала следующего. На этапе теоретической проверки важно оценить, возможно ли выполнение всех указанных шагов и приводит ли созданная нами схема к прибыли. Довольно часто, особенно если руководитель впервые занимается подобным делом, обнаруживается пункт, на котором схема рабочего процесса «спотыкается». И тогда наша задача - найти обходные пути.
Этап 2
Итак, у нас готова схема конечных и промежуточных результатов. В таком случае можно переходить ко второму этапу создания рабочего процесса - прописи переходов между результатами .
Например, в цепи промежуточных результатов указано. «Ведро находится в комнате 203. Потом оно должно быть в комнате 406». Что должно быть сделано, чтобы ведро оказалось в другой комнате? Его надо взять, перенести, поставить.
Если в схеме рабочего процесса написано: «Накладная оформлена» и «Накладная сдана», то переход между этими результатами будет звучать так: «Накладную принять, подписать ее у мастера и бухгалтера, передать на склад». Достаточно подробно и понятно.
Представьте мысленно результаты шагов и переходы между ними по схеме. Обязательно найдется место, в котором вы совершенно не разбираетесь и не знаете, как это можно сделать. Пока вы в нем не разберетесь, вы не сможете представить весь рабочий процесс целиком. В большинстве случаев это что-то отнюдь не уникальное. Скорее всего, эта технология уже где-то и кем-то была описана.
Нас часто спрашивают: можно ли формализовать творческую работу? На самом деле, с творческими профессиями меньше всего хлопот.
Сотрудники одной фирмы, которая занимается веб-дизайном, уверили руководителя, что их работа - творческая. Поэтому они позволяли себе постоянно срывать сроки выполнения заказов: вдохновение ведь по заказу не приходит. Может быть, мы бы им и поверили, если бы на практике не удостоверились, что процесс, к примеру, написания картин можно разложить по шагам. Как и сочинение стихов, прозы и музыки. Процесс был разделен на простые этапы, и работа пошла веселей. То, что в бизнесе считается творчеством, - это комбинация стандартных шагов.
Повторимся: в компании должно быть все формализовано - от торговли до мытья полов.
У нас есть приятель, который когда-то уехал в Штаты. Там он полгода работал гастарбайтером, почти не зная языка. В качестве сувениров он привез несколько инструкций для персонала фирм, в которых работал. Эти инструкции были сделаны в виде буклета с картинками (работодатели знали, что гастарбайтеры прочитать инструкцию не смогут, где нарисовано, что, за чем и как делать. Приятелю дали ее в руки, сказали; чтобы до завтра выучил назубок. Выучил? Иди работай.
Что примечательно - при увольнении инструкцию не отобрали. Такие инструкции есть у всех уважающих себя фирм, и более чем странно, если их нет. Это для нас - новаторство. Вместо этого героизм, авралы, уговоры и работа с людьми. Если работа руководителя сделана качественно, каждый сотрудник четко знает, что и в какой момент времени ему надо делать.
Этап 3
Итак, мы создали схему из промежуточных и главных результатов с прописанными связями и переходами между ними. Пока это просто последовательность действий для получения конкретного результата.
Далее мы раскладываем рабочий процесс по функциональным обязанностям и должностям . Сначала мы определяем, везде ли необходимы сотрудники и есть ли какие-то этапы работы, где возможно обойтись без их участия. Выполнение всех остальных этапов мы вынуждены возложить на работников. Возникает вопрос: как разделить функции между сотрудниками компании?
Часто руководитель предпочитает распределять функциональные обязанности просто, но неумно - по вертикали, по принципу: «Делай это от начала до конца и отвечай за то, что сделал». Один сотрудник знает инструкции нескольких уровней организации фирмы (от топ-менеджмента до исполнителя). Но такое решение ведет к неприятным для нас последствиям:
1. У нас, в отличие от Запада, наличие подобных инструкций - это конкурентное преимущество и ноу-хау. И если у одного из наших сотрудников будут инструкции всех уровней фирмы, то рано или поздно он их кому-нибудь «подарит».
2. Мы возвращаемся к тому, чего так стремились избежать: мы снова повышаем требования к сотруднику.
3. Если уйдет сотрудник, на котором держалась часть нашего рабочего процесса, у нас застопорится работа всей фирмы.
Поэтому нам остается нехитрое и стандартное решение - резать инструкции по принципу тетриса . Чтобы ни один процесс не выполнялся одним сотрудником от начала до конца и у каждого работника был свой небольшой кусочек работы, в соответствии с его привычками и навыками.
При таком распределении обязанностей все минусы оборачиваются плюсами. Каждый сотрудник, выполняя небольшой круг обязанностей, под которые его же специально отобрали и к которым он приспособлен, работает, не напрягаясь, и не тратит зря наше время и деньги.
Важно заметить, что функции и должности - это не одно и то же. Один и тот же человек на одной должности может иметь несколько функций.
Теперь у нас есть перечень конкретных должностей и к каждой из них - список особенных черт, которыми сотрудник должен обладать. Исходя из этого мы делаем инструкции по отбору персонала для кадрового работника (или того подразделения, которое отвечает за прием на работу). Эти инструкции, в свою очередь, обязательно увязываются с рабочим процессом и должностными инструкциями.
Итак, результат нашей работы по созданию организации состоит из прописанного рабочего процесса фирмы, должностных инструкций, правил отбора будущих сотрудников и продуманных условий оплаты труда.
В правильно прописанном рабочем процессе есть один нюанс: обязательно надо указать, в каком виде материалы или документы передаются от одного сотрудника к другому
Инструкция в общем виде обычно выглядит следующим образом.
Шаг первый . Результат: сделано (...)
Описание первого шага включает в себя следующие пункты.
A) Кто делает . Не важно, что у сотрудника в его инструкции будет написано, что делает он. Так и должно быть.
Б) Как делает . Этот пункт может быть пропущен, если его выполнение достаточно очевидно на уровне здравого смысла. Хотя, например, у нас в организации в инструкциях сторожа прописано даже, когда снег с порога убирать. Чтобы у него не возникало вопросов.
B) Кто и Г) Как контролирует . В этом пункте речь идет не о вышестоящем начальнике исполнителя, а о сотруднике, принимающем от него работу . Если принял, то взял на себя ответственность и свалить на предыдущего не может. Таким образом в организации выстраивается линейная часть контроля. В случае если кто-то не сделал свою часть работы и, соответственно, не передал ее следующему, система дает сбой. Руководитель может точно отследить, кто и где допустил сбой.
В чем преимущество такой системы контроля? И передающий, и принимающий понимают, что прикрывать друг друга бесполезно . Рано или поздно невыполнение работы проявится, тогда наказаны будут оба. Так что сотрудники контролируют друг друга сами из чувства самосохранения.
Второй шаг в инструкции описывается точно так же, как и первый: кто и как делает, кто и как контролирует. Так прописывается вся должностная инструкция сотрудника. Обычно к ней делается приложение с примерами оформления сопроводительной документации (образцы бланков и типовых форм). Например, если в инструкции написано:«Сдать накладную бухгалтеру», то в приложении есть форма заполнения накладной. В должностных инструкциях бухгалтера тоже есть образец заполнения этой накладной, чтобы можно было сличить.
Пример из мелких инструкций одной фирмы. Сотрудник, почистив с крыльца снег, должен отчитаться завхозу в определенной форме. А завхоз в журнале должен расписаться в том, что видел чистое крыльцо и принял работу. Возможны три варианта нарушений этих инструкций. Первый - снег не убран, подписи нет - наказываются оба. Второй - крыльцо чистое, а подписи нет. Третий - подпись в журнале есть, а снег не убран, то есть работа не была проверена. В последних двух случаях наказывается только завхоз.
Рисунки и фотографии в инструкции - это хорошо! Сложное описание гораздо легче воспринимать зрительно.В уже готовом рабочем процессе и инструкциях обязательно должны указываться тайминг и стоимость выполнения каждого шага. Хороший пример подобных документов - это инструкции по использованию бытовой техники. Покупаете вы, например, цифровой фотоаппарат. К нему приложен «краткий обзор» - цветной буклет, где есть иллюстрации, как им пользоваться. А если там не понятно, загляните в толстую книжечку с подробными инструкциями, найдите и прочитайте интересующий вас пункт.
В идеале такой же «краткий обзор» должен быть и у наших работников. Из первых заголовков должностных инструкций составляется список, в котором сотрудник отмечает выполнение конкретных шагов своей инструкции. Удобно, если в таком списке есть колонки для примечаний и подписей исполнителя и контролера. Список необходим также для того, чтобы отследить выполнение работником всех шагов, потому что, не сделав предыдущий этак, он не сможет перейти к следующему. В таких условиях работник выполняет свою работу по пунктам. Если он что-то забыл, то может заглянуть в большую инструкцию, где все написано более подробно.
Написание инструкций не требует высокого интеллекта. Оно требует усидчивости. Каждый из пунктов надо прописать очень тщательно. Но зато потом инструкции позволяют нам с легкостью решать девять из десяти возникающих вопросов.
Как делать? - Вот так! - Сколько стоит? - Столько! - А если нет? - Меняем так, теперь это стоит столько!
Казалось бы, в чем сложность, почему не во всех организациях есть рабочий процесс? К сожалению, нередко сами руководители не доводят деUо до конца либо из-за лени или нежелания брать на себя ответственность, либо из-за того, что не хотят автоматизировать бизнес, чтобы не «выпасть» из деятельности фирмы. В некоторых случаях владельцы сами отменяют написанное, отдавая работникам устные распоряжения, делая это, может быть, из желания усилить собственную значимость. Тогда у сотрудников появляется выбор: либо соблюдать правила, либо нет, поскольку руководитель сам дает понять, что инструкции - это не догма.
Наша задача состоит как раз в том, чтобы донести до сознания сотрудников мысль о том, что отныне и навсегда четкое следование инструкциям рабочего процесса обязательно, что в компании делать что-либо можно только так, как прописано. И никак иначе.
Кто может прописать рабочий процесс?
1. Во-первых, сам руководитель . Это легко сделать, когда хозяин точно знает, как должны работать все функциональные единицы компании. Таких случаев много.
2. Второй вариант - можно временно нанять специалиста на интересующую нас должность. Посадить рядом с ним человека, который по шагам будет записывать, что и как надо делать в тех или иных ситуациях. Можно нанять не одного, а двух или больше специалистов и сравнить, что они делают одинаково, а в чем разница. Потом вывести общий вариант и прописать по нему инструкции. Особенно важно при таком подходе тщательно состыковать между собой этапы инструкций.
3. Можно позаимствовать кое-что у партнеров . Например, у одного есть фаст-фуд у другого - аптека. Друг с другом они не конкурируют. Однако склады есть и у того, и у другого, и работают они по одинаковым принципам. Найти аналогичные процессы можно в других фирмах.
4. Еще один вариант решения вопроса - франчайзинг . Можно купить пакет документов, в котором уже все досконально прописано, и внедрить его положения в рабочий процесс.
Рабочий процесс - это профилактика. Заставить организацию работать по правилам - это так же естественно, как чистить зубы по утрам. Можно, конечно, тратить килограммы крема и пудры, но, если понемногу следить за здоровьем каждый день, это обходится дешевле. Эти рекомендации - это, по сути, рекомендации к соблюдению внутреннего здоровья фирмы.
Инструкция
Изучите работу вверенного вам подразделения, ознакомьтесь с методами и технологиями, используемыми в работе, продумайте, как их можно . Разбейте весь процесс на технологические блоки, которые можно поручить выполнять разным группам людей. Определитесь с тем, что вы имеете на входе и что должны получить на выходе.
Познакомьтесь с сотрудниками своего подразделения поближе. Определите действительную степень и опыта каждого. Присмотритесь к их характеру и поведению, изучите психотипы. Зная это, вы сможете как поведет себя в разных ситуациях тот или иной сотрудник, какую работу можно ему поручить с тем, чтобы она была для него наиболее подходящей и соответствовала его психотипу. Составьте с учетом этого рабочие группы, в которых каждый будет дополнять своих коллег психологически, чтобы оптимизировать рабочие процессы.
Поговорите с каждым из своих сотрудников, объясните, как важен его труд и творческий подход в технологической цепочке, которую выполняет ваше подразделение. Расскажите о тех надеждах, которые вы возлагаете на него, обрисуйте перспективы. Ваши работники должны ощущать, что от них многое зависит, что они могут участвовать в обсуждениях, в которых принимаются окончательные решения. Это один из мощнейших стимулов для каждого сотрудника.
Ваша задача – объединить всех своих подчиненных в единый коллектив, чтобы у всех была зона своей ответственности, и любой ощущал важность выполняемой им задачи. Проводите регулярные планерки в подразделении, чтобы рабочий процесс обсуждался и труд каждого был на виду. В этом случае, сами коллеги не позволят кому-то из сотрудников работать плохо или некачественно.
Мотивируйте своих сотрудников и справедливо поощряйте их материально. Каждый должен быть уверен, что стоимость его труда напрямую зависит от качества работы. Не тешьте самолюбие, поощряя льстецов, не заводите фаворитов. Это будет способствовать спокойной, рабочей обстановке в вашем отделе и самым положительным образом отразится на производительности труда.
Несколько сильных и опытных сотрудников могут никогда не добиться отличного результата работы без правильной организации. Грамотная и продуманная координация работы подчиненных поможет существенно ускорить выполнение поставленных целей и застрахует от неудач.
Вам понадобится
- - должностные инструкции.
Инструкция
Определите план работы всей компании или отдела на определенный отчетный период. Вы должны иметь четкое представление о том, какие ресурсы необходимы для ее осуществления. Исходя из этого, вы сможете понять, как лучше распределить работу между подчиненными.
Проанализируйте существующую деятельность сотрудников. Если вы работаете в данной компании уже давно, наверняка вам не составит труда оценить потенциал работников, их способность действовать в команде, результативность. Используйте полученные данные для последующего планирования работы.
Пропишите для каждого работника должностные инструкции. Данный документ не должен носить формальный характер: сотрудник должен четко понимать свой функционал и в полной мере выполнять требования.
Ставьте конкретные задачи в рамках общей стратегии развития. Это может быть работа над определенным проектом, либо выполнение плана в отчетном периоде (месяце, квартале). Каждый сотрудник должен получить свой личный список задач с указанием ожидаемых итогов и показателей. Такой подход помогает подчиненному структурировать работу, а также настроиться на конкретный результат.
Введите систему отчетности. Это может быть регулярная сдача отчетов в электронном виде, либо коллективное обсуждение итогов работы в устной форме. Второй вариант поможет скорректировать общую работу подразделения или всей компании. Никогда не пускайте работу подчиненных на самотек, даже если имеете дело с опытным сотрудником. Своевременная отчетность поможет вам всегда держать ситуацию под контролем.
Продумайте систему мотивации сотрудников, которая является также важным организующим фактором. Например, введите прогрессивную систему оплаты, либо стимулируйте персонал определенными бонусами за перевыполнение плана.
Видео по теме
Руководитель является важной составной частью коллектива, он особый работник организации и выполняет несколько основных функций. Это планирование, организация, выработка мотивации и контроль. Коллектив только тогда достигнет свой цели, когда руководитель сможет правильно организовать свою работу.
Инструкция
Планирование заключается в нескольких вариантах. Планируйте свой рабочий график с учетом специфики организации. Как правило, рабочий не лимитирован. В течение дня проводятся встречи и заседания, разговоры по телефону и проверка документации, поездки на объекты и т.д. Временные затраты на каждый пункт рабочего дня должны соблюдаться согласно производственной необходимости.
Основу работы любой организации составляет планирование ее рабочего процесса. Для этого руководитель должен четко представлять миссию и функции предприятия, а также видеть конечный результат. Составьте план развития, распишите предполагаемые результаты по , кварталам и месяцам. План распределите между отделами или конкретными сотрудниками, в зависимости от величины организации.
Организуйте слаженное взаимодействие структурных подразделений. Для этого каждому отделу или цеху пропишите задачи, которые в совокупности приведут к желаемому результату. Донесите эти задачи до руководителей структурных отделений, распределите их по срокам и объемам.
Для того чтобы определенные вами задачи выполнялись точно по объемам и срокам, распишите мотивацию для сотрудников. Помимо оговоренной в трудовом контракте заработной платы, просчитайте систему дополнительных вознаграждений. Это могут быть ежемесячные или квартальные премии, льготные путевки в санатории и т.д. Систему мотивации держите под контролем, периодически она может меняться у каждого работника. Для этого поручите кадровой службе вести пометки в личных делах; если предприятие небольшое и отдельного отдела кадров нет, ведите учет мотивации самостоятельно.
Контроль над процессом выполнения выработанной вами стратегией осуществляйте совместно руководителями подразделений. Для этого введите систему , ежемесячных, еженедельных или ежеквартальных, в зависимости от специфики организации. На этих собраниях починенные отчитываются в выполнении плана, который вы составили. Озвучиваются причины невыполнения, перевыполнения, а также обсуждаются мероприятия, направленные на улучшения показателей эффективности предприятия. Учитывается не только рост прибыли, но и сокращение расходов.
Постоянно проводите анализ текущего состояния организации. Сравнивайте его с эталоном, который вы выработали в начале своей деятельности. Выявляйте сильные и слабые стороны, своевременно принимайте меры по увеличению эффективности деятельности своего предприятия. В настоящее время окружающий мир подвержен быстрым и радикальным переменам, и успешному руководителю нужно всегда быть в курсе событий.
Беспорядок на рабочем месте кажется практически классической неотъемлемой частью деятельных людей. Дела накладываются одно на другое и беспорядка становиться все больше, а через некоторое время вы неизбежно достигнете точки, когда уже ничего не сможете найти и понять.
Существует множество причин для упорядочивания вашего рабочего пространства, хотя бы просто для того, чтобы быстрее найти нужную вам вещь. Беспорядочное и неправильно организованное рабочее место плохо отражается и на вашем моральном состоянии, поскольку вам нужно еще больше работать.
Множество людей недооценивают важность организованного рабочего пространства. Конечно, всегда есть один или два человека, которые даже при полном беспорядке вокруг нормально справляются со всеми делами.
Позвольте заметить, что такие люди – исключение из правил, и даже у тех, у которых на первый взгляд все в беспорядке, все равно есть определенная система на рабочем месте. Приведенные ниже инструкции помогут вам улучшить и правильно упорядочить ваше рабочее пространство.
Найдите подходящую вам систему
Вы хорошо запоминаете даты? Не обязательно точные даты, возможно просто периоды времени? Возможно, вы мыслите более категорично и считаете, что ваша работа распределена на разные роды деятельности?Для тех, кто думает категорично, возможно будет достаточно организовать картотеку. Таким людям удобнее, когда все вещи находятся в определенном порядке, чтобы их было быстро и легко найти.
Кроме того, есть те люди, которым нравиться распределять вещи по времени. Они думают линейно и просто следуют из пункта A в пункт B. Такие люди более успешны, когда все организовано хронологически.
Они хорошо запоминают даты и события, и по сравнению с теми, кто думает категорично, у них более высокий уровень толерантности. Причина проста: когда вещи начинают собираться на вашем столе, самые старые просто остаются снизу.
Не принуждайте себя пользоваться системой, которая никак не хочет укладываться в вашей голове. Вместо этого подумайте о том, как классифицировать даты и события и найти подходящую именно вам организационную систему.
Делайте понемногу каждый день
Обязательно найдите время и ежедневно приводите все в порядок. Если что-либо находиться в беспорядке, то обязательно найдите место для этой вещи в соответствии с вашей системой.Те, кто думает категорично, должны убирать такие вещи в соответствии с выбранной категорией. А те, кто распределяет все по времени, должны поставить находящуюся не на своем месте вещь в хронологическом порядке в соответствии с датой.
Ну а если вы ежедневно все упорядочиваете, то это займет всего пару минут в день, зато вы сэкономите массу времени.
Для организации используйте утро или день
Время от времени вам нужно делать основательную чистку вашего рабочего пространства. Возможно, скопились уже слишком большие стопки бумаг, или совсем заполнились папки, поэтому, чтобы не запутаться, вам нужно разделить все на подкатегории.Чем бы вы не занимались, для этого вам потребуется довольно много времени, и нужно выполнять это как обычную работу. Запланируйте это мероприятие на утро или день каждые два месяца. Не спешите, в этом деле спешка может только навредить. Тщательно просмотрите все файлы и папки и убедитесь, что ничего не упущено.
Отдельно отмечайте самые важные события
Сроки, а в особенности крайние сроки, это именно то, что нужно запланировать неотложно.Всегда держите под рукой список неотложных дел или необходимых вещей. Они должны лежать отдельно, чтобы их можно было сразу найти. Я много раз был свидетелем, когда люди забывали важные детали или просто тратили очень много времени на поиск важных документов.
По возможности, оставляйте себе электронные копии
Большинство лежащих в беспорядке у вас на столе вещей появились там из-за недостатка бумаги или документов. Когда есть возможность, просите людей присылать вам электронные версии документов.Как только вы их получили, то пометьте их и поместите в соответствующую папку. Поисковые возможности Outlook и Google Desktop значительно помогают вам находить что-то нужное. Таким образом, вам нужно в обязательном порядке применить выбранную вами организационную систему и на компьютере, поскольку полностью полагаться на поисковые системы довольно опасно.
Если у вас есть время для организации файловой структуры на компьютере, постарайтесь отсканировать хотя бы часть бумажных документов и перевести их в электронный формат. Для некоторых это может оказаться сложным, однако, это необходимый шаг в организационном процессе для многих людей.
Используйте настольный календарь
Понимаю возмущение многих людей, которые считают, что не нужно мучаться с настольным календарем, когда можно просто поставить таймер на компьютере. У меня подготовлен ответ: настольный календарь всегда перед вашими глазами.Поскольку люди привыкли складывать на столе материалы, которые им могут понадобиться в первую очередь, то просто сделайте заметку прямо в календаре, где и что лежит, когда вы это получили, и для чего это нужно.
Приложите усилия и затратьте время на разработку системы организации вашего рабочего пространства, которая максимально вам подходит, после чего обязательно реализуйте ее.
Каждый человек знает, как ему лучше всего работать, поэтому постарайтесь организовать рабочее пространство именно так, как это состыкуется с вашими взглядами. Упорядоченное рабочее пространство поможет вам достичь новых целей с наибольшей эффективностью и продуктивностью.
Статья подготовлена специально для
Рабочий процесс
"...Рабочий процесс: совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации..."
Источник:
"ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. ЭЛЕКТРОННЫЙ РЕГЛАМЕНТ АДМИНИСТРАТИВНОЙ И СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ. ГОСТ Р 52294-2004 "
(утв. Постановлением Госстандарта РФ от 29.12.2004 N 138-ст)
Официальная терминология . Академик.ру . 2012 .
Смотреть что такое "Рабочий процесс" в других словарях:
рабочий процесс - — [А.С.Гольдберг. Англо русский энергетический словарь. 2006 г.] Тематики энергетика в целом EN working process …
рабочий процесс - 3.1.4 рабочий процесс: Совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы и реализуемых в пределах организации. Источник …
рабочий процесс в газогенераторе ЖРД - рабочий процесс в газогенераторе Совокупность процессов в камере сгорания газогенератора ЖРД по превращению компонентов топлива в продукты газогенерации. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс в камере ЖРД - рабочий процесс в камере Совокупность процессов в камере сгорания камеры ЖРД по превращению компонентов топлива и (или) продуктов газогенерации в продукты сгорания. [ГОСТ 17655 89] Тематики двигатели ракетные жидкостные Синонимы рабочий процесс в … Справочник технического переводчика
РАБОЧИЙ ПРОЦЕСС ДВИГАТЕЛЯ - (Engine cycle) последовательность явлений, происходящих за один цикл внутри цилиндра двигателя во время его работы. См. Цикл двигателя. Самойлов К. И. Морской словарь. М. Л.: Государственное Военно морское Издательство НКВМФ Союза ССР, 1941 … Морской словарь
рабочий процесс (в Service Manager 2010) - Последовательность операций, действий или задач, в ходе которой документы или элементы обрабатываются как часть автоматизированного бизнес процесса. EN workflow A sequence of activities, actions, or tasks… … Справочник технического переводчика
рабочий процесс компрессора - Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя. [ГОСТ 28567 90] Тематики компрессор EN operating characteristics … Справочник технического переводчика
Рабочий процесс компрессора - 37. Рабочий процесс компрессора E. Operating characteristics Совокупность физических явлений, сопровождающих повышение давления и перемещение газа в компрессоре и обеспечивающих передачу газу механической энергии двигателя Источник: ГОСТ 28567 90 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД - неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с автоколебаниями давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или… … Справочник технического переводчика
устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД - устойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) Рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД без автоколебаний давления. Пояснения Нельзя отождествлять неустойчивый рабочий процесс в камере (газогенераторе) ЖРД с отсутствием или нарушением… … Справочник технического переводчика
Книги
- Календарное планирование образовательной деятельности по программе "Мир открытий" . Рабочий план , Бережнова Ольга Владимировна. В пособии представлены рабочий план и технология планирования образовательной деятельности воспитателя детского сада в соответствии с концептуальными положениями, целями и задачами… Купить за 349 руб
- Календарное планирование образовательной деятельности по программе "Мир открытий" . Рабочий план воспитателя. Вторая младшая группа , Бережнова О.. В пособии представлены рабочий план и технология планирования образовательной деятельности воспитателя детского сада в соответствии с концептуальными положениями, целями и задачами…
