Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники! У вас все получится.
На практике есть две ситуации, когда профессионалам интересна тема пошагового кадрового делопроизводства:
- В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
- Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно. Шаг первый...
1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа
Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:
Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?
«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».
В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:
- структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
- единственный специалист по кадровому делопроизводству;
- внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.
Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).
Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.
Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:
- Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
- Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
- Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.
После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.
2 шаг. Изучите учредительные документы
В первую очередь обратите внимание на название работодателя.
Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.
Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.
Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.
Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.
3 шаг. Сформируйте штатное расписание
Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.
Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.
Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. , ТК РФ).
Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.
Кто разрабатывает штатное расписание?
Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе:
«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».
4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов
Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:
- Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
- Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие. - Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
- Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель
Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.
Руководитель обладает двойным правовым статусом:
- является единоличным исполнительным органом юридического лица;
- выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.
На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.
Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.
Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.
6 шаг. Подготовьте проект трудового договора
Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.
По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.
Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.
- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
- место и дата заключения трудового договора.
Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.
Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:...»
Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:
- срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
- режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
- условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).
Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.
Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.
В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.
Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.
По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:
- Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
- Случаи полной материальной ответственности работника.
- Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
- Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.
7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников
Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.
На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).
Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.
Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.
8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы
Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.
Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?
Типовой комплект (без учета особенностей):
- Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
- Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
- Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
- Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.
С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).
Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.
Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.
Как оформить изменения в трудовой договор?
Подготовьте документы:
- Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
- Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).
Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:
- при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
- при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).
Перечень документов для оформления отпусков:
- график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
- письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
- приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).
Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.
Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:
- привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
- привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
- направляет работников в командировки;
- предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.
Как оформить увольнение работников
В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.
В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.
На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.
Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.
- Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
- Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
- Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
- Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
- Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
- Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).
3 624 просмотра
Доброго времени суток, уважаемые посетители! Что такое кадровая работа, для чего она нужна и нужна ли вообще? Об этом вы узнаете из моей статьи: кадровое делопроизводство для чайников.
Отдел кадров на предприятии
Как для посетителей театр начинается с вешалки, так для любого вновь нанятого сотрудника предприятие начинается с отдела кадров. Им же оно и заканчивается при увольнении.
Отдел кадров отвечает за все вопросы, связанные с сотрудниками предприятия:
- Прием, перевод и увольнение;
- Соблюдение трудовой дисциплины;
- Соблюдение должностных инструкций;
- Ведение личных дел работников;
- Ведение кадровой документации;
- Поиск персонала на открытые вакансии;
- Проведение первичных собеседований;
- Ознакомление работников со всеми изменениями в организации;
- Разработка различной документации;
- Участие в разработке основных локально-нормативных документов предприятия.
Как видите перечень очень большой, и он не исчерпывающий. Отдел, ведущий кадровое дело, это особое подразделение в организации, которое взаимодействует со всеми остальными структурными единицами компании.
И не важно, что чаще всего кадры — это самое маленькое подразделение на предприятии, а иногда его вообще не выделяют.
Чем занимается отдел кадров
Теперь рассмотрим подробнее, чем все-таки занимается кадровик на своем рабочем месте – это и будет кадровым делопроизводством.
Оформление работников
Прием и увольнение работников — это самая главная функция отдела кадров. Все перемещения сотрудников находятся в его ведении. Когда, человек ищущий работу видит вакансию и звонит по указанному номеру, то в 90 случаях из 100 он попадет в кадры, где его сориентируют по интересующим его вопросам, а также назначат время, когда придти на собеседование или заполнить анкету.
После того, как руководитель принял решение о том, что сотрудник ему подходит, последний снова попадает в руки специалиста по кадрам. И еще, заметьте, когда вакансия заполняется путем конкурсного отбора, в комиссию кадровик войдет обязательно.
Итак, после того, как сотрудник нанят, он попадет к кадровику, где проходит следующие процедуры:
- Представляет все необходимые документы;
- Знакомится со всеми локально-нормативными документами, относящимися к его работе и распорядку в компании;
- Подписывает трудовой договор;
- Знакомится с приказом о принятии его на работу;
- В некоторых случаях здесь же он получает начальные знания по охране труда, то есть проходит первичный инструктаж.
Ведение документации
После того, как все документы подписаны и предоставлены, специалист по кадрам формирует личное дело сотрудника. Оно представляет собой все копии документов и личную карточку на унифицированном бланке. Помимо этого, в последующем через кадры будут оформляться все вопросы, связанные непосредственно с работником:
- Оформление отпуска;
- Выплата премий и других денежных сумм;
- Лишение премии и другие штрафные санкции;
- Наложение дисциплинарных взысканий и наказаний;
- Изменения в оплате труда и прочих условиях трудового договора;
- Изменения в организации общие, или касающиеся непосредственно сотрудника.
И многие другие вопросы, перечень можно продолжать практически бесконечно в зависимости от специфики компании и функционала, возложенного на кадры.
Многие возразят, что большинство перечисленных вопросов относится к компетенции бухгалтерии, но нет, это не так. Да, именно бухгалтерия начисляет отпускные и денежные выплаты. Она же их удерживает, но только после того, как получит соответствующий приказ, созданный кадровым работником.
Для составления этих приказов кадровик использует различные основания:
- Заявления от работника;
- Служебные записки от руководителей подразделений;
- Служебные расследования и заключения комиссий;
- Письменные и устные распоряжения руководителя предприятия.
Кстати, кадровик находится в непосредственном подчинении у руководителя предприятия. В редких случаях его зама.
После того как приказы изданы, их оригиналы и основания для них подшиваются и хранятся положенное время. Этим тоже должен заниматься специалист по кадрам.
Ведение прочей кадровой работы
Помимо того, что работники кадров оформляют документы сотрудников, они занимаются еще другой работой, которую можно отнести к кадровому делопроизводству.
- Составление должностных инструкций. Но это не значит, что всю инструкцию составляет один человек. Как правило, раздел должностные обязанности пишет тот, кто хорошо знаком с данным видом работы. Едва ли работник кадров подробно распишет функционал сварщика, электрика или крановщика. Но он формирует инструкцию в единый документ.
- Организация проведения аттестации рабочих мест и подготовка необходимой документации для нее. Кстати это понятие – аттестация – осталось только в обиходе. Законодательно эта процедура уже пару лет называется специальной оценкой условий труда (СОУТ).
- Участие в составлении основных документов организации: положений об оплате труда, коллективных договоров и соглашений, правил внутреннего трудового распорядка. В некоторых случаях вносятся только коррективы, а в некоторых полностью составляется документ.
- Ведение штатного расписания. Ответственность за этот документ кадровик делит с главным бухгалтером предприятия. В его ведении находятся наименование должностей и их количество, а бухгалтерия контролирует ставки и оклады.
- Организация медицинских осмотров и обучения работников. Если компания небольшая, то он делает эту работу сам, в противном случае следит только за исполнением. В любом случае это определяется политикой компании.
- Участие в различных комиссиях : по проведению служебных расследований, несчастных случаев на производстве, проверке знаний охраны труда и т.д.
Как видите, дел у кадровика довольно много и они весьма разнообразны.
Место кадров в функционировании организации
В этом разделе мы рассмотрим взаимодействие отдела кадров с другими подразделениями. Вот основные из них:
- Бухгалтерия. С этим отделом кадровик сотрудничает тесно и постоянно. Именно сюда уходят все издаваемые приказы. В первую очередь это относится к приказам о приме, переводе и увольнении. Именно из них сотрудники бухгалтерии, начисляющие зарплату, узнают, кого включить в ведомость, кого исключить из нее и какой у кого оклад. Табели учета рабочего времени, перед тем как попасть расчетчику на стол также проходят проверку в кадрах, а зачастую их и ведет кадровик. Если на предприятии делопроизводство ведется с помощью специализированных программ, то взаимодействие кадров и бухгалтерии значительно упрощается.
- Секретариат или приемная. Именно отсюда в кадры поступает большинство оснований для издания приказов с резолюцией руководителя. Это если делопроизводство на предприятии ведется с соблюдением всех правил. Если такого отдела нет, то заявления поступают прямо к кадровику, и он несет их к руководителю.
- Со всеми прочими отделами организации взаимодействие заключается в доведении до сведения руководителей и непосредственно работников всех кадровых изменений в организации.
Почему на каждом предприятии необходим отдел кадров
Законодательство не обязывает выделять такую структурную единицу как отдел кадров. Но в сложившейся практике делопроизводства именно это подразделение ведет большинство документации предусмотренной Трудовым Кодексом РФ.
Можно ли пренебрегать ведением кадрового делопроизводства? Ответ: нет, делать этого не стоит. И тому есть несколько причин:
- Надлежащим образом оформленный договор между работодателем и работником, а также все остальные документы, касающиеся работы сотрудника, помогут избежать множества неприятных ситуаций, когда между сторонами возникнут разногласия.
- Аккуратное ведение документации, в том числе и кадровой, характеризует организацию только с положительной стороны.
- Помимо оформления приема на работу и увольнения кадровик выполняет множество другой работы, он служит своеобразным соединительным звеном между вышестоящим руководством и прочими подразделениями.
- Грамотный кадровик не только правильно оформит все документы, но и сможет указать руководителю в какой части он нарушает трудовое право, что поможет избежать проверок и санкций.
Сведя воедино все вышесказанное можно с уверенностью сказать, что делопроизводство и кадровый учет весьма полезны и нужны в каждой организации. А хотябы поверхностные знания в этой сфере, которые и были даны «для чайников», уверен, помогут с приемом на работу и последующим беспроблемным выполнением своих трудовых обязанностей.
И немного юмора напоследок...
С уважением, Технические Эксперты.
Трудовой процесс любой организации включает в себя деятельность сотрудников и руководства: одни выполняют свои должностные обязанности, другие обеспечивают требуемые условия труда и приемлемую заработную плату. Для того чтобы трудовой процесс был структурированным и проходил в рамках, установленных законодательством, применяется кадровый учёт и организуется документооборот. Что же представляют собой эти понятия, можно ли самостоятельно организовать учёт кадров, не пользуясь услугами специализированных компаний, и как сделать это максимально эффективно.
Понятие кадрового учёта и документооборота
Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск - всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.
Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров
Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.
Кадровый учёт - это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.
Документооборот в сфере кадров - это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.
В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.
Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой
Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте
и дата его утверждения
Другие нормативные акты
Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:
- Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
- Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
- Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
- Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
- Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.
Организация кадрового учёта с нуля
ИП и ООО могут воспользоваться услугами аутсорсинговой компании, занимающейся кадровым делопроизводством. В том случае если руководство организации решает самостоятельно вести учёт, сначала назначается ответственное лицо или создаётся отдел кадров.
В организациях существует своя нормативная база, включающая в себя локальные нормативные акты
Кадровый учёт включает в себя:
Деятельность по учёту кадров начинается с целого комплекса мероприятий. Необходимо, не выходя за рамки законодательных норм, составить внутреннюю кадровую документацию предприятия, в частности штатное расписание и график рабочего времени. Сотрудников требуется официально трудоустроить, оформив приказы о приёме на работу и подписав трудовые соглашения. В трудовую книжку каждого вносятся записи (если книжки нет, то она заводится), оформляются личные карточки и другие необходимые документы.
Документооборот осуществляется на всех этапах функционирования организации, он включает в себя локальные нормативные акты, стандартизированные формы первичной учётной документации и производной, журналы и регистрационные книги и пр.
Что представляет собой локальная документация и как утверждается
К ним относятся разнообразные правила, положения, инструкции. Локальная документация применяется не единожды (в отличие, например, от приказов и распоряжений). Сам руководитель определяет, когда следует в неё вносить правки. ЛНА применяются не к конкретному сотруднику, а к коллективу в целом или отдельным его составляющим (например, к должности или подразделению).
Локальные акты - это документация многократного действия
К ЛНА относят:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- инструкцию о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ);
- правила охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ).
- должностные инструкции;
- положение о структурном подразделении;
- структуру и штатную численность;
- штатное расписание ;
- график сменности, если есть в этом необходимость.
Все работники организации ознакомляются с подобными локальными актами. Вышеперечисленные документы должны быть доступны для контролирующих органов. Если какого-либо из них не окажется в ходе проверки, до сведения руководства доводится необходимость его создания. Если и в дальнейшем требуемая документация будет отсутствовать, то возможно наложение штрафа.
Законодательной базой не предусмотрен исчерпывающий перечень локальных актов. Процедура оформления ЛНА устанавливается внутренним приказом руководства. В процессе создания ЛНА могут быть задействованы разные специалисты. Это зависит от того, какие вопросы затрагиваются данными актами. Например, ответственный за кадры присутствует при создании правил распорядка организации, а руководитель отдела участвует в разработке должностных инструкций. После проработки всех особенностей создаваемого документа следует его согласование с другими существующими в организации подразделениями. Мнения и замечания специалистов подаются в письменном виде.
Законодательная база указывает чёткие требования к тому, как должны оформляться некоторые локальные акты. По отношению к остальным применяются такие же правила, как и к любым документам организационно-распорядительного плана. В связи с этим лучше обратиться к ГОСТу Р6.30–2003 .
Бланк ЛНА содержит следующего рода данные:
- название организации в соответствии с учредительными документами;
- наименование (положение, правила и т. д.);
- номер, дату и место утверждения;
- визу согласования, если документ согласовывается с вышестоящими организациями;
- специальную отметку, если есть приложения;
- визу утверждения руководителем;
- дату, когда документ вступает в силу, если она отличается от даты подписания.
Несколько слов о штатном расписании
Рассмотрим конкретный пример локального акта, а именно штатное расписание.
Штатное расписание - внутриорганизационный документ, фиксирующий данные о количестве трудоустроенных в организации, а также о занимаемых ими должностях. Он составляется по типовой форме Т-3 .
В этом документе должны фиксироваться подразделения организации (перечисляются по степени важности), должности и количество штатных единиц, размер зарплаты сотрудников. Прошивка, нумерация страниц, скрепление печатью - всё это необходимые требования к штатному расписанию. Утверждается данный вид ЛНА приказом руководителя и хранится в течение 3 лет после окончания действия. Если вносятся изменения в кадровый состав или размер зарплат, они отражаются в штатном расписании.
Штатное расписание заверяется печатью и подписью руководителя
Стоит учесть значение данного документа, т. к. он нередко помогает разобраться в ситуации, когда во время трудовой деятельности возникают разного рода недоразумения между сотрудником и руководством (например, в ходе судебных прений).
Трудовой кодекс нашей страны содержит статью (ст. 22), согласно которой все трудоустроенные должны быть ознакомлены под расписку с положениями локальных актов. Это касается всех документов, которые хоть в какой-то мере регламентируют их трудовую деятельность. В том случае если предполагаются в дальнейшем какие-либо изменения в условиях труда сотрудника, отдел кадров должен уведомить его об этом его заранее. Способы ознакомления работников с ЛНА не предусмотрены. Визы ознакомления на самом документе применяются, как правило, когда существует небольшой и постоянный штат сотрудников. В ином случае к ЛНА можно приложить лист ознакомления, а также оформить специальный журнал.
Все сотрудники должны удостоверить своей подписью ознакомление с локальными актами предприятия, если они касаются непосредственно их работы
Первичная кадровая документация
Формы первичной кадровой документации предприятия утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты». Они обязательны к составлению и хранению во всех организациях. Если их в компании нет, то на неё налагается штраф. Помимо этого, предусмотрена ответственность руководства в случае нарушения правил хранения документации (штраф до пятисот рублей).
Обязательными реквизитами первичного документа являются:
Таблица: первичные кадровые документы
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Трудовой договор | Типовой бланк | 75 лет | Заключается в письменной форме с каждым работником. Подписывается обеими сторонами. Любое изменение в данном документе согласовывается с работником. |
| Трудовая книжка | При увольнении выдаётся работнику на руки. Невостребованные трудовые книжки хранятся 50 лет. | Должна быть на каждого работника, проработавшего свыше пяти дней. | |
| Договор о полной материальной ответственности | Типовой бланк | 5 лет | Заключается с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности. |
| Приказ (распоряжение) о приёме работника на работу | Т-1 - для одного сотрудника Т-1а |
75 лет | Издаётся на основании трудового договора. Объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы. |
| Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу | Т-5 - для одного сотрудника Т-5а - для нескольких сотрудников |
75 лет | Издаётся на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору). |
| Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику | Т-6 - для одного сотрудника Т-6а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся на основании графика отпусков или заявления работника. |
| Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-8 - для одного сотрудника Т-8а - для нескольких сотрудников |
75 лет | |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку | Т-9 | 5 лет | Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) |
| Приказ (распоряжение) о поощрении работника | Т-11 - для одного сотрудника Т-11а - для нескольких сотрудников |
5 лет | Издаётся по инициативе работодателя. Является основанием для внесения соответствующей записи в личную карточку и трудовую книжку работника. |
| Записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику | Т-60 | Для расчёта причитающихся сотруднику отпускных выплат. | |
| Записка-расчёт при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) | Т-61 | 5 лет при условии проведения проверки | Применяется для учёта и расчёта заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора. |
| Акт о приёме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключённому на время выполнения определённой работы | Т-73 | 5 лет при условии проведения проверки | Служит основанием для окончательного или поэтапного расчёта сумм к выплате. |
| Приказы по основной деятельности работника | 5 лет при условии проведения проверки | Издаются по мере необходимости. Не является нарушением законодательства факт оформления приказа в произвольной форме, если в нём содержится вся необходимая информация. |
Видео: документооборот для ИП и организаций
Вторичная документация
Помимо первичных документов, существуют и производные (вторичные), которые основаны на исходной информации первых. Эти документы выполняют следующие задачи:
Таблица: вторичная кадровая документация предприятия
| Наименование документа | Форма | Срок хранения | Примечание |
| Личная карточка работника | Т-2 | 75 лет | Содержит по возможности полные личные данные работника. |
| График отпусков | Т-7 | 1 год | Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года. О времени начала отпуска работник должен быть извещён не позднее чем за две недели до его начала. |
| Табель учёта рабочего времени и расчёта оплаты труда | Т-12 | 75 лет | Отражает фактически отработанное каждым работником. время |
| Табель учёта рабочего времени | Т-13 | 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет) | Служит основанием для начисления заработной платы. |
| Расчётно-платёжная ведомость | Т-49 | 5 лет при условии проведения проверки | Для расчёта и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае перечисления денег на банковские карточки составляется только расчётная ведомость. Другие формы - для выплат наличными. |
| Расчётная ведомость | Т-51 | ||
| Платёжная ведомость | Т-53 | ||
| Лицевой счёт | Т-54 Т-54а (СВТ) |
75 лет | Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течение календарного года. |
| Регистрационные книги и журналы, | от 3 до 75 лет в зависимости от назначения |
Личная карточка работника
В перечень обязательных кадровых документов входит личная карточка унифицированной формы Т-2. Отдельные формы предусмотрены для государственных служащих (Т-2ГС) и научных работников (Т-4). Помимо этого, бывают карточки персонального учёта специалистов, военнообязанных и т. п., имеющие форму традиционных и электронных документов.
В самом верху стандартного бланка личной карточки заносится наименование организации. В расположенной ниже таблице указываются следующие данные:
- дата составления;
- табельный номер работника;
- номер СНИЛС;
- алфавит (первая буква фамилии работника);
- характер работы;
- вид работы;
На каждого работника организации заводится личная карточка
Сама карточка включает в себя 11 разделов. К примеру, первый раздел содержит сведения общего характера:
- трудовой договор (номер, дата);
- ФИО работника;
- место его рождения;
- гражданство;
- знание иностранного языка;
- образование сотрудника;
- профессия;
- стаж работы;
- состоит ли в браке;
- состав семьи;
- данные паспорта;
- адрес места проживания (прописка и фактический адрес).
Личная карточка состоит из 11 разделов
Разработка и утверждение журналов и регистрационных книг
В сфере кадрового делопроизводства для регистрации документов используются специальные журналы (в некоторых случаях книги). Они необходимы для учёта движения всей документации и сохранности информации. В случае возникновения споров между нанимателем и работником они помогают решить многие вопросы (служат задокументированным доказательством того или иного факта).
Существуют следующие журналы (книги):
- регистрации заявлений ;
- регистрации уведомлений;
- регистрации представлений;
- регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу;
- учёта приёма, перемещения (перевода), увольнения работников;
- учёта трудовых договоров и дополнительных соглашений;
- учёта выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;
- учёта работников, выбывающих в служебные командировки;
- учёта входящей и исходящей корреспонденции;
- регистрации несчастных случаев на производстве и т. д.
По мере необходимости в организации могут быть и другие учётные документы.
Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции используются специальные журналы учёта
Журналы и книги могут вестись специалистами как в произвольной форме, так и в унифицированной. «Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них», например, соответствует стандарту. Утверждаются такие формы Постановлением Минтруда России, Приказом Минздравсоцразвития и Минэкономразвития России. Чаще всего кадровые журналы оформляются в виде таблицы. В таблицу заносятся данные такого рода:
Все требования к оформлению подчинены цели сохранения информации. Стоит обратить внимание, что журнал нумеруется, прошивается. На задней обложке надписывается, сколько пронумеровано и прошито листов, а также указывается ФИО руководителя. Надпись должна быть заверена печатью организации.
Видео: значение журналов регистрации
Программное обеспечение в кадровом документообороте
Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:
- вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
- учитывать рабочее время;
- учитывать движение сотрудников и вести статистику;
- вести личные карточки сотрудников;
- вести архив записей об увольнениях;
- организовывать кадровый резерв;
- вести формы штатного расписания и справочника должностей;
- легко выводить на печать любые отчёты.
- минимизирует количество всей существующей документации;
- сокращает затраты на осуществление документооборота;
- контролирует соблюдение законодательных норм;
- помогает улучшить показатель прохождения проверок со стороны ГИТ (Государственной Инспекции Труда);
- минимизирует материальные потери в случае трудовых споров.
- Издать приказ о проведении проверки, а также позаботиться о назначении исполняющих лиц. Не забудьте чётко определить цели аудита и сроки, в течение которых он будет осуществляться.
- После издания приказа определить этапы проведения кадрового аудита. Сначала выясняется, все ли предусмотренные законом документы есть в наличии. Второй этап подразумевает проведение экспертизы, цель которой - выявить соответствие всей документации законодательным нормам.
Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение
Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:
Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.
Видео: обзор программы 1С
О кадровом аудите
Кадровый аудит - это оценивание работоспособности кадрового отдела, его части или ответственного лица, а также проверка документов на их соответствие требованиям закона.
На разных этапах функционирования организации может возникнуть необходимость проведения кадрового аудита (например, когда предполагается смена специалиста по кадрам). В общем и в целом аудит выполняет следующие задачи:
В определённых ситуациях возникает необходимость проведения кадрового аудита
Руководитель решает самостоятельно, прибегать или нет к услугам организаций, осуществляющих деятельность в этой сфере. Но многие предпочитают справляться своими силами, т. к. это позволяет сохранить конфиденциальность. Если вы решили провести аудит самостоятельно, вам предстоит:
Нередко организации пользуются не стандартизированными формами документации, а собственными (если это не противоречит законодательству). В таком случае эти формы утверждаются приказом. По итогам аудита составляется отчёт о результатах проверки . В него включают информацию об обнаруженных ошибках, предлагаются меры по их устранению. Также следует охарактеризовать, в каком состоянии находится кадровый учёт, какие риски существуют в данной организации или ИП.
Видео: пошаговый алгоритм кадрового аудита
Организовать кадровое делопроизводство с нуля в ИП и ООО довольно непросто. Сначала необходимо ознакомиться с нормативной базой. Законодательством предусмотрен перечень обязательных кадровых документов, которые должны быть в наличии. Подразумевается, что они будут оформляться и храниться в соответствии с законодательными нормами. Нарушение этих норм ведёт к ответственности (чаще всего в виде штрафных санкций). У руководителя есть выбор: воспользоваться услугами компаний, специализирующихся в этом вопросе, либо организовать делопроизводство и кадровый учёт самостоятельно, надеясь лишь на свои силы и опыт кадровиков.
Похожие записи:
Похожие записи не найдены.
Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и сложная задача, но непростая для начинающих специалистов по кадрам . Может быть, Вы кадровик-новичок, либо вообще бухгалтер или офис-менеджер, на которого «повесили» кадры, либо начинающий предприниматель. А опыта работы в этой области у Вас мало, тогда наше руководство Вам наверняка поможет. Все расписано по шагам, просто и доступно, специально для новичков в кадровом деле.
Кадровое делопроизводство — отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения, фиксирующая информацию о наличии и движении персонала, в результате этого кадровые процедуры приобретают документальное оформление. Практически любой кадровый документ имеет юридическую ценность. С помощью кадровых документов, используемых в качестве письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.
Шаг 1. Организуйте «рабочий место» специалиста по кадрам.
Для этого вам нужна кадровая программа, тексты нормативных актов в последней редакции и образцы бланков документов, образцы их заполнения. Всё это понадобится Вам в работе.
Лучший вариант справочной «литературы» — ресурсы для кадровиков в сети Интернет, электронные библиотеки, электронные издания — в них вы найдете много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, платные и бесплатные, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны.
Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
Шаг 2. Ознакомление с учредительными документами организации.
Все документы на участке кадров должны соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности. Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда, и даже порядок утверждения штатного расписания.
Шаг 3. Составьте перечень документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства в вашей компании.
Обязательные документы, которые необходимо составить и утвердить:
— правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ);
— штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ);
— график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
— документы по обработке и защите персональных данных работников (документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона «О персональных данных»);
— трудовые договоры (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
— трудовые книжки (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69);
— табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ);
— личные карточки (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
— приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, командировках, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек, и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225);
— снования к изданным приказам: докладные записки, заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ);
— ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, выплат при увольнении;
— утвержденная форма расчетного листка;
— журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля (п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля. Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141).
Есть также кадровые документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах. Нужно уточнить у руководства, какие из необязательных документов нужно составить для компании. Заодно выясните у генерального директора, какие особые условия он хочет видеть в Правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров. Если у руководителя есть пожелания по внесению в документы тех или иных положений, проверяем, не противоречат ли они законодательству.
Составляем все вышеуказанные документы, согласуем их с гендиректором. Утверждаем окончательные варианты у директора.
Шаг 4. Оформляем генерального директора.
В первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор.
Шаг 5. Составляем штатное расписание, Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты.
Наверняка в фирме еще нет штатного расписания и Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов. Составляем их. Все эти документы согласовываем с директором. Учитываем замечания и пожелания директора, проверяем, не противоречат ли они законодательству. Готовые варианты названных документов директор утверждает.
Обратите внимание, что штатное расписание имеет унифицированную форму, а не произвольную. Если со штатным расписанием возникнут трудности, то в сети Интернет посмотрите образцы заполнения штатного расписания, пошаговую процедуру разработки и утверждения штатного расписания, тематические семинары и соответствующий раздел консультаций по штатному расписанию. Также можете найти образцы различных локальных нормативных актов, пошаговые процедуры их принятия, консультации, советы по составлению и т.д.
Шаг 6. Разрабатываем типовой бланк трудового договора.
Разрабатываем бланк трудового договора, который будет заключаться с работниками. Включаем в него все условия, которые выгодны и необходимы фирме. В Интернете есть хорошие шаблоны трудового договора и как оформить трудовых отношений в пользу работодателя».
Шаг 7. Разрабатываем иные документы.
Готовим другие документы, которые понадобятся нам для ведения кадровой работы в дальнейшем: книги учета, журналы регистрации, табели учёта рабочего времени, бланки приказов, договор о материальной ответственности и др. В статьях «Образцы документов» Вы можете взять бланки этих документов, распечатать их при необходимости, ознакомиться с образцами их заполнения.
Шаг 8. Ведение трудовых книжек.
Решаем с руководством вопрос о том, кто будет вести трудовые книжки. Поскольку еще работники на работу не приняты, то сначала вести трудовые книжки придётся вам. Издаем приказ о принятии на себя ответственности за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Впоследствии можете передать эти полномочия принятому кадровому работнику, тоже приказом.
Шаг 9. Оформляем на работу работников.
Можно посмотреть здесь. На этом этапе необходимо оформить массу документов: трудовые договоры, приказы о приёме на работу, личные карточки, трудовые книжки, книгу учёта движения трудовых книжек и др. Бланки и образцы всех этих документов, консультации по их оформлению ищите в сети Интернет.
Опять же, в помощь — методическая литература и практические руководства, которые есть в том числе и в открытом доступе на кадровых порталах. После того, как вы осилите эту процедуру, вас ждут трудовые будни: ведение табеля учета рабочего времени и графика отпусков, оформление отпусков, командировок и больничных, поощрений, взысканий, переводов и увольнений и так далее.
В этой статье мы не будем приводить образцы заполнения форм, оформления других документов или тексты нормативных документов, которые должны быть в организации. Остановимся только на последовательности выполнения работы по организации кадрового делопроизводства в компании с нуля.
Нормативная база
При организации кадрового делопроизводства с нуля вам понадобятся следующие нормативные документы:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Трудовой кодекс Российской Федерации (чтобы не запутаться в изменениях и дополнениях, имеет смысл примерно раз в полгода приобретать новый текст Трудового кодекса с изменениями – если, конечно, у вас в организации не установлена справочная правовая система, которая регулярно обновляется).
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (в ред. от 19.05.2008).
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Перечень типовых управленческих документов, образующийся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).
Кроме того, полезной окажется книга Я.Е. Варламовой и Е.А. Кошелевой «Кадровое делопроизводство с нуля» (М.: Профессиональное издательство, 2008).
Обратите внимание
Многие формы документов в кадровом делопроизводстве унифицированы постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Найти его можно в любой справочной правовой системе (Консультант Плюс, Гарант, Кодекс) или в интернете, там же есть уже готовые формы из этого постановления, которые нужно просто скопировать на жесткий диск. Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Шаг 1: разрабатываем документы, которые в обязательном порядке должны быть в компании
Чаще всего организация кадрового дело производства начинается с разработки всевозможных положений и инструкций, и это правильно. К нормативным документам, которые в обязательном порядке должны быть в компании, относятся:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение о защите персональных данных работника;
положение об охране труда и противопожарной безопасности.
Все остальное подождет: браться за разработку документов, которые носят факультативный характер, можно только тогда, когда оформлены обязательные документы.
Шаг 2: корректируем штатное расписание
Скорее всего, в компании уже разработано штатное расписание, есть штат сотрудников, успешно выполняющих поставленные задачи, с которыми заключены трудовые договоры, оформлены приказы о приеме на работу и внесены записи в трудовые книжки. Но, как показывает практика, не всегда эти документы оформлены правильно.
Запросите в бухгалтерии информацию о заработной плате сотрудников и наименовании их должностей – на основании этих данных нужно выверить штатное расписание.
Следует учесть, что названия должностей в штатном расписании не всегда совпадают с реальными должностями сотрудников. Бухгалтерии эта информация для перечисления платежей и налогов не очень нужна, но программы типа 1С требуют заполнение раздела с такой информацией, и иногда бывает введена должность, не соответствующая действительной. Поэтому до утверждения штатного расписания необходимо уточнить наименования должностей сотрудников у начальников отделов, руководства компании или самих сотрудников.
У бухгалтеров можно запросить также табельные номера сотрудников. Если бухгалтерский учет автоматизирован, то табельные номера присваиваются программой, если нет, то вам придется их присваивать самостоятельно, начиная с того сотрудника, которые работает дольше всех, и заканчивая тем, кто пришел в организацию позже всех. После увольнения сотрудника его табельный номер лучше никому не передавать: пусть все номера будут уникальны и закреплены только за одним человеком, когда-либо работавшим в компании.
Пока бухгалтеры готовят вам сводку по работникам нужно проверить состояние личных дел работников и их личных карточек, если они велись, а также выяснить, каких документов не хватает в личном деле каждого работника. Каждому работнику нужно написать памятку о том, копии каких документов необходимо донести.
Шаг 3: проверяем соответствие информации в штатном расписании и трудовых договорах
После того как штатное расписание составлено, необходимо сверить информацию в нем с данными в трудовых договорах. Если информация расходится (обычно неверно указывается заработная плата или указывается просто «Заработная плата согласно штатному расписанию», что является нарушением Трудового кодекса Российской Федерации и может повлечь за собой штрафные санкции; даты подписания договора приходятся на выходной день; подпись представителя Работодателя не соответствует лицу, заявленному как представитель – например, вместо генерального директора расписался его заместитель), то договоры необходимо переделать. При этом следует исходить из того, что договор, подписанный неполномочным лицом, по сути, не является договором; другими словами, трудовой договор в письменной форме отсутствует. Поэтому он должен быть оформлен, разумеется, текущей (подлинной) датой. Во всех остальных случаях делаются дополнительные соглашения к трудовому договору, которыми трудовой договор дополняется новыми условиями либо уточняются (изменяются) те условия, которые были указаны неверно.
Если договор оформлен правильно, но позже были внесены изменения (повышение оклада, перевод сотрудника на другую работы), то необходимо оформить дополнительные соглашения для каждого случая по каждому работнику. Трудовые договоры и дополнительные соглашения готовятся в двух экземплярах, один из которых остается в компании, а второй выдается на руки сотруднику.
Шаг 4: проверяем правильность оформления кадровых приказов
Далее необходимо проверить наличие и правильность оформления приказов о приеме на работу, перемещении сотрудников (если они были) и др. (даты, подписи, информация, содержащаяся в них). Приказы должны соответствовать содержанию трудового договора, заключенного с работниками, и штатному расписанию. В них должна стоять подпись не только руководителя компании, но и самого сотрудника. Если отсутствуют какие-либо приказы о приеме на работу или переводе работающих сотрудников или они оформлены с нарушениями, их необходимо восстановить, переделать или «доподписать». По закону вы не несете ответственности за то, что было до вас, однако сотрудник имеет право потребовать копию такого приказа, и ему необходимо ее предоставить.
Шаг 5: проверяем правильность ведения трудовых книжек
Следующим этапом работы является проверка наличия трудовых книжек. Книжки всех оформленных на работу сотрудников должны храниться в компании. Если вы найдете книжки уволившихся сотрудников, то нужно в адрес владельцев книжек направить заказное письмо с уведомлением о вручении с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать адрес, по которому ее можно отправить. После получения ответа трудовую книжку необходимо отправлять заказной бандеролью с уведомлением о вручении. Если ответа нет, просто вложите уведомление о вручении письма в трудовую книжку. Трудовые книжки неработающих сотрудников нужно хранить отдельно от остальных до востребования, но не менее 50 лет.
Если в трудовой книжке нет записи о приеме на работу или переводе – не спешите ее делать. Сначала внимательно ознакомьтесь с обоими документами, регламентирующими заполнение трудовых книжек: Инструкцией по заполнению трудовых книжек и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. И только когда вы будете уверены в своих знаниях, можно приступать к внесению записей в трудовую книжку. Помните: неверно оформленная запись может привести к тому, что работнику могут не засчитать стаж работы в компании, в которой была сделана неправильная запись.
Шаг 6: оформляем личные дела или личные папки сотрудников (если до вас их не вели)
Обязательно следует оформить на работников личные карточки по форме № Т-2. Сегодня многие программы позволяю заполнять форму № Т-2 на компьютере и распечатывать на обычной бумаге, чем и пользуются некоторые кадровики. Однако государственные архивы пока принимают личные карточки только на плотной, «полукартонной» бумаге. Поэтому если ваша организация является источником комплектования государственного архива, купите формы № Т-2 в магазине канцтоваров в необходимом количестве либо приобретите соответствующую бумагу для их распечатки.
Заполняются личные карточки кадровиком – такое предписание содержится в указаниях по применению унифицированных форм (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Полученные от сотрудников копии документов (паспорта, страхового свидетельства и др.) необходимо поместить в папки-«файлы», после чего делается опись каждого дела, – и личные папки у вас сформированы. В них же можно вложить и копии приказов и договоров, чтобы вся информация о работнике была в одном месте, но это не обязательно. К личным карточкам можно приклеить фотографии работников.
Часто личные дела вкладывают внутрь формы № Т-2, что неверно: личные карточки должны храниться отдельно от всех других документов.
Новые документы и копии добавляются в личную папку по мере поступления.
Шаг 7: оформляем необходимые учетные книги или журналы
Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее можно вести только в бумажном виде. Так как это журналы учета бланков строгой отчетности, каждая страница книги нумеруется, а сама она прошивается и скрепляется печатью организации.
Шаг 8: составляем график отпусков
За две недели до наступления нового года в организации должен быть утвержден график отпусков. Работу над ним нужно начинать уже в ноябре. Если компания небольшая, можно опросить сотрудников на предмет того, когда бы они хотели уйти в отпуск, если крупная – направьте начальникам отделов письмо с просьбой предоставить такую информацию по их отделу.
При составлении графика отпусков следите за тем, чтобы во время ухода в отпуск сотрудников небольшого отдела направление не оставалось бы незакрытым. Например, если в компании всего два менеджера по продажам, то их отпуска не должны совпадать по времени даже частично, более того, между этими отпусками должен быть период совместной работы – для передачи дел от одного менеджера к другому.
Если вы сами опрашиваете сотрудников о времени ухода в отпуск и возникает конфликт из-за того, кто и когда идет, не пробуйте его решить сами – доведите информацию до сведения руководства и оформите график в соответствии с решением руководства. Если вы запрашиваете информацию через начальников отделов, доверьте решение спорных вопросов им. На сбор информации для составления графика отпусков обычно уходит от одной до трех недель.
После оформления график отпусков необходимо отдать на утверждение руководителю.
За две недели до начала отпуска необходимо уведомить сотрудника о его наступлении и издать приказ о предоставлении отпуска. Время начала отпуска может быть изменено по согласованию сотрудника с руководителем. Если на время начала отпуска сотрудник заболел и предоставил больничный лист, необходимо по его заявлению перенести отпуск на другое, удобное для него, время. Все эти изменения вносятся в соответствующие графы графика отпусков. И не забывайте о том, что работник не может не ходить в отпуск два года подряд и обязательный оплачиваемый отпуск может быть заменен денежной компенсацией только в случае увольнения сотрудника.
Шаг 9: формируем кадровые дела
Дела можно комплектовать по следующим темам:
«Приказы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, поощрение, отпуска без сохранения заработной платы, направления в длительные командировки и командировки за рубеж)» (срок хранения – 75 лет);
«Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска, дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)» (срок хранения – 5 лет);
«Трудовые договоры»;
«Личные дела»;
«Личные карточки»;
«Нормативные документы компании (положения, инструкции)»;
«Переписка по кадровым вопросам с государственными органами и коммерческими организациями» и др.
График отпусков, график дежурств, штатные расписания удобнее выделить в отдельные дела и хранить в тонких папках.
Личные дела и личные карточки удобнее хранить в алфавитном порядке в соответствии с фамилиями работников, все остальные документы – в хронологическом порядке по мере поступления документа.
Приказы по личному ставу имеют два срока хранения: 5 и 75 лет, поэтому разделяются как минимум на два дела (все приказы, которые не перечислены в перечне с 5-летним сроком хранения, имеют срок хранения 75 лет).
Если компания достаточно большая и в деле в течение одного года образуется более 250 листов, то его нужно разбить на несколько дел или на тома (например: «Трудовые договоры (А–К)», «Трудовые договоры (Л–Я)»; «Приказы по личному составу (очередные и учебные отпуска)», «Приказы по личному составу (дежурства, взыскания, краткосрочные внутри российские командировки)»).
При формировании дел необходимо пользоваться разделами 7 и 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
Шаг 10: оформляем номенклатуру дел
Номенклатура дел может быть оформлена отдельно по кадровым документам или включена в общую номенклатуру дел организации.
В целом процесс формирования дел и составления номенклатуры в кадровом делопроизводстве ничем не отличается от формирования дел и составления номенклатуры в общем делопроизводстве.
И только после всех этапов можно приступать к разработке должностных инструкций, положения о персонале и прочих факультативных (не обязательных с точки зрения Трудового кодекса Российской Федерации) локальных нормативных актов.
Ю.В. Еремеева,
руководитель канцелярии, член Клуба профессиональных секретарей
