Как правильно вести кадровый учет на малом предприятии? Порядок ведения кадрового учета на предприятии.

Прежде чем дать определение понятию «кадровый учет» следует сказать, что оно тождественно таким понятиям как кадровое делопроизводство, ведение кадровой документации, кадровые услуги и другим аналогичным понятиям, которые Вы можете встретить. Но все это одно и то же.

Из всего многообразия интерпретаций мы придерживаемся понятия кадровый учет, которое вошло в название нашего Департамента и по нашему мнению более точно отражает суть работы кадрового специалиста.

Кадровый учет - это?

Кадровый учет – это учет движения работников организации или индивидуального предпринимателя, связанный с документальным оформлением приема, перемещения и увольнения работников, трудовых отношений с работниками и организации труда работников. Таким образом, кадровый учет ведется на основе первичной кадровой документации и внутренних нормативных актов по труду.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства. Мы предлагаем Вам именно такую помощь, имея построенную систему работы наших специалистов и технологии, специализируюсь конкретно в области кадрового учета.

Как организовать ведение кадрового учета?

Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию или ИП;
передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;
доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;
передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Вы думаете, мы будем Вас уговаривать выбрать только четвертый вариант и обратиться в наш Департамент? Нет. Мы предлагаем Вам рассмотреть основные плюсы и минусы каждого варианта, чтобы Вы могли самостоятельно сделать свой выбор.

Вариант 1. Создание кадровой службы или найм кадрового специалиста.

Плюсы. Свои специалисты, работу которых можно организовать по своим принципам. Вы видите человека у себя в офисе и сами определяете требования к его работе.

Минусы. Сложно проверить профессионализм нанимаемого на работу кадровика, если Вы сами в этом не специализируетесь – приходится верить словам и трудовой книжке. Нужно тратить время на контроль за работой, осуществлять управление нанятыми работниками. Дорого – аренда, налоги, программы, обучение и пр. А что делать, если ответственный кадровый специалист ушел в отпуск, а нужно срочно уволить какого-то работника?

Вариант 2. Передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали.

Плюсы. Посоветовали знакомые, которые уже проверили кадрового специалиста в деле, значит, ориентировочно, человек должен быть профессионалом. Можно договориться на удобные условия работы.

Минусы. Никакой ответственности такой специалист перед Вами не несет, в том числе и за все свои ошибки. Обещания знакомых не всегда сбываются, советы не всегда удобны Вам.

Вариант 3. Доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю.

Плюсы. Такие специалисты подконтрольны именно Вам. Не нужно тратить время на подбор кадровых специалистов, да и расходов на ведение кадрового учета меньше.

Минусы. Дополнительные обязанности работниками делаются в последнюю очередь, что приводит к отсутствию многих кадровых документов, ошибкам в кадровом учете и другим пробелам. Бухгалтеры, как правило, разбираются в той части трудового законодательства, которая нужна для налогового учета и расчета заработной платы, а эта работа требует и так значительно времени. Секретарь, даже если он очень прилежный, не владеет профессиональными знаниями в области трудового законодательства, а значит, возникает высокий риск понести ответственность за его работу.

Вариант 4. Передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании.

Плюсы. Всю организационную работу и управление кадровыми специалистами, их подбор и обучение, техническое оснащение берет на себя аутсорсинговая компания. Минимизируются расходы. Компания несет ответственность по договору. Постоянная, непрерывная и профессиональная помощь по кадровым вопросам.

Минусы. Нужно выбрать подходящую компанию и взаимодействовать со специалистами, которые работают вне Вашего офиса. Необходимо соблюдать выстроенную и согласованную систему работы с аутсорсинговой компанией.

Делайте свой выбор, а наши специалисты всегда будут рады Вашим обращениям по любым вопросам, связанным с кадровым учетом, и для заказа наших услуг!

Кадровый учет наравне с бухгалтерским и налоговым позволяет отражать достоверную информацию, необходимую для полноценного функционирования компании. Об особенностях этого вида учета, а также об основных документах, задействованных в нём, пойдет речь в нашей статье.

Ведение кадрового учета

Ведение кадрового учета предполагает оформление большого количества документации, которая будет отражать информацию как отдельно по каждому сотруднику, так и в целом по всей компании, а также создание правил, регламентирующих порядок трудовой деятельности.

Ведение кадрового учета подразумевает фиксирование численности сотрудников, что возможно только при качественном отслеживании всех перемещений. Основной задачей кадрового учета является составление документального подтверждения того или иного перемещения сотрудника, начиная от приема на работу, перевода на другую должность, оформления отпуска и заканчивая увольнением.

Конечно, кадровый учет можно вести и вручную, однако ведение кадрового учета посредством применения программных средств позволяет минимизировать время на подготовку документации, в особенности если в компании много сотрудников.

Документы кадрового учета

Документы кадрового учета могут быть как обязательными, составление которых предусмотрено ТК РФ, так и необязательными.

К необходимым документам кадрового учета относятся:

приказ о приеме на работу (Т-1);
контракт с сотрудником (ТД-1);
трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»);

Об особенностях оформления трудовых книжек см. в материале .

личная карточка сотрудника (Т-2);
документы о переводе (Т-5);
приказ об оформлении отпуска (Т-6);
график отпусков (Т-7);
штатное расписание (Т-3);
табель учета рабочего времени (Т-12);
приказ об увольнении (Т-8).

Большинство кадровых документов имеет унифицированную форму. Некоторые же документы работодателю следует разрабатывать самостоятельно:

коллективный договор;
правила внутреннего распорядка;
положения об оплате труда;
положение о персональных данных сотрудников;
положения об охране труда;
положение о премировании;

О сроках хранения кадровых документов см. в материале .

ВАЖНО! Согласно ст. 8 ТК РФ сформированные организацией положения, которые ущемляют права сотрудника, не могут применяться для регулирования трудовых отношений.

Все учетные документы, подготовленные кадровым работником, утверждаются руководителем организации. После этого сотрудник должен с ними ознакомиться и поставить свою подпись.

Следует отметить, что в некоторых ситуациях составления кадровых документов можно избежать: например, составлять должностные инструкции не требуется, если трудовым контрактом уже предусмотрен функционал сотрудника. То же самое касается положения об оплате труда, составление которого также необязательно, если в контракте прописан будущий доход сотрудника.

Наличие того или иного документа в учете кадров зависит от специфики работы отдельного сотрудника и компании в целом. Если в компании предусмотрена работа по сменам, то следует оформлять график сменности. При выполнении трудовых обязанностей на объектах повышенной секретности следует прописать в договоре пункт о сохранности коммерческой тайны, а также составить соответствующее положение, в котором будут закреплены порядок доступа к тайне, ответственность за ее разглашение, а также условия прекращения такого доступа. Обязательно нужно оформить контракт о полной материальной ответственности с сотрудником в случае, если он имеет отношение к ценным грузам или объектам.

Ответственность за правонарушения при ведении кадрового учета

Основным контролирующим органом, который отвечает за правильность ведения кадрового учета , является Государственная инспекция труда. Она призвана осуществлять контроль за кадровыми операциями и, если кадровый учет ведется с нарушениями, привлекать к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Выделяют следующие виды ответственности (ст. 419 ТК РФ):

Административная — штрафы для должностных лиц и компаний отражены в ст. 5.7, 5.27-5.34, 5.39 КоАП РФ. Административная ответственность чаще всего наступает в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или его непредставления по запросу работника либо организации.

Пример: Иванов И. А. решил взять кредит. Для этого ему нужна копия трудовой книжки и справка 2-НДФЛ. Работодатель отказался выдать копию трудовой книжки. Сотрудник вправе заявить о неправомерных действиях работодателя в трудовую инспекцию, которая привлечет компанию к ответственности (ее должностных лиц) по ст. 5.39 КоАП РФ в размере от 1 000 до 3 000 руб.

Гражданско-правовая — наказание предусмотрено ст. 15, 151 и гл. 59 ГК РФ.

Пример: Петров С. Ф. получил травму на рабочем месте. В соответствии со ст. 1085 ГК РФ работодатель обязан компенсировать неполученную оплату труда за время пребывания сотрудника на лечении, а также расходы на его лечение и восстановление.

Уголовная ответственность — предусмотрена ст. 143, ст. 145, ст. 145.1, ст. 146-147, ст. 215-217 УК РФ.

Кроме того, документы кадровых служб могут запрашивать налоговые органы, в случае непредставления которых наступает ответственность по ст. 126 НК РФ

Итоги

Правильный и своевременный кадровый учет позволяет руководству сделать компанию более эффективной. В настоящее время существует множество программных средств, которые помогают оптимизировать время на составление кадровой документации и добиться точности при отражении данных кадрового учета .

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

приема сотрудников;
увольнения;
горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
командировок;
больничных листов;
табеля рабочего времени;
отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

ведение воинского учета;
регламентация трудовых отношений;
создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

распорядительные (приказы личные и производственные);
подтверждающие трудовую деятельность;
информационно-расчетные;
внутренняя переписка;
журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

статьей или разделом Трудового кодекса;
постановлением Госкомстата;
Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

показатель текучести кадров;
статистика по персоналу;
движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте

Узнайте, как ведется кадровый учет в организации и за что могут оштрафовать. Скачайте инструкцию по кадровому делопроизводству или организуйте учет своими силами.

В статье

Скачайте полезный документ

Какие обязательные кадровые документы оформляет работодатель

Любая компания, использующая наемный труд, обязана вести кадровый учет. Работа с персоналом сопровождается оформлением множества документов, от штатного расписания до приказов по личному составу. Задача кадровика - своевременно и правильно оформлять документы кадровой службы, по мере необходимости вносить в них изменения, проверять на соответствие актуальному законодательству.

Грамотно структурированная инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом нового ГОСТа, сведет к минимуму риск грубых ошибок в работе с персоналом.

Начиная кадровое делопроизводство с нуля, подготовьте обязательные документы кадровой службы, без которых полноценная работа с персоналом попросту невозможна.

Обязательные документы кадровой службы:

трудовые договоры;
должностные инструкции (при необходимости);
локальные нормативные акты;
личные карточки работников;
приказы по личному составу;
приказы по основной деятельности;
штатное расписание;
график отпусков;
учетные книги и журналы;
табель учета рабочего времени .

Трудовой договор

Основной документ в работе кадровика. Подтверждает наличие трудовых отношений, устанавливает права и обязанности сторон. Единой унифицированной формы трудового договора нет, хотя существует типовой бланк для микропредприятий. Взять его за основу могут и другие работодатели. Закон не запрещает составлять трудовые договоры в свободной форме, если в них присутствуют все обязательные условия и сведения о сторонах.

Обязательные условия трудового договора:

трудовая функция с указанием должности или вида работы;
место работы и условия труда;
оплата труда с указанием тарифной ставки или оклада;
условие об обязательном социальном страховании.

Отразите в трудовом договоре характер и режим работы, если они отличаются от обычных. Для пропишите все положенные по закону гарантии и компенсации. В срочном договоре обязательно укажите срок действия и причины, по которым стороны не смогли установить бессрочные трудовые отношения.

Обязательные сведения трудового договора:

ФИО работника и наименование работодателя (для физлица - ФИО);
данные о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физлица;
ИНН работодателя (кроме физлиц, не имеющих статуса предпринимателя);
сведения о лице, подписывающем договор от имени работодателя;
место и дата составления документа.

Должностные инструкции

Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ упоминаний о данном документе, государственные органы разрабатывают пакет должностных инструкций в обязательном порядке (закон №79-ФЗ от 27.07.2004), а коммерческим организациям очень желательно это сделать.

Наличие должностных инструкций позволяет:

грамотно распределить обязанности между похожими должностями;
доказать в суде или прокуратуре правомерность дисциплинарного взыскания;
обосновать ;
корректно аттестовать персонал на предмет соответствия занимаемым должностям.

Внимание! Инструкции составляются для должностей, а не для конкретных работников, поэтому не делайте их именными. Если сотрудник уволится или переведется, инструкцию придется заново утверждать. По этой же причине лучше утвердить ее как самостоятельный документ, а не как приложение к трудовому договору или соглашению.

Локальные нормативные акты (ЛНА)

Бывают обязательными и необязательными. Локальные нормативные акты инспектор ГИТ вправе запросить при проверке, а если какого-то документа нет или он оформлен с ошибками, работодателя могут оштрафовать или выдать предписание.

К числу обязательных относятся все ЛНА, упоминаемые в ТК:

положение об оплате труда, если условия оплаты труда не отражены в коллективном договоре или ином локальном акте (ст. 135 ТК РФ);
положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ);
(ст. 189 ТК РФ).

Если в штате есть должности с ненормированным рабочим днем, следует утвердить перечень сотрудников, на которых распространяется особый режим работы (ст. 57, 101 ТК РФ). Если компания направляет персонал на переобучение или повышение квалификации - положение о порядке и условиях прохождения профессиональной подготовки (ст. 196 ТК РФ).

Необязательные ЛНА оформляются по мере необходимости. Чтобы четко регламентировать рабочие процессы, разработайте дополнительные внутренние документы: положения о премировании, командировках, наставничестве, социальной политике, подборе персонала и т.д. Унифицированных требований к оформлению и структуре локальных актов нет, ориентируйтесь на действующий ГОСТ и правильно заверяйте каждый документ.

Личные карточки работников

Все работодатели, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, обязаны заводить на каждого сотрудника личную карточку. Используйте унифицированную форму Т-2 или разработайте свой бланк. Для оформления государственных служащих разработан специальный бланк Т-2ГС.

Не забудьте под подпись ознакомить работника с содержанием личной карточки сразу после первичного заполнения, а затем - после внесения новых записей о переводе (в том числе временном), увольнении, переименовании должности.

Внимание! Личная карточка закрывается после прекращения трудового договора, на основании которого она заводилась. Если принимаете на работу сотрудника, когда-то уже работавшего в организации, заводите на него новую карточку.

Приказы по личному составу

Прием на работу, командировка, увольнение, премирование, предоставление отпуска и другие кадровые процедуры оформляются приказами. Это важнейший документ любой кадровой службы, на основании которого вносятся записи в лицевые счета, трудовые книжки, личные карточки.

Некоторые приказы составляются в унифицированной табличной форме. Если распоряжение касается не одного, а сразу нескольких сотрудников, используется бланк с пометкой «а»:

Таблица 1. Приказы, оформляемые на унифицированных табличных бланках

	Тип и наименование бланка
Т-9 или Т-9	Приказ о направлении одного или нескольких работников в командировку
Т-11 или Т-11а	Приказ о поощрении одного или нескольких работников
Т-8 или Т-8а	Приказ об увольнении одного или нескольких работников
Т-6 или Т-6а	Приказ о предоставлении отпуска одному или нескольким работникам
Т-5 или Т-5а	Приказ о переводе одного или нескольких работников на другую работу
Т-1 или Т-1а	Приказ о приеме одного или нескольких работников на работу

Внимание! Вместо унифицированных форм можно использовать бланки, утвержденные работодателем, если в них присутствуют все обязательные реквизиты.

Остальные приказы оформляются в текстовом виде. Если нужно отозвать сотрудника из отпуска или отправить на курсы повышения квалификации, восстановить на работе или , составляйте приказ в свободной форме.

Юридическую силу распоряжению придают заверительные реквизиты - личная подпись генерального директора или иного должностного лица, уполномоченного подписывать приказы. Помимо подписи проставляется печать организации (если есть). Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или с указанной в них даты.

Внимание! Приказы о назначении на должность руководителей - генерального директора, его заместителей, главного бухгалтера и других должностных лиц, упоминаемых в уставе - относится к приказам по основной деятельности, а не по личному составу.

Приказы по основной деятельности

К ним относятся все письменные распоряжения, не касающиеся личного состава или административно-хозяйственных вопросов: о введении в действие локальных нормативных актов или внесении изменений в уже имеющиеся ЛНА, о создании новых должностей и проведении проверок. Оформление таких приказов может поручаться как секретарю организации, так и сотрудникам кадровой службы.

Штатное расписание

Характеризует кадровый состав компании: организационную структуру, численность и состав персонала, оплату труда по всем должностям. Для оформления используйте унифицированную форму Т-3 или разработайте собственный шаблон. Срок действия документа можно не указывать, но если он ограничен, не забудьте составить новое штатное расписание к указанной дате.

Пример штатного расписания с ограниченным сроком действия

Вносите в документ все без исключения должности, имеющиеся в компании, в том числе - вакантные, временные и сезонные. Закон запрещает принимать работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием (письмо Роструда № ПГ/13229-6-1 от 21.01.2014).

Наименования должностей пишите на русском языке и без сокращений, по каждой указывайте точный оклад - вилки зарплат недопустимы. Должности, связанные с компенсациями, льготами или ограничениями, должны соответствовать профстандартам и тарифно-квалификационным справочникам (письмо Минтруда №14-0/10/В-2253 от 4.04.2016). Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

Внимание! За ошибки в штатном расписании компании грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ.

График отпусков

Составляется ежегодно и устанавливает сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков всем работникам организации. За основу возьмите унифицированную форму Т-7 или собственный шаблон.

Чтобы не было претензий к документу, действуйте последовательно:

Узнайте пожелания работников. Попросите руководителей отделов собрать информацию по каждому структурному подразделению.
Проверьте, есть ли среди персонала льготники, имеющие право взять отпуск в любой удобный момент. К ним относятся беременные женщины, несовершеннолетние и некоторые другие категории работников.
Составьте предварительный сводный график. Внесите в документ всех сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей, а также тех, у кого декретный отпуск заканчивается в следующем году.
Согласуйте и утвердите график. Издайте отдельный приказ или проставьте гриф утверждения на самом документе, ознакомьте с ним сотрудников под подпись (письмо Роструда №ПГ/5883-6-1 от 1.08.2012).

Кому поручить ведение кадрового делопроизводства

На микропредприятиях и в недавно созданных организациях ведение кадрового делопроизводства в полном объеме обычно ложится на плечи одного человека. Обычно это директор фирмы или его заместитель. Но по мере развития бизнеса и расширения штата возрастает и объем бумажной работы. На этом этапе следует выделить штатную должность для специалиста по кадрам, хорошо знающего основы кадрового делопроизводства и посвящающего все свое рабочее время работе с персоналом.

В крупных компаниях со сложной организационной структурой кадровым делопроизводством занимается отдельная служба.

Если в составе организации есть обособленные структурные подразделения, например, филиалы в других городах и регионах, вести кадровый учет можно двумя способами. Более затратный - создать в каждом филиале должность кадровика, более выгодный, но связанный с определенными сложностями - обойтись силами кадровой службы в головном офисе, наладив работу при помощи сканов и почты. Что представляет собой , читайте в журнале «Кадровое дело».

Таблица 2. Преимущества и недостатки разных способов организации КД в филиалах

Процедура	КД ведется в головном офисе	КД ведется в филиалах
Оформление документов	Затруднительно соблюдать сроки, передача оригиналов документов занимает время	Сроки соблюдаются, право подписи делегируется руководителю филиала
Назначение сотрудников, ответственных за кадровое делопроизводство (КД)	Обычно найти подходящего сотрудника с соответствующей квалификацией несложно	Поскольку в филиалах меньше сотрудников, выбрать ответственного за КД сложно
Привлечение к работе сверхурочно или в выходные	Не всегда удается оперативно оформить все необходимые документы и в срок доставить их в подразделение	Не проблема: нужно лишь получить согласие работника и на месте оформить все документы
Выдача работникам документов при увольнении	Нужно больше времени на доставку, есть риск утери при пересылке по почте	Документы можно выдать оперативно, без нарушения установленных сроков

Организация кадрового делопроизводства своими силами: пошаговая инструкция

Как организовать работу с кадрами в недавно созданной компании или восстановить после предшественника? Новая инструкция по кадровому делопроизводству, разработанная с учетом норм актуального законодательства, поможет ничего не упустить.

Действуйте поэтапно:

Шаг 1. Создайте нормативную базу. В первую очередь ориентируйтесь на требования Трудового кодекса РФ - основного свода законов о труде, регламентирующего множество кадровых процессов: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д.

Также учитывайте нормы, установленные:

постановлением Госкомстата №1 от 5.01.2004 - о применении унифицированных форм первичного учета и обязательных реквизитах;
В небольшой компании всеми вопросами, связанными с кадровым делопроизводством, может заниматься один человек - кадровик, секретарь или директор. Тогда именно на него возлагается обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. Но если объем работы большой, лучше распределить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Например, назначить одного из кадровиков ответственным за ведение и учет трудовых книжек, другому поручить работу по составлению кадровых приказов.
Образец приказа о назначении должностного лица, ответственного за трудовые книжки

Шаг 3. Составьте перечень обязательных кадровых документов. Включите в него локальные нормативные акты и другие документы, наличие которых инспектор ГИТ обязательно проверит во время очередного визита: штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников. Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, издайте приказ о разработке собственных бланков.

Шаг 4. Разработайте и утвердите необходимые документы кадрового учета и нормативные акты . Есть несколько способов утвердить ЛНА: узнайте, чем они отличаются друг от друга, и выберите наиболее подходящий. Учтите, что некоторые документы сначала придется согласовать с профсоюзом (, расскажет эксперт электронного журнала «Кадровое дело»).

Шаг 5. Заполните регистрационные книги и журналы . Назначьте сотрудников, ответственных за регистрацию инструктажей, медосмотров, корреспонденции.
1. Проверьте правильность оформления трудовых договоров. Сначала проверьте, правильно ли оформлен на работу директор организации, затем просмотрите остальные договоры. Убедитесь, что прописанные в них оклады и наименования должностей в точности совпадают с формулировками в штатном расписании, трудовых книжках и приказах о приеме на работу. Если обнаружите ошибки, внесите изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
1. Ознакомьте сотрудников под подпись с ЛНА, имеющими к ним непосредственное отношение. Речь идет не только о правилах трудового распорядка и других ЛНА, с которыми персонал следует знакомить при приеме на работу, но и о должностных инструкциях, приказах по личному составу, журналах регистрации инструктажей.
Внимание! Убедитесь, что каждый сотрудник получил на руки свой экземпляр трудового договора и всех дополнительных соглашений к нему.
1. Организуйте воинский учет. Если в компании трудятся военнообязанные или лица призывного возраста, вести воинский учет обязательно . Назначьте ответственного за ведение учета и согласуйте назначение с местным военкоматом, составьте план работ и оформите учетные документы на основании сведений из военных билетов, личных карточек и удостоверений призывника, предоставленных сотрудниками.
1. Создайте безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные (ПД): размещайте их в надежно запирающихся шкафах и сейфах, не передавайте третьим лицам сведения о сотруднике без его письменного согласия . Не храните в личных делах копии паспортов и дипломов, не запрашивайте у работников персональные данные, не имеющие прямого отношения к трудовой деятельности - штрафы за нарушение правил обработки ПД существенны.
1. Составьте календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор - переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, заранее распланируйте работу с ключевыми документами.
Организовать кадровое делопроизводство с нуля, например, в филиале, или восстановить после предшественника - непростая задача. Для начала ознакомьтесь с нормативной базой и стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащим основные требования к оформлению документов.

Действуя последовательно, разработайте минимально необходимый набор кадровой документации, включая нормативные акты. Определитесь, какие бланки первичного учета будете использовать - унифицированные или собственной разработки. Приведите в порядок трудовые договора и соглашения. Будьте внимательны к деталям, поскольку за отсутствие или неправильное оформление документов компании грозит крупный штраф.

Каждый сотрудник ждет от работодателя уважения его прав, вовремя выплаченной заработной платы и заслуженного отпуска. Руководитель, в свою очередь, ожидает от работника четкого выполнения обязанностей. Кроме того, любой владелец бизнеса должен быть юридически защищен. Все эти моменты регулирует кадровый учет. Ведение кадрового делопроизводства в ООО поможет вам разложить по полочкам все отношения со своими сотрудниками.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом. Это может быть перемещение персонала, расчет с сотрудниками и график рабочего времени.

Способы ведения кадрового учета

В отличие от ИП, кадровое производство в ООО – обязательная составляющая, даже если в ООО зарегистрирован только один участник, выполняющий функции бухгалтера и генерального директора. Объясняется это тем, что учредитель и ООО являются двумя разными субъектами. Следовательно, ООО выполняет роль работодателя, а учредитель – работника.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – это способ управления кадрами и работы с документооборотом организации, связанным с персоналом.

Учет кадров можно вести 3 основными способами:

1. Взять на себя роль кадровика.

Если вы не боитесь «запустить» процесс, имеете время и ваша организация не столь велика.

2. Принять на службу работника-кадровика.

Современный специалист по кадровому делопроизводству должен креативно мыслить, быть юридически подкован и педантичен.

3. Довериться аутсорсинговой компании, специализирующейся в кадровом делопроизводстве.

Существует несколько программ, предназначенных для кадрового учета. Это АСУП (автоматизированная система управления персоналом), система ERP (планирование ресурсов предприятия), ведение кадрового учета в облаке (SaaS). Если говорить о программном обеспечении, то это 1С.

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Большинство документов, требуемых для ведения кадрового делопроизводства, стандартизированы указом Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004. Документация, не имеющая стандартизированных канонов, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 .

Трудовое законодательство РФ (обновляется каждые полгода).
Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
Указ Правительства РФ «О ведении трудовых книжек» (от 16.04.2003).

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

Паспорт (прописка и регистрация).
СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
Военный билет.
ИНН (индивидуальный налоговый номер).
Медицинский полис.
Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
Структура кадров.
Штатное расписание.
График оформления отпусков работников.
Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Согласно ст. 419 ТК РФ, несоблюдение трудового законодательства грозит штрафом в размере 200000 рублей.

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.