Как спланировать свой день. Как правильно организовать свой день

Наверняка каждая из вас хотя бы раз в жизни задумывалась о том, почему кто-то с легкостью успевает все и дома, и на работе, а кому-то приходится существовать в бешеной гонке, разрываясь между офисом и семьей. И при этом не успевать и половины того, что запланировано. Вы тысячу раз составляли список дел на каждый день, но, кажется, с каждым днем дел только прибавляется? Все поправимо! О том, как правильно составить план дня и выполнить запланированное, вы узнаете прямо сейчас.

На первый взгляд, написать список назначенных дел – пустяковая задачка, но в реальности все гораздо сложнее. Действительно, перечислить все необходимые дела достаточно легко, но вы никогда не добьетесь успеха, если не выстроите четкую и логичную систему последовательности действий. Верная расстановка приоритетов – первый шаг на вашем пути, если вы в самом деле хотите знать, как планировать свой день эффективно.

Прежде всего, запишите всю информацию в блокнот, ежедневник или тетрадь. Возможно, вы привыкли пользоваться электронными устройствами, и вам удобнее будет работать с компьютерными файлами. И то, и другое допустимо, но давно доказано, что лучше всего вести записи на магнитно-маркерной доске – с ее помощью вы сможете быстро и легко удалить лишнее и не создавать в записях .

Ведущие специалисты в области современного тайм-менеджмента рекомендуют использовать визуальные методики. Например, одним из способов является создание на доске трех колонок. В первую следует записывать цели, во второй рекомендуется отмечать те проекты, над которыми вы работаете в данный момент, а в третью – уже завершенные дела. Важно, что во второй колонке не должно быть более трех пунктов. Вы можете обновлять, дополнять свои цели, но периодически пересматривайте их, чтобы не было «повисших» проектов.

Третья колонка, в которой вы будете фиксировать результаты, призвана служить вам для повышения мотивации и вдохновения. Главное при планировании адекватно рассчитывайте свои силы, смотрите на вещи объективно и не взваливайте на себя неподъемный груз.

Надеемся, наши полезные советы для женщин помогут вам правильно составить план дня, грамотно расставить приоритеты и не задаваться вопросом о том, как все успевать. В заключение хочется подарить вам пять ключевых советов. Следуя им, вы сможете достичь успеха!

Совет первый. Ставьте перед собой небольшие конкретные задачи. Если ваши планы грандиозны, разбивайте их на небольшие цели-шаги.

Совет второй. Записывайте все цели и задачи на любом удобном вам носителе для наглядности.

Совет третий. Группируйте цели по следующему принципу: «все проекты», «проекты, над которыми я работаю» и «завершенные проекты».

Совет четвертый. Пополняйте графу «все проекты» новыми задачами.

Совет пятый. Почаще заглядывайте в колонку «завершенные проекты» и помните: вы можете по праву гордиться собой!

А вы умеете планировать свой день? Будем благодарны, если вы поделитесь с нами своим опытом в комментариях или в нашей

Купите календарь или ежедневник (планировщик задач). Убедитесь в том, что в календаре есть место для записи дел и задач. К некоторым календарям прилагаются ежедневные или ежемесячные планировщики. К тому же, можно просто воспользоваться ноутбуком. Выберите тот вариант, который вам больше подходит. Что бы вы ни выбрали, этот вариант должен быть вам прежде всего удобен. Но не стоит заводить ежедневник для учебы, для работы, для досуга и так далее – все должно быть в одном месте.

Сортируйте свои дела. В электронных планировщиках есть функция сортировки разных задач. Например, дела, которые связаны с работой, можно помечать красным цветом, связанные с учебой – голубым, разные дела по дому – зеленым, а розовым – отдых и физические упражнения.

• Организация дел таким образом, а также цветовая сортировка помогут визуализировать задачи и понять, сколько времени уходит на каждую категорию дел. Например, можно заметить, что в расписании целая куча «красных» дел (то есть по работе) и «зеленых» дел (то есть по дому), но очень мало «розовых» (отдыха и физических упражнений). Если вы заметите, что на упражнения у вас остается мало времени, возможно, у вас будет стимул попытаться выделить на это больше времени в следующие дни.

Здравствуйте, друзья! С вами Екатерина Калмыкова. Мне, да и наверняка вам, приходилось достаточно часто сталкиваться с ситуациями, когда не успеваете что-то сделать. Завершить обещанный проект, уделить время семье, доделать какие-то запланированные вещи.

Я думаю, это случается, потому что мы не умеем правильно и грамотно организовывать наше время, а ведь это очень важная составляющая нашей жизни.

Сегодня я хотела бы поговорить о том, как планировать день, чтобы все успевать и выполнять задуманные дела именно в то время, в которое вы их и запланировали.

Итак, зачем же нам необходим этот навык? Ведь и так неплохо. Подумаешь, что перенес встречу с друзьями на следующую неделю, а какие-то дела на завтра.

Не успел, ну что ж поделаешь?!

Да нет, все не так просто, как вам кажется, на первый взгляд. Многие люди очень сильно страдают как раз из-за того, что относятся ко времени таким наплевательским образом.

Во-первых, они находятся постоянно в состоянии стресса . Да-да, вроде бы, кажется, что стресс никак не связан с планированием, но это не так! Дело в том, что когда вы что-то постоянно откладываете из-за того, что не успеваете, невыполненные дела превращается в огромный снежный ком, который в итоге наваливается на вас всем своим весом и преследует изо дня в день. Вот как раз этот момент и вызывает стресс.

Во-вторых, неудачи на работе . Если вы постоянно не успеваете выполнить ту или иную рабочую задачу, то это, безусловно, негативно сказывается на вас. Как правило, такие люди редко чего добиваются как на работе, так и в жизни.

В-третьих, проблемы семейного характера . Бывают те, кто не заботится о работе, а бывают — которые ставят ее на первый план, забывая о своей семье и не успевая проводить время с ней. И зачастую на этой почве происходят конфликты и ссоры. Женщине, равно как и мужчине, очень важно внимание и забота.

Чтобы избежать все вышеперечисленные проблемы необходимо просто начать планировать свой день.

Зачем мне нужно планирование

Давайте я поделюсь своими мыслями на этот счет. Я просто убеждена в необходимости планирования своего времени. Считаю, что особенно это актуально для людей, работающих дома. Так как именно дома находится масса отвлекающих моментов, которые мешают сосредоточиться выполнению работы.

Какими инструментами для планирования пользуюсь я? – Да ничего особенного я не использую. Только ежедневник и блокнот. Эти предметы-помощники позволить может каждый. Несмотря на их простоту, они здорово помогают распланировать свое время и следить за выполнением каждого намеченного дела.

Раньше я пренебрегала планированием, но позже поняла свою ошибку. Я просто перестала что-либо успевать, постоянно на что-то отвлекалась, забывала, что накануне я задумывала что-то сделать и т.д. В общем, тратила свое время не по назначению. Время шло - дела висели на мне мертвым грузом, причем с каждым днем их становилась все больше и больше. И я сказала себе: «Стоп! Надо что-то делать с этим».

И тут мне попалась замечательная книга Д.Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» .

О ней подробно я рассажу в следующей статье. , чтобы не пропустить.

Купить эту книгу вы можете по этой ссылке и вам доставят ее по почте. Получить цифровой вариант книги можно здесь .

Еще я начала вести ежедневник. Обычный бумажный ежедневник мне гораздо удобнее всех электронных эквивалентов. Признаюсь, пробовала много, в том числе и знаменитый Evernote, но это не для меня.

Теперь у меня все под контролем, я стала более продуктивно использовать свое время и успеваю выполнять все намеченные дела. Оказалось – все не так сложно.

Из-за чего так выходит

Наука, которая занимается распределением временных ресурсов называется — . И, как правило, люди, которые хотят научиться этому искусству, обращаются за помощью к специалистам, которые помогают за деньги.

У нас будет проще и бесплатно.

Сначала нужно определить, почему происходит сбой в распределении задач:

1. Безответственность человека. Ему абсолютно не важно, что он сегодня успеет сделать, а что нет.
2. Перфекционизм. Когда человек хочет сделать все и сразу, а главное качественно. Уделяя все время и силы одному делу, остальные «зависают».
3. Переоценка собственных возможностей. Слишком много задач разного плана, с которыми сложно справиться и все успеть.

Это основные причины, которые могут помешать вам жить полной жизнью. А что же нужно, чтобы исправить эту проблему.

Как решить проблему

На самом деле решение очень простое. Для того чтобы вы не уставали на работе и все успевали дома, необходимо проанализировать свое время и его правильно распланировать.

Остановлюсь на этом подробнее.

1.Составьте список дел . Как правило, я занимаюсь этим либо вечером, либо утром следующего дня. Просто перечисляю, что мне необходимо сделать.

2.Сделайте распределение дел . Я ранжирую дела в порядке их важности.

3.Составьте расписание , которое будет соответствовать делам.

Все, ваш день готов!

Я бы добавила еще один важный пункт – это самодисциплина. Ведь без нее даже самое хорошо составленное расписание останется только на бумаге. Нельзя поддаваться своим слабостям, и откладывать дела на потом. Надо четко следовать графику и тогда вы сами заметите как эффективно и продуктивно проходит ваш день.

В выполнении запланированных дел вам могут помочь помимо ежедневника, еще мобильный телефон и компьютер. Например, на мобильнике вы можете создавать разного рода напоминания, что не позволит вам потратить лишнее время на какое-то дело. А если вы постоянно сидите за компьютером или ноутбуком, то можно воспользоваться разнообразными электронными планировщиками (Evernote , Google Task , Todoist , Trello и т.д.)

Хоть это и кажется простым, на деле придерживаться расписание достаточно сложно, поэтому, придумайте себе поощрения. Потом с расписанием будет проще, а в дальнейшем, если захотите, вы сможете совсем от него отказаться, потому что вы научитесь успевать делать запланируемые дела и без него.

Основной вопрос правильного распределения времени заключается в том, что человек не знает, что ему поставить на первый план. Когда вы научитесь это делать, вам станет гораздо проще жить.

Не забывайте планировать свой день таким образом, чтобы всегда оставалось время на свою семью. Ведь именно это главное в жизни!

Теперь вы знаете, как распределить время, чтобы все успеть.

Удачи вам!

С уважением, Екатерина Калмыкова

Вконтакте

Одноклассники

Встречаясь с успешными многогранными личностями, мы вздыхаем и пожимаем плечами: и как эти люди все успевают? Они не спят? На их волшебных часах в два раза больше делений? Наверное, они просто особенные…

И да, и нет. Конечно, предположение о волшебных часах из разряда фантастики, это точно. Но, как правило, люди, организующие свой день эффективно, действительно не валяются по полдня в кровати — выспаться для них дело техники, секрет в режиме. И он же, этот ненавистный со школьных лет режим, точнее, его более гибкая и интересная разновидность — тайм-менеджмент — делает их особенными. Освоив трюки, помогающие планировать свое время, и прибегнув к помощи самоконтроля и дисциплины, каждая из нас способна сделать свою жизнь лучше.

Вы не можете растянуть время. Значит, измените себя

Мы привыкли считать цейтнот (от немецкого Zeitnot, «беда со временем» ), постоянную нехватку минут, часов и суток, синонимом востребованности, нужности, занятости. Я работаю день и ночь, я зашиваюсь, мне абсолютно некогда, я не успеваю ни-че-го! Признайтесь, часто эти слова становятся своеобразной ширмой, щитом, средством защиты от дискомфорта реальной жизни. А от нее «цейтнотоголики» не ждут ничего хорошего, хотя и понимают прекрасно, что в режиме постоянной загруженности долго выдержать невозможно, необратимо изменяется поведение, характер, психика. Да и, прямо скажем, карьере на пользу «дела выше крыши» не идут. Для того, чтобы делать что-то вдумчиво и с душой, нужно время от времени останавливаться, оглядываться. В ежедневном нескончаемом галопе цейтнота для этой процедуры минутку не выкроишь.

Печально, но факт: сегодня многие крупные компании используют варварскую политику «выгорания» персонала в своих корпоративных целях. Свежий работник загружается по самое нехочу; на месте он остается ровно до тех пор, пока не иссякает его трудовой энтузиазм и непрерывный цейтнот не высушивает ему мозги. О том, как распознать таких работодателей и что с ними делать — тема для отдельного разговора, а сегодня мы делимся секретами планирования дня . Эти трюки позволят вам по-другому взглянуть на организацию своего рабочего процесса и изменить его к лучшему.

Начните сейчас. И не прекращайте!

Планировать свое время, чтобы успевать больше, на самом деле несложно. Есть два основопологающих постулата , удивительно банальных. Первый — если вы хотите оптимизировать свой день, просто начните делать это. Пробуйте разные стратегии в соответствии с вашим характером, сферой деятельности, обстоятельствами. Некоторым из нас необходимы «ежовые рукавицы» расписания (по крайней мере, первое время), кто-то нуждается лишь в небольшой корректировке режима дня и привычек. Второй «секрет Полишинеля» в том, что тайм-менеджмент это не таблетка, которую достаточно проглотить один раз и навсегда излечиться от безалаберности и непунктуальности. Это ежедневная кропотливая работа, усилия по выполнению которой напрямую связаны с успешностью результата. И не забывайте, что судит вас самый заинтересованный судья и зритель — вы сами. Поэтому «сачковать» не получится.

Тайм-менеджмент — целая философия формирования навыков и использования приспособлений и техник, позволяющих планировать свое время и использовать его рационально для достижения целей. Изначально тайм-менеджмент разрабатывался американскими исследователями для улучшения производительности труда, но практика показала, что наведение порядка на циферблате идет на пользу и личной жизни .

Сегодня известны и активно применяются сотни приемов тайм-менеджмента, и этот список постоянно ширится. Современные стратегии планирования времени опираются на использование часов и будильников, всевозможных ежедневников, «листов задач» и органайзеров, компьютерных программ-планировщиков дня, распределение приоритетов и мотиваций, использование естественных ритмов человеческой жизни, преодоление психологических проблем, мешающих использовать время эффективно (самая распространенная из них — синдром отдаления, «откладывания в дальний ящик» ).

Конечно, тайм-менеджмент целая наука, что неудивительно — исправление недостатков всегда требует гораздо больше времени, чем их приобретение. Заинтересовавшись этими техниками, вы можете изучить и протестировать их самостоятельно — тем более, что рассказать в одном топике о том, как научиться планировать свой день с точки зрения тайм-менеджмента, невозможно, да и бессмысленно. Но кое-какие трюки можно начать использовать прямо сейчас, чтобы сделать свой рабочий день более эффективным .

Хотите научиться планировать день и перестать терять драгоценное время? Попробуйте для начала:

Освободить пространство для важного

Любой день состоит из множества дел — мелких и крупных, важных и не очень, неотложных и терпящих. Для того, чтобы научиться планировать свое время, необходимо до блеска отточить воображаемый скальпель, позволяющий отделить приоритетные дела от неприоритетных. Конечно, это не значит, что о мелких и менее важных делах можно забыть — нет, их тоже нужно делать, но внимания они заслуживают соразмерно своей величине. Распространенная ошибка — «для легкости» делать сначала то, что проще и … ненужнее. Что мы получаем в итоге? Имитацию деятельности и нерациональное расходование временных резервов, необходимых для выполнения значимых заданий. Отдавайте себе отчет в происходящем — назначайте важное и сложное первоочередным.

«Бритва Оккама» наоборот

А вот для того, чтобы большие и серьезные дела не отпугивали, существует следующий трюк: чтобы правильно планировать свое время, их надо разбить на несколько более мелких. Тогда «этапы большого пути» можно будет чередовать с менее важными заданиями, одновременно успевая многое и отдыхая от сложной работы.

«Уменьшите» то, чем вы живете

В любом списке обычных дел, выполняемых на автомате, прячутся коварные пожиратели времени. Они маскируются под невинные и даже на первый взгляд немаловажные вещи. Требуется ревизия! Продумайте, на что уходят ваши минуты и часы, вспомните все и осознайте — так ли необходим вам этот вид занятости или досуга? Вам действительно необходимо каждый час заходить на «Одноклассники», это в самом деле дает вам необходимый отдых от работы? Вам реально нужны и интересны занятия в вышивальном кружке? Действительно стоит по пятьдесят минут кряду каждый день разговаривать с неким занудным коллегой, боясь его обидеть быстро свернутой беседой? Это ваши сутки, и в них всего 24 часа!

Не теряйте и не теряйтесь

Согласно современным исследованиям, работающий человек тратит в среднем 150 часов в год на поиск потерявшихся вещей. То есть эти вещи не то чтобы загадочно исчезли по воле злых сил — они были не на своем месте, и поэтому их не могли найти. Внушительный показатель, не так ли? Прекратите быть частью этой дурацкой статистики. Не бросайте вещи, документы, файлы где попало. Организуйте все один раз, подпишите, запомните, и поддерживайте порядок. Это поможет вам лучше планировать свой день — ведь вы не будете тратить свое драгоценное время на досадный поиск «потеряшек».

Учитывайте свою индивидуальность

Учась планировать свой день, не ориентируйтесь на «среднюю температуру по больнице». Отдавайте себе отчет, что у каждого человека есть индивидуальные периоды работоспособности и «бесполезности». Не откладывайте работу на поздний вечер, зная, что после восьми вечера вы ничего не соображаете. Не назначайте встречи на раннее утро, зная, что для этого вам придется встать на два часа раньше, чем обычно, и вы будете разбиты. Стойко придерживайтесь этих правил, только так они будут иметь смысл — невозможно планировать свой день, если у вас нерегулярный режим дня и вы можете неожиданно лечь спать на пять часов позже обычного.

Гоните прочь перфекционизм

И смелее делегируйте полномочия. Если вам есть кому перепоручить часть работы — сделайте это. Внимание, речь не идет о перекладывании своей работы на ни в чем не повинных людей, но если у вас есть помощники, их помощью нужно пользоваться. То, что они делают что-то не в вашем стиле — еще не повод взваливать все на себя. Планируя дела, распределяйте задания сразу, а не под давлением обстоятельств — это сэкономит время и позволит эффективно планировать день.

Делу время, а потехе — свое время

Составляя «лист задач» и расписание на день (неделю, месяц), планируйте не только рабочие дела, но и отдых. Возможно, на первый взгляд это покажется противоестественным, но на самом деле такой подход не только удобен, для того, чтобы научиться планировать время, но и позволит вам сделать досуг более разнообразным и увидеть в перспективе, каких развлечений вам не хватает.

Бенджамин Франклин (Benjamin Franklin) был сыном мыловара, но благодаря самоорганизации и дисциплине преуспел во многих областях: в политике, дипломатии, науке, публицистике. Он является одним из отцов-основателей Соединённых Штатов Америки - участвовал в создании Декларации независимости и конституции страны.

Портрет Франклина помещён на стодолларовую купюру, хотя он никогда не был президентом США. Ему приписывается авторство таких крылатых фраз, как «Время - деньги» и «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» - готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера - «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным.

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

Метод Франческо Чирилло

Возможно, вам незнакомо имя Франческо Чирилло (Francesco Cirillo), но вы наверняка слышали про Pomodoro. Чирилло - автор этой знаменитой техники тайм-менеджмента. В своё время у Франческо были проблемы с учёбой: юноша никак не мог сосредоточиться, всё время отвлекался. На помощь пришёл простой кухонный таймер в виде помидора.

Вывод

В начале дня составьте список дел и выполняйте их, отмеряя время «помидорками». Если в течение 25 минут вы отвлеклись, поставьте напротив задачи символ ’. Если время истекло, но задача ещё не выполнена, поставьте + и посвятите ей следующую «помидорку». Во время пятиминутного перерыва полностью переключайтесь с работы на отдых: пройдитесь, послушайте музыку, выпейте кофе.

Итак, перед вами пять основных систем тайм-менеджмента, при помощи которых можно организовать свой день. Вы можете изучить их подробнее и стать апологетом одной из методик, а можете выработать свою, комбинируя различные приёмы и техники.

GTD - альтернатива тайм-менеджменту

Дэвид Аллен (David Allen), создатель методики GTD, - один из самых известных теоретиков личной эффективности. Его книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» названа журналом Time лучшей бизнес-книгой десятилетия.

Термин Getting Things Done на слуху, и многие ошибочно отождествляют его с тайм-менеджментом. Но даже сам Аллен называет GTD «методикой повышения личной эффективности ».

Вот как пояснил разницу между управлением временем и GTD эксперт в этом вопросе .

Это не тайм-менеджмент. Управлять временем невозможно. В сутках у всех одинаковое количество часов. Важно не количество времени, а то, чем вы его наполняете. Нужно уметь обрабатывать большие потоки входящей информации, определять, какие действия нужны для достижения целей, и, разумеется, действовать. GTD именно об этом. Это определённый образ мышления и жизни. А ещё GTD - это о состоянии потока и снижении психологического напряжения.

Вячеслав Сухомлинов

Готовы спорить? Добро пожаловать в комментарии. Чего, по-вашему мнению, больше в GTD - тайм-менеджмента или личной эффективности? Также расскажите, какие приёмы помогают вам организовать свой день.