Форма т2 личной карточки работника заполняется. Личная карточка — правила заполнения

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу

Заполнение разделов формы

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.05 № 1 (До этого постановлением от 06.04.01 № 26) "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты".

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2005 № 1 не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.

Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной указанным постановлением.

Заполнение разделов формы

Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:

Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).

Заполнение графы "Гражданство"

Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков

При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.

Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.

Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.

Вид образования	Код по ОКСО
Начальное (общее) образование
Основное общее образование
Среднее (полное)общее образование
Среднее профессиональное образование
Неполное высшее образование
Высшее образование
Послевузовское образование

Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании

Работник, имеющий неоконченное образование	Вид образования по классификации.
Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его	Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение)
Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе	Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается
Окончивший три курса высшего учебного заведения	Неполное высшее образование
Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его	Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение)
Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию	Среднее (полное) общее образование
Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение	Начальное профессиональное образование

Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке

Состояние в браке	Код по ОКИН
Никогда не состоял (не состояла) в браке
Состоит в зарегистрированном браке
Состоит в незарегистрированном браке
Вдовец (вдова)
Разведен (разведена)
Разошелся (разошлась)

В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике

В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы "Алфавит", "Гражданство", как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др.

Заполнение раздела о воинском учете

Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:

Сведения о воинском учете

	Граждане, пребывающие в запасе	Граждане, подлежащие призыву
	На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета")	Не заполняется
Пункт 2. Воинское звание	Проставляется в соответствии с записью в военном билете	Делается запись: "Подлежит призыву"
Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п.	Че заполняется
Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак	Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А"	Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани­на, подлежащего призыву на военную службу
	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"	Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства"	Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете	Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу
Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом	Строка а) - в случаях наличия мобилизацион­ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время	Не заполняется
: Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья	Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"	Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья"

После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений

Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.

Учет отпусков

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).

Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы

Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда
Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра	Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине
Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором	Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине

В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.
Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема - с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА,
канд. экон. наук,
директор "Центра профессионального развития"

Новая форма "Личная карточка работника" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Подробнее о применении формы "Личная карточка работника":

• Обязан ли работодатель уничтожить копии документов, на основании которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника?

  Которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие... которых заполнялась карточка формы N Т-2, после увольнения работника (копия паспорта... вместе с карточкой формы N Т-2 (с работника было получено согласие...

• За что и как уволить работника: пошаговая инструкция

  Карточку работника (унифицированная форма N Т-2). 5. Выплаты работникам в связи... личную карточку (унифицированная форма N Т-2) вносится запись о прекращении трудового... личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными...

• Принимаем на работу сотрудника: пошаговая инструкция для бухгалтера

  Работника, включена унифицированная форма N Т-2 "Личная карточка работника (Постановление... личная карточка сотрудника по форме № Т-2, в которую заносятся его личные...

• Спорные вопросы налогообложения при передаче арендатором арендодателю неотделимых улучшений

  М.: «КОНТРАКТ», «ИНФРА-М», 2007. Т. 2; Брагинский М.И., Витрянский В...

• Нюансы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска

  Соответствующий раздел личной карточки (форма Т-2, Т-2 ГС (МС)). Лучше сделать это...

• Организация воинского учета в иностранной компании

  Создать: картотеку личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... знать, что личные карточки формы Т-2 на граждан из числа призывников... законодательством. Важно: все карточки формы Т-2 в данной картотеке должны быть... . журнал учета личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников... в картотеке личных карточек формы Т-2 на граждан из числа призывников...

• Переход на 3 редакцию «1С:ЗУП 8»

  Для заполнения их личных карточек (Т-2); данные для расчета среднего заработка... попадает в личную карточку сотрудника (Т-2). Зато вам не придется тратить...

• Учет родительской платы

  Отражается записью: Д-т 2.205.31 560, К-т 2.401.10.130 ... записями в безналичном порядке: Д-т 2.201.11.510, Кт 2 ... 130 В кассу учреждения: Д-т 2.201.34.510, Кт 2 ...

• Руководителю медицинской организации об административном отпуске

  В личную карточку работника (ф. Т-2) в разд. VIII с указанием...

Личная карточка работника - важная деловая бумага в документообороте любой организации, ее оформление обыкновенно поручается службе кадров. Используется она с целью досконального учета сотрудников и содержит все значимые сведения о нем: данные паспорта, ИНН, СНИЛС, сведения о месте жительства, прописке, трудовой деятельности, образовании, а также краткая информация о семье.

Заключительная версия унифицированной формы Т-2 утверждена законодательством по труду. Всем организациям вменяется в обязанность формировать личные карточки на всех без исключения сотрудников, а на некоторых даже и не одну. Индивидуальные предприниматели освобождены от такой необходимости, но они также имеют возможность оформлять их.

Ведение личных карточек - это не только обязанность, данное мероприятие может принести существенную пользу организации. Работодатель зачастую может, используя личные карточки защитить свои интересы, применяя их для подтверждения правомерности вычетов из зарплаты сотрудников, верной калькуляции среднесписочной численности работников, для начисления налогов и т.д., судебная арбитражная практика описывает массу подобных примеров.

Работодателю дозволено для удобства вести в электронном виде оборот личных карточек по форме Т-2, почти все современные фирмы используют такую возможность: это практично, в случае надобности, позволяет легко найти требуемые материалы. Но он обязан иметь их в распечатанном виде на бумажных носителях. Это аргументировано содержанием в личной карточке полей, предназначенных для подписи работника, а также отвечающего за ее ведение сотрудника кадровой службы. Поскольку личная карточка - документ долгого использования и хранения, при ее распечатке надлежит пускать в ход плотную бумагу формата А 4.

Важно помнить, что единого руководства по работе с личными карточками, кроме вышеуказанного постановления, не существует, посему, статья имеет прежде всего рекомендательный характер.

Общие сведения о форме Т-2 и тонкостях ее заполнения

На вопрос, кто заполняет и ведет формы Т-2, ответят Указания Госкомстата. Согласно им, личные карточки оформляет сотрудник кадровой службы, а когда штатное расписание подобную должность не включает, лицо, уполномоченное вести кадровое делопроизводство либо руководитель предприятия. Самому работнику запрещается вносить в свою личную карточку любые записи, исключение составляет личная подпись при трудоустройстве, кадровых перестановках или увольнении.

Форма Т-2 вмещает 11 блоков, разбитых по тематике и размещенных на 4 страницах. Для более наглядного осмысления структуры и понимания особенностей заполнения, предлагаем ознакомиться с бланком. (ссылка на скачивание бланка)

Законом не регламентированы сроки формирования карточки Т-2 и наилучшим вариантом будет включить этот пункт в набор стандартных операций по оформлению нового сотрудника. Это обусловлено правилом: запись в трудовой книжке работника непременно дублируется аналогичной записью в его личной карточке. Материалы в форму Т-2 вносят, основываясь на типичном перечне документов:

• приказ о приеме на работу
• трудовой договор
• трудовая книжка
• СНИЛС
• документы об образовании, повышении квалификации
• документы воинского учета (для военнообязанных лиц)

Некоторые профессии и виды работ имеют своеобразную специфику, в подобных ситуациях могут пригодиться дополнительные бумаги. Работодатель вправе затребовать их у кандидата, если это не противоречит действующему законодательству.

Ультимативный запрос предоставить свидетельство о присвоении ИНН, характеристику с прежнего места работы или справку о составе семьи может быть признан незаконным. Требовать сторонние документы, вопреки действующему трудовому законодательству РФ запрещается.

Заполняем личную карточку правильно по разделам

На первых двух страницах формы Т-2 расположен ряд полей для различных кодов, которые подлежат заполнению. Что писать? Необходимая информация содержится в ряде классификаторов. Подчеркнем, что специалист кадровой сферы обязан иметь доступ к ним, нельзя требовать никакие коды с человека, оформляющегося на работу. Учет кадров в организации строится преимущественно на использовании специализированных компьютерных программ, например, 1С, в которые встроены все эти классификаторы и, конечно, это существенно упрощает кадровику задачу, ему остается лишь внести данные, предназначенные для кодирования, в соответствующие поля и выбрать из предложенного списка подходящий код.

Наименование организации записывается в шапке формы без сокращений, дату составления личной карточки принято записывать в стандартизированном виде (например, 13.01.2014).

Табельный номер обязательно закрепляется за каждым принимаемым сотрудником, это полезно для организации табельного учета и идентификации.

Принимая работника по внутреннему совместительству, не забываем присвоить ему уникальный табельный номер и обязательно формируем другую личную карточку. Такой сотрудник в итоге обладает двумя уникальными табельными номерами и карточками одновременно.

Информация об индивидуальном номере налогоплательщика вписывается, основываясь на свидетельстве о присвоении ИНН, которое предоставляет принимаемый работник. Если свидетельства нет на руках, соответствующее поле остается пустым.

Законодательство обязует, работника при подписании трудового договора предоставить свидетельство государственного пенсионного страхования, по аналогии с ИНН заносим в форму номер СНИЛС. Если работник оформляется впервые, свидетельства у него на руках не будет и работодателю вменяется в обязанность оформить ему СНИЛС, в этом случае поле оставляем пустым, запись будет внесена после получения свидетельства.

Наличие графы "Алфавит" удобно для хранения и учета личных карточек. Здесь фиксируется первая буква фамилии принимаемого работника

Следующее поле - «Характер работы», здесь указывается, принят работник постоянно или временно. Соответственно графа «Вид работы» предназначена для сведений о том, является ли работа основной или сотрудник совмещает ее.

В последнюю графу вписываем «мужской» или «женский» соответственно.

Раздел 1 Общие сведения

Заполнение этого блока карточки начинаем с указания реквизитов трудового договора, пишем его номер и дату заключения в привычном уже формате, как в примере выше.

ФИО работника должны быть записаны разборчиво и без сокращений, при этом рекомендуется начинать вести запись максимально левее, на случай внесения изменений. Так, если работница в дальнейшем выйдет замуж и возьмет фамилию супруга, этот факт непременно отразится в ее личной карточке.

В пункте «Дата рождения» число и год рождения обозначаем арабскими цифрами, месяц записывается словом без сокращений (23 апреля 1985 г). Дата дублируется в кодовом поле в традиционном формате дд/мм/гггг.

«Место рождения» переписываем из документа, удостоверяющего личность, указывая тип административно-территориальной единицы разрешено пользоваться общепринятыми сокращениями.

Поле «гражданство» кадровик заполняет также, основываясь на данных из паспорта.

Сведения о знании иностранных языков обычно записываются непосредственно со слов работника или же на основании результатов тестирования, если оно предусмотрено для приема на должность. Здесь же уточняется степень владения языком с использованием стандартных формулировок.

В личной карточке отражают знание языков иностранных лишь по отношению к русскому. Например, знание языков татарских, удмуртских и иных народностей не указывается.

Уровень своего образования работник подтверждает предоставлением соответствующих документов, дипломов и аттестатов. Основные параметры переносятся в следующий пункт карточки.

Записи о неполном (незаконченном) образовании нельзя вносить, основываясь на студенческом билете, зачетной книжке или честном слове работника. Такая запись производятся только при предоставлении им справки или диплома образовательного учреждения.

Запись «неполное высшее» вносится, если работник прошел большую часть курса обучения в ВУЗе или прошел полностью, но не защитил диплом или не был сдан государственный экзамен.

Если работник, обучаясь в ВУЗе, не окончил и половины курса обучения, в пункте 6 будет значиться «среднее (полное) общее».

Наименование образовательного учреждения желательно указывать полностью, но, если оно слишком длинное, допустимо использовать сокращения. В этом поле также указывается наименование предоставленного документа об образовании, его серия и номер, год завершения образования, квалификация и специальность. В пункте 6 содержится и информация о послевузовской подготовке.

Записи о профессии принято вносить, исходя из опыта работы, отраженного в трудовой книжке, штатного расписания и слов работника.

Сведения о стаже рассчитываются прежде всего основываясь на записях в трудовой книжке. Когда сотрудник принимается на первую свою работу, в приведенных строках прописываются нули.

Запись о так называемом семейном положении делается на основании штампа в паспорте, свидетельства о браке, разводе, предоставленных работником.

Важно! Поле «состояние в браке» заполняем только с использованием формулировок ОКИН, формулировки «холост», «замужем», "женат", "в разводе" и пр. шедевры народной словесности недопустимы.

Следующий пункт первого раздела - «Состав семьи», перечислять здесь всех известных родственников, нет необходимости, достаточно указать ближайших: мать, отца, жену, мужа, дочь, сына, родных братьев, сестер. Работник сообщает эти данные, основываясь на том, кто из родственников проживает с ним вместе или находится на иждивении.

Паспортные данные переносим внимательно, строго в соответствии с документом работника. Адрес места жительства по паспорту переносится из штампа о регистрации. Фактический адрес необходимо указывать, только когда он не идентичен прописке, эти данные могут понадобиться работодателю в случае, например, прогула или если работник не придет в день увольнения за трудовой книжкой. Не забываем записывать номера телефонов.

Раздел 2 Сведения о воинском учете

При оформлении блока о ВУ используется одна из двух разновидностей документов: лица в запасе предоставляют военный билет, а призывники приносят удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Всю необходимую информацию можно обнаружить в соответствующих пунктах вышеуказанных документов.

Бывает, что категория годности вообще не прописана, не пугаемся, по умолчанию ставим «А». Пункт 7 не забываем заполнять простым карандашом, это понадобится в дальнейшем. А при занесении отметки в 8 пункт помним, что гражданин подлежит снятию с учета как по достижению максимального возраста, так и по состоянию здоровья.

На второй странице внизу формы работник расписывается, проверив предварительно правильность записанных данных, там же предусмотрено поле, где расписывается после проверки внесенного кадровик.

Раздел 3 Прием на работу и переводы на другую работу

Этот блок традиционно повторяет написанное в трудовой книжке, открываться таблица будет записью о приеме, тут вписываем должность, размер оклада, реквизиты приказа. Далее вносим последовательно переводы, если были таковые. Важный момент - знакомим сотрудника с отображенными здесь записями, ведь под каждой из них ему необходимо расписаться.

Раздел 4 «Аттестация»

Многие предприятия проводят для своих работников аттестацию, для этого собирают комиссию, результатом работы которой является некий протокол. Сведения о таком протоколе и пишут в этой части формы Т-2.

Разделы 5 - 6 «Повышение квалификации», «Профессиональная переподготовка»

Здесь возможно два варианта:

1. сотрудник проходит повышение квалификации до трудоустройства и приносит соответствующие документы;
2. сотрудник проходит курсы непосредственно в своей фирме, тогда кадровый работник воспользуется данными отдела подготовки кадров.

Все даты указываются в типичном формате, характерном для предыдущих разделов. Особых вопросов при заполнении этих блоков обычно не возникает. Если работник не повышал квалификацию и переподготовку не проходил, то соответственно, разделы остаются незаполненными.

Раздел 7 «Награды»

Как видно из названия, сюда вписываются все виды поощрений, которых удостоился работник в процессе своего труда в рамках организации. В целом информация этого раздела идентична аналогичному разделу трудовой книжки. Можно пользоваться общепринятыми сокращениями, если это не искажает общей сути.

Раздел 8 «Отпуск»

Этот блок отражает все виды отпуска, какие работник использовал когда-либо: ежегодный, учебный, без содержания, по уходу за ребенком. Следует записывать сведения о длительности отпуска, начальные и конечные его даты, период, за который отпуск предоставляли и, разумеется, реквизиты соответствующего приказа.

На своем карьерном пути, уходит в отпуск сотрудник неоднократно. Закономерно, что свободные поля однажды закончатся. Не теряемся, а просто распечатываем дополнительную страничку, содержащую продолжение таблицы.

Раздел 9 «Социальные льготы»

Здесь работодатель указывает информацию о льготах, которые предоставляет конкретному работнику, а также данные о документах, дающих возможность получить ту или иную привилегию.

Раздел 10 «Дополнительные сведения»

Практика показывает, что этот раздел редко заполняется, но при желании и их наличии сюда вписывают данные об:

• инвалидности
• обучении работника
• загранпаспорте
• если работник имеет детей инвалидов, можно отобразить здесь и этот факт.

Раздел 11 Основание прекращения трудового договора (увольнения)

Заключительный пункт формы Т-2 краток и лаконичен, здесь располагается место записи об увольнении, формулировка притом в точности переписывается из приказа об увольнении, та же запись будет обозначена в трудовой книжке. По аналогии со второй страницей формы в этом пункте расписывается кадровый работник и сам сотрудник

Хранение и учет личных карточек по форме Т-2

Форма Т-2 - бумага длительного «срока годности», карточки предписано хранить 75 лет, а значит стоит заранее позаботиться об их целостности, в частности, использовать для печати плотную бумагу надлежащего качества. Строгих норм учета не существует, карточки в своем обыкновении хранят в запираемых шкафах в отеле кадров либо в кабинете у руководителя организации, будучи расставленными в алфавитном порядке. Подробнее этот вопрос рассмотрен в следующем видео

Личные карточки уже уволенных сотрудников по прошествии определенного времени отправляются в архивы.

Частые вопросы

Как мы убедились, личная карточка Т-2 хоть и объемный, но довольно простой в заполнении документ. Однако вопросы все равно возникают, о них и поговорим в заключение.

Частенько возникают ситуации, когда некоторые поля остаются пустыми по разным причинам. Не стоит в этом случае ставить в них прочерки и тем более удалять. Форма Т-2 регламентирована законодательством, поэтому никакие разделы из нее удалять нельзя. А вот новые реквизиты внести при необходимости можно.

Любое изменение унифицированной формы следует сопроводить соответствующим приказом, подписанным руководством

Работники кадрового дела тоже люди и допускают ошибки. Обнаружив в личной карточке неточность или ошибку, рекомендуется аккуратно одной чертой зачеркнуть, а сверху вписать информацию верную. При этом работник отдела кадров должен заверить исправленное своей подписью и ознакомить под подпись же сотрудника, чтобы в будущем у него не возникло вопросов.

Аналогично поступаем, когда сотрудник меняет фамилию, например. Старые данные аккуратно зачеркиваются, записывается актуальная информация, обязательно упоминаем здесь документ, являющий собой основание для такого исправления.

Когда принято решение о том, что кандидат на вакансию будет работать на данном предприятии, и приказ на его прием оформлен, специалистам кадрового отдела желательно составить регистр личная карточка сотрудника. Она хоть и не относится к обязательным документам, которые должны быть оформлены на работника, но в некоторых случаях законодательство требует ее наличия.

При поступлении в организацию работник подает определенный пакет документов, который подшивается в его личное дело. Чтобы обобщить и собрать всю имеющуюся информацию о нем в одном бланке, а впоследствии отражать сведения о его работе, используется личная карточка работника.

При этом если осуществляется заполнение данного бланка на предприятии, то карточка должна быть оформлена в отделе кадров на каждого работника, занятого как по основному месту работы, так и по совместительству.

Кроме этого, она представляет собой регистр, который обязательно необходим для целей воинского учета на предприятии. Специалисты военкомата осуществляют контроль не только за правильностью оформления, но и за полнотой и актуальностью содержащейся в ней информации.

Желательно на предприятии обозначить ответственного для этих целей. При этом также надо учитывать, что в карточку занесены персональные данные, подлежащие защите на предприятии в соответствии с законодательством.

Внимание! Периодически работник должен проверять сведения, фиксируемые в его личной карточке, и подтверждать их правильность отражения своей подписью.

Росстатом предусмотрена стандартизированная личная карточка т 2. Предприятию дано право на ее основе создавать собственный регистр учета персональных данных.

В большинстве программных комплексов используется унифицированная форма, которая заполняется в автоматическом режиме на основе данных, ранее внесенных в программу.

Карточка работника и в бумажном, и в электронном виде должна храниться в защищенном месте с фиксированным доступом. При этом доступ к нему должны иметь только утвержденные руководителем лица.

Важно! После увольнения работника форма Т-2 передается для хранения в архивную службу предприятия, в которой в соответствии с законодательством она должна находиться 75 лет.

На основании каких документов заполняется личная карточка?

Вся информация, которая содержится в карточке, вносится на основании собираемых . Они могут предоставляться работником, или оформляться на предприятии.

На основании каких документов может быть заполнена карточка сотрудника формы Т-2:

• Основным документом, который следует отразить в карточке, является .
• Паспорт.
• СНИЛС.
• ИНН (при этом данный документ не относится к обязательным, требуемым при трудоустройстве).
• Аттестат или диплом об образовании.
• Военный билет.
• Данные о семейном положении заполняются на основании информации, содержащейся в , ранее оформленной сотрудником (при ее наличии) или же представленных им копий свидетельств о браке, о рождении и т. д.
• Стаж работы кадровик может взять из трудовой работника, а при ее отсутствии (работа по совместительству) на основании представленной работником справки с основного места работы, содержащей эти сведения.

Внимание! В дальнейшем в нее необходимо вносить информацию на основании приказов о приеме, о предоставлении отпуска, переводе, поощрении, увольнении и т. д. Причем данные из приказа на прием, перевод увольнение должны быть обязательно подтверждены подписью затрагиваемого сотрудника.

Бланк и образец личной карточки

Сотрудника в формате Word.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Личная карточка работника форма Т-2 образец заполнения 2017

Рассмотрим на примере форма т-2 образец заполнения.

Сначала заполняется шапка бланка. Сюда записывается полное название компании и код ОКПО.

Затем записывается дата оформления документа, присвоенный табельный номер, коды ИНН и СНИЛС. Далее проставляются первая буква фамилии, характер работы, вид деятельности (основная, совместительство), пол работника в виде буквы.

Общие сведения

Сначала в двух графах справа указываются реквизиты заключенного с сотрудником трудового соглашения.

В графы 1-3 записываются полные Ф.И.О., дата и место рождения. В графах справа к данным сведениям указываются коды по справочникам.

В графе 4 проставляется гражданство.

Графа 5 содержит информация об иностранном языке, которым владеет работник и степень знания – например, «владею свободно» или «Читаю и перевожу со словарем».

В графу 6 записывается полученное образование, название учебного заведения, данные о полученном подтверждающем документе.

В графу 7 заносится наименование профессии, по которой работает сотрудник.

Информация в графу 8 заносится из трудовой книжки. Здесь указывается имеющийся стаж на фиксированную дату (обычно это момент оформления).

Графы 9-10 - сведения о нахождении в браке и ближайшим родственникам.

В графу 11 записываются данные документа, устанавливающего личность.

В графе 12 следует отразить адреса по прописке и фактический, а также контактный телефон.

Сведения о воинском учете

В этот раздел информация вносится только для работников-мужчин по данным из военного билета или приписного удостоверения.

В графу 1 записывается категория запаса. Она не заполняется для офицерского состава.

В графу 2 заносится звание. Если сотрудник только собирается на военную службу, то в этом поле проставляется «подлежит призыву».

В графе 3 указывается тип состава - медицинский, солдаты и т. д.

В графе 4 записывается код приобретенной специальности.

В графе 5 буквой от «А» до «Г» записывается степень годности к военной службе.

В графе 6 указывается название военкомата, где работник состоит на учете.

В графу 7 записывают данные о состоянии на учете. Пометки здесь нужно делать только карандашом.

В графу 8 заносится информация о снятии с учета.

Прием на работу и переводы на другую работу

Карточка т2 содержит информацию о перемещениях работника между структурными подразделениями компании.

Здесь записываются дата перевода, название подразделения и должности, сведения о зарплате на новом месте, информация о приказе, согласно которому проводилось перемещение.

Последняя графа - это личная роспись работника, которую он ставит в подтверждение ознакомления с внесенной информацией.

Аттестация

Сюда записываются итоги проведения на предприятии аттестации. В первой графе отражается дата проведения. Далее указываются решение комиссии по данному сотруднику и информация о протоколе проведения аттестации.

Последняя графа - основание, она может оставаться пустой, или же сюда заносятся данные приказа, которым принято решение провести аттестацию в компании.

Повышение квалификации

В личную карточку работника записывается информация о фактах прохождения сотрудником курсов повышения квалификации. В первые две графы фиксируются даты, в течение которых проходили курсы.

Затем вид переквалификации, название учебного заведения, в котором проходили курсы и информация о документе, подтверждающем прохождение курсов. Последняя графа – основание для переквалификации, обычно это данные о приказе, согласно которому сотрудник отправился на обучение.

Профессиональная переподготовка

Сюда записывается информация о проведении переподготовки. Здесь указываются период прохождения переподготовки, наименование профессии, по которой провозилась она, информация о документе, выданном в подтверждение обучения и основание направления на обучение.

Поощрения и награды

Сюда заносятся все виды наград, которые работник получает в период работы в компании (премии, грамоты, ценные подарки и т. д.). В первую графу записывается название поощрения, а в последующие – основание (данные о приказе, который установил факт выдачи поощрения).

Отпуск

В этот раздел личной карточки работника записываются все факты предоставления ему времени отдыха. При этом сюда необходимо заносить абсолютно все отпуска - основной, дополнительный, учебный и т. д., не зависимо от их оплаты.

Сначала указывается наименование периода отпуска. Далее записываются периоды рабочего времени, за который он предоставляется (сюда, к примеру, вносится рабочий год, за который оформляется оплачиваемый отпуск), длительность отдыха и даты начала и завершения отдыха.

Последняя графа – основание для отпуска, сюда записываются данные приказа, по которому сотруднику предоставляется отпуск.

Социальные льготы

Сюда записывается информация в том случае, когда сотруднику предоставляются условия труда, улучшающие его положение. К примеру, если работник имеет инвалидность 3 группы, то по закону ему устанавливается сокращенный рабочий день.

В таблице нужно указать наименование льготы, затем сведения о документе, который подтверждает ее. В последней графе записывается основание предоставления. Сюда, к примеру, можно заносить реквизиты нормативного документа, который устанавливает такую льготу.

Дополнительные сведения

Сюда вносится какая-либо информация, которую нельзя отнести ни к одному из предыдущих разделов, но она очень важна. К таковой можно отнести, например, наличие водительских прав. В этом случае в раздел записываются номер документа, категория и срок их действия.

Основания прекращения трудового договора

На этом разделе заканчивается составление документа форма т-2. Сюда информация записывается тогда, когда прекращает действовать трудовое соглашение с сотрудником.

Кадровик при внесении информации должен записать причину увольнения, дату, а также информация о приказе (дата его оформления и номер). Сделав это, кадровый сотрудник проверяет правильность внесения данных, и подтверждает это своей личной подписью.

Важно! С оформленным документом нужно ознакомить уволившегося работника, который в подтверждение этого факта должен подписать личную карточку работника.