Расчет компенсации за неиспользованный отпуск в. Компенсация вместо отпуска в кадровых документах

Если ваш работник решил распрощаться с вашей организацией или ваша организация с ним, то на дату увольнения у него наверняка останутся дни неиспользованного отпуска. В связи с этим сотруднику по его заявлению может быть предоставлен отпуск с последующим увольнением (кроме случая увольнения его за виновные действия). И тогда днем увольнения будет последний день отпуска работника. Либо вместо отпуска сотруднику можно выплатить компенсацию за отпуск по ТК РФ (ст. 127 ТК РФ , ).

Компенсация за отпуск начисляется работнику за все неиспользованные им отпуска. То есть компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении сотрудник должен будет получить наравне с компенсацией за неиспользованный основной отпуск (ст. 127 ТК РФ). При этом основание прекращения трудового договора значения не имеет (Письмо Роструда от 02.07.2009 N 1917-6-1).

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Первое, что нужно сделать при расчете компенсации за неиспользованный отпуск, это определить отпускной стаж работника.

За каждый полностью отработанный год сотруднику положена компенсация за полный ежегодный оплачиваемый отпуск - по общему правилу 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). За не полностью отработанный год число неиспользованных дней отпуска, за которые надо выплатить компенсацию, определяется пропорционально отработанному времени.

Так как посчитать дни для компенсации за неиспользованный отпуск? Если работник трудился без отпуска на своем последнем месте работы менее 11 месяцев, и отпуск ему был положен в календарных днях, то количество неиспользованных им дней отпуска определяется так:

При этом показатель «Число месяцев работы у данного работодателя» считается с учетом следующего правила (п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169):

если отработано полмесяца или более, этот месяц учитывается в расчете как целый;
если отработано менее половины месяца, то этот месяц не учитывается.

Таким образом, компенсация за неиспользуемый отпуск при увольнении 2019 не выплачивается, если сотрудник проработал на последнем месте работы менее половины месяца, либо если на дату увольнения все отпуска у него отгуляны.

Конечно, в результате вычислений по данной формуле может получиться не целое число. Тогда значение можно округлить, но не по правилам математики, а всегда в бОльшую сторону, т. е. в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 N 4334-17).

Когда количество неиспользованных дней отпуска установлено, можно переходить к подсчету самой компенсации за неотгулянный отпуск при увольнении.

В свою очередь средний дневной заработок работника определяется так же, как при расчете отпускных (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922).

Обычно компенсация отпуска при увольнении считается по формулам, приведенным выше. Но для ряда случаев предусмотрены свои правила определения компенсации за неотгулянный отпуск.

Как рассчитать компенсацию за отпуск в рабочих днях

Некоторым работникам в соответствии с требованиями ТК РФ отпуск предоставляется в рабочих днях. Это работники, с которыми заключены трудовые договоры на срок до 2-х месяцев (ст. 291 ТК РФ), а также сезонные работники (ст. 295 ТК РФ). Как рассчитывается компенсация за отпуск при увольнении для них? Сама компенсация так же, как и при расчете компенсации за календарные дни. То есть как произведение количества неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок. Но число дней неиспользованного отпуска определяется по другой формуле:

Особые правила расчета компенсации отпуска при увольнении

Правило 1. Если сотрудник отработал в организации от 11 до 12 месяцев, то компенсацию он должен получить за полный рабочий год, т. е. за весь ежегодный оплачиваемый отпуск (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 , Письмо Роструда от 18.12.2012 N 1519-6-1). Исключение составляет случай, когда отпускной стаж работника оказался равен 11 месяцам в результате округления.

Правило 2. Сотруднику, отработавшему в организации от 5,5 до 11 месяцев, выплачивается компенсация за весь ежегодный отпуск, если уволен он был (п. 28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169 , Письмо Роструда от 09.08.2011 N 2368-6-1):

в связи с ликвидацией организации-работодателя;
по сокращению штата;
в связи с некоторыми другими обстоятельствами (к примеру, по причине призыва на военную службу).

Данное правило применяется, только если работник трудился у данного работодателя менее года. Иначе при расчете компенсации за отпуск применяются формулы, указанные в предыдущих разделах (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 , от 09.08.2011 N 2368-6-1).

Итак, с учетом приведенных выше требований определяется сумма компенсации отпуска при увольнении в 2019 году, несмотря на то, что «Правила об очередных и дополнительных отпусках», на которые мы не раз уже ссылались, были утверждены еще в 1930 году (хотя, конечно, с тех пор они пережили уже несколько редакций).

Ниже представлен расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении (пример).

Компенсация за неиспользованный отпуск в 2019 г.: расчет

Инженер Красильщиков А.Н. увольняется из ООО «Калейдоскоп» 31 мая 2019 года. В этой организации он работает с 12 февраля 2018 года. В 2018 году ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В соответствии с Положением об оплате отпусков ООО «Калейдоскоп» количество дней неиспользованного отпуска при подсчете округляется в бОльшую сторону до целого.

Средний дневной заработок работника равен 1622 руб.

За период начиная с 12 февраля 2018 года Красильщиков А.Н. отработал в организации 1 год (12.02.2018 - 11.02.2019), 3 месяца (12.02.2019 - 11.05.2019) и 20 дней (12.05.2019 - 31.05.2019). Поскольку его последний рабочий месяц отработан более чем на половину, в расчете он принимается за целый месяц. То есть период работы инженера в ООО «Калейдоскоп»для целей расчета компенсации - 1 год и 4 месяца.

Количество неиспользованных им дней отпуска составит: 23,3 дн. (28 дн. + 28 дн./12 мес. х 4 мес. - 14 дн.). С учетом округлений: 24 дн.

Компенсация за не отгулянный отпуск при увольнении 2019 равна: 38 928 руб. (24 дн. х 1622 руб.)

Компенсация за неиспользованный отпуск: когда выплачивается

Полностью рассчитаться с работником работодатель должен в день его увольнения, т. е. в последний день его работы (ст. 140 ТК РФ). В этот срок работнику должны быть выплачены причитающиеся ему зарплата и премии, компенсация за неиспользованный отпуск, а также иные компенсации, предусмотренные законодательством, трудовым или коллективным договором, локальным нормативным актом.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

В нынешней непростой экономической ситуации многих интересует, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск, если увольняться работник не собирается. Но прежде чем отвечать на вопрос - как, надо понять - а можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения.

Замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае, когда работнику положен отпуск продолжительностью более 28 календарных дней, и он сам изъявил желание получить компенсацию вместо отпуска, предоставляемого сверх этих 28 дней (ст. 126 ТК РФ). Для этого он должен написать заявление. Однако последнее слово все равно остается за работодателем: именно он решает - отправить работника в отпуск или выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Есть и суды, которые поддерживают данную позицию (Определение Верховного суда Республики Коми от 15.08.2011 N 33-4410/2011).

С учетом сказанного выше, положенный работнику , может быть заменен компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Поскольку он предоставляется сверх основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Если вы, как работодатель, решили просьбу работника удовлетворить, то должны издать приказ о замене части отпуска компенсацией. Утвержденной формы такого приказа нет, поэтому он составляется в произвольной форме.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией (образец)

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»ПРИКАЗ 04.06.2019 N 10-лс

г. Москва

О замене части отпуска денежной компенсации

В соответствии со ст. 126 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

Ведущему инженеру Кургузову Г.Н. заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого за период с 23.03.2018 по 22.03.2019, превышающего 28 календарных дней, в количестве трех календарных дней.

Основание: заявление Кургузова Г.Н. от 31.05.2019 N 2.

Генеральный директор (подпись) Злобин И.В.

С приказом ознакомлен:

ведущий инженер 04.06.2019 (подпись) Кургузов Г.Н.

Компенсация вместо отпуска в кадровых документах

Если вы решили выплатить работнику по его заявлению компенсацию за часть неиспользованного им отпуска, то данный факт нужно отразить в личной карточке работника. В форме N Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) в раздел VIII «Отпуск» указывается:

в графе 4 «Количество календарных дней отпуска» - число дней, замененных компенсацией;
в графах 5-6 «Дата начала» и «Дата окончания» - комментарий о том, что дни отпуска заменены компенсацией;
в графе 7 «Основание» - приказ (с реквизитами) о замене отпуска компенсацией.

В графике отпусков по форме N Т-7 (

Отпуск - это время законного отдыха сотрудника. Он предоставляется ежегодно и составляет не менее 28 календарных дней. Часто возникают ситуации, вызванные производственной необходимостью или личными обстоятельствами, когда нет возможности использовать все заслуженные дни полностью. В таких случаях работников интересует вопрос как оформить и получить компенсацию за неиспользованный отпуск. В статье мы обозначим ключевые особенности начисления этой денежной выплаты, а также рассмотрим частные случаи расчета материального возмещения.

Возмещение отпуска денежной компенсацией

Право каждого сотрудника на отдых закреплено законодательными актами РФ.

Ст. 37 Конституции РФ:

“Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.”

Ст. 144 Трудового Кодекса РФ:

“Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.”

Как получить компенсацию за отпуск деньгами? В случае, если длительность законного отдыха составляет более 28 календарных дней, эти излишки могут быть возмещены работнику в виде денежных выплат. О чем говорится в ст. 126. Трудового Кодекса РФ “Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией”

“Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.”

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией допускается в случае разницы между минимальным сроком отпуска (28 дней) и количеством дней отдыха, положенных работнику по закону. Исключением станут:

беременные женщины,
служащие младше 18-ти-летнего возраста,
сотрудники, работающие с вредными веществами

Ст.126 Трудового Кодекса РФ.

“Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом).”

Из этого следует, что выплата компенсации за неиспользованный отпуск беременной женщине законом не предусмотрена. Такие сотрудницы обязаны использовать время положенного отдыха в полном объеме. Компенсация вместо отпуска также невозможна, поскольку минимальное количество дней обязательно должно быть использовано сотрудником.

Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется несколькими характеристиками и зависит от количества неиспользованных дней отпуска и размера среднего заработка служащего.

Поскольку такая выплата не является отпускными или суммой, связанной с оплатой труда, то в справке о доходах рекомендуется указывать код дохода НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск, как 4800 и отражать ее в категории “Иных доходов”.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией в 2019 году? Частные случаи выплаты возмещения

Размер компенсации при отпуске без сохранения заработной платы будет зависеть от продолжительности последнего. В подсчет стажа, который дает право на ежегодный отдых, берется фактический период отпуска без сохранения зарплаты, но не более 14 дней, независимо от причин ухода в такой отпуск. При этом остаток, превышающий эти две недели “отодвигается” на конец рабочего года.

Положена ли компенсация за неотгуленный отпуск совместителю? Лицам, оформленных согласно трудового договора по совместительству, денежное возмещение неиспользованных дней отдыха рассчитывается и выплачивается на общих основаниях

Статья 286 Трудового Кодекса РФ:

“Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.”

Компенсация работникам фирмы банкрота выплачивается в обязательном порядке каждому уволенному сотруднику, даже если предприятие объявило о банкротстве и вступило в стадию ликвидации. Отказ работодателя может стать поводом для судебных разбирательств и грозит ему дополнительными расходами. Компенсация работникам при ликвидации предприятия также должна быть выплачена в полном объеме и в срок, установленный действующим законодательством.

При исчислении компенсации за неиспользованный отпуск при сокращении штата используется та же методика, что и при расчете ежегодных отпускных. В учет берется общее количество неиспользованных дней за весь период работы, а не только за текущий трудовой год.

Денежная компенсация за неиспользованные отпуска за несколько лет без увольнения в 2019 году

Проработав на предприятии несколько лет, работники принимают решение уволиться. Это может произойти в силу личных обстоятельств или по причине сокращения. Но прямой обязанностью работодателя будет выплата выходных пособий, в том числе и денежного возмещения за неиспользованный дополнительный отпуск прошлых периодов.

Статья 127 Трудового Кодекса РФ

“При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.”

Часто у работников возникает вопрос, неиспользованный отпуск сгорает или нет в 2019 году? Согласно закона, в расчет компенсации берутся все неиспользованные дни, независимо от периода, за который они были насчитаны. Поэтому на вопрос пропадает ли неиспользованный отпуск можно ответить отрицательно. При этом отказ работодателя выплатить возмещение за все предыдущие периоды будет считаться неправомерным и подлежит обжалованию в вышестоящих органах. Однако со вступлением в силу Конвенция № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 г.)» во внимание берется срок исковой давности, который составляет три месяца. Это период, в который работник может обжаловать действия руководителя. Неиспользованные дни отпуска за прошлые годы рассчитываются отдельно за каждый рабочий год, а при исчислении размера итоговой суммы суммируются и умножаются на среднедневной заработок служащего.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией в 2019 году таит в себе множество нюансов и “подводных камней”. Поэтому, в случае невыплаты компенсации или начисления ее в неполном объеме, перед подачей искового заявления в суд рекомендуем проконсультироваться с опытными практикующими юристами.

Калькулятор компенсации при увольнении производит расчет в несколько этапов. Сначала определяется количество календарных дней неиспользованного отпуска, за которые работнику положена компенсация. Затем производится расчет самой суммы компенсации. Для этого необходимо знать размер среднедневного заработка увольняющегося работника. Кстати, при необходимости, калькулятор поможет рассчитать и среднедневной заработок.

Расчет компенсации за неиспользованный отпуск: формула

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается по следующей формуле:

Количество неиспользованных отпускных дней по общему правилу определяется как произведение количества дней отпуска, положенных работнику за каждый месяц работы (годовой отпуск делим на 12), на количество месяцев, отработанных у конкретного работодателя, за минусом уже отгулянных дней отпуска.

Обратите внимание на то, что при подсчете количества месяцев, отработанных у работодателя, есть свои особенности (п.35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169). Так, если работник отработал меньше половины месяца, то из расчета этот месяц исключается, если же половину и более - данный месяц учитывается как целый. Как нам разъяснили в Роструде, если в месяце 31 день, то половина - это 16 дней, а если в месяце 29 дней, то половина - это 15 дней.

Компенсация за неиспользованный отпуск, если отпуск предоставляется в рабочих днях

Определенным категориям работников отпуск предоставляется не в календарных, а в рабочих днях. К примеру, к таким работникам относятся сезонные работники (ст.295 ТК РФ), а также сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст.291 ТК РФ). Так вот, компенсация за неиспользованный отпуск этим работникам рассчитывается по той же формуле, что и работникам, которым отпуск предоставляется в календарных днях (см. формулу выше). Однако количество неиспользованных дней отпуска считается иначе:

Срок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Все расчеты с работником при его увольнении работодатель обязан произвести в последний день работы этого сотрудника (ст.140 ТК РФ). Соответственно, компенсацию за неиспользованный отпуск работник должен получить также в свой последний рабочий день.

Ответственность за невыплату компенсации за неиспользованный отпуск

Если работодатель не выплатит увольняющемуся работнику компенсацию за неиспользованный отпуск, а трудинспекция узнает об этом (например, работник напишет жалобу), то работодателя оштрафуют. Размер штрафа составляет (ч.6 ст.5.27 КоАП РФ):

от 30000 руб. до 50000 руб. - для юрлица-работодателя;
от 10000 руб. до 20000 руб. - для должностных лиц юрлица-работодателя;
от 1000 руб. до 5000 руб. - для ИП-работодателей.

Кстати, если компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель выплатит, но с нарушением установленного срока, то вместе с этой компенсацией работодатель обязан выплатить работнику еще и другую компенсацию - за задержку трудовых выплат (ст.236 ТК РФ). Ее размер может рассчитать наш .

Право на отдых закреплено Конституцией РФ в числе неотъемлемых прав гражданина. Если же воспользоваться положенными отпуском сотруднику не удалось (независимо от причины - будь то загруженность по работе или прекращение трудовых отношений до срока наступления отпуска по графику), при увольнении неиспользованные свободные дни подлежат компенсированию со стороны нанимателя в денежной форме. Подсчёт суммы компенсации почти всегда связан с некоторыми затруднениями, ведь для расчётов используется сразу две величины - среднедневной заработок и число дней оставшегося отпуска - каждая из которых имеет свои особенности.

Право трудящегося на возмещение за неиспользованный отпуск: основы ТК РФ и некоторые особенности

Право гражданина на получение материального возмещения за неиспользованные дни отпуска вне зависимости от причин и обстоятельств увольнения предусмотрено статьёй 127 ТК РФ.

Не следует путать возмещение отпуска, выплачиваемое при увольнении, с заменой его остатка компенсацией. В последнем случае возмещению подлежит часть дней отдыха, превышающая 28 обязательных дней. Кроме того, не допускается такая замена для некоторых категорий трудящихся (женщины в положении, несовершеннолетние, лица, занятые на вредном для здоровья или опасном для жизни производстве).

Анализ норм, регулирующих вопросы предоставления положенных дней отдыха или денежного возмещения за них при увольнении, позволяет сделать следующие выводы:

Компенсация предоставляется за оставшиеся неотгуленными дни отдыха независимо от их количества и индивидуального рабочего года, в течение которого было заработано право на эти дни.
Для сотрудников, которые проработали у нанимателя меньше чем 11 месяцев (5,5 месяцев - для увольняющихся по сокращению штатной численности, при ликвидации компании, из-за призыва в армию или негодности к работе) установлен особый порядок расчёта компенсации.
Неотгуленные дни отпуска могут быть представлены непосредственно перед увольнением. При этом последний день отдыха будет считаться последним днём работы, день расчёта - предшествующий отпуску рабочий день, а заявление об увольнении работник вправе отозвать до начала течения срока отпуска. Предоставление отпуска возможно и в ситуации, когда его продолжительность выходит за временные рамки заключённого с работником срочного контракта.
Если сотрудник использовал больше дней отпуска, чем ему положено исходя из отработанной части текущего рабочего года, наниматель вправе удержать излишне выплаченную сумму отпускных (но не более 20% от начисленных выплат) из причитающегося при увольнении окончательного расчёта (ситуации-исключения перечислены в п. 2 правил об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930).
Возмещение высчитывается исходя из среднедневной зарплаты гражданина и числа дней положенного отдыха, которыми он не воспользовался.

Как рассчитать количество дней, подлежащих возмещению

Правовой основой для подсчёта положенных к компенсированию при увольнении дней отдыха являются Правила об очередных и дополнительных отпусках от 30.04.1930 (последняя редакция от 20.04.2010).

Отправной точкой к началу расчётов должно стать вычисление стажа труда, определяющего право на отпуск, и установление временных границ текущего рабочего года для данного сотрудника. Так, стаж труда у нанимателя начинает течь со дня приёма на работу, а заканчивается днём увольнения (включительно). Из стажа следует вычесть периоды:

неявки на работу без уважительных причин;
общей продолжительности социальных отпусков без оплаты труда в части, превышающей 14 дней за период, дающий право на ежегодный отпуск;
пребывания в отпуске по уходу за ребёнком.

Далее исходя из полученного общего стажа сотрудника устанавливается порядок исчисления подлежащих компенсированию дней отпуска. В соответствии с пп. 28–29 Правил особый порядок исчисления установлен для лиц, отработавших у нанимателя менее 11 месяцев (менее 5,5 месяцев - для перечисленных в предыдущем разделе категорий увольняющихся) - за каждый отработанный месяц (при условии, что продолжительность отпуска по трудовому соглашению от 28 дней до 1 месяца) оплачивается двухдневный средний заработок. К слову, такой же порядок применяется и для временных работников (трудящихся по срочному контракту, заключённому не больше, чем на двухмесячный срок).

Пример расчёта (1)

Водитель служебного автомобиля С. П. Георгиев будет уволен по взаимному согласию сторон 2 сентября 2016 года. Он трудится на предприятии с 21 сентября 2015 года. Согласно трудовому договору он вправе рассчитывать на ежегодный отпуск - 28 календарных дней. За всё время труда Георгиев 2 раза был в отпуске без содержания, общая продолжительность периода отсутствия составила 30 дней. Расчёт стажа, определяющего право на отпуск:
11 месяцев 13 дней (с 21.09.2015 по 19.09.2016) - (30 дней -14 дней) = 10 месяцев 28 дней.
Согласно п.35 Правил 28 дней следует округлить до целого месяца. Таким образом, исходя из проработанного на предприятии времени С.П. Георгиеву полагается компенсация за 22 дня отпуска (2 х 11 месяцев).

Общий порядок расчёта отпускных дней

Для тех, кто проработал в компании больше 11 месяцев (более 5,5 - в отдельных вышеозначенных ситуациях), применяется общий порядок расчёта отпускных дней, именуемый полной компенсацией. Основные его принципы таковы:

На каждый рабочий год насчитывается число дней одного ежегодного отпуска в соответствии с контрактом.
Рабочий год для каждого работника определяется индивидуально: он начинает течь со дня приёма на работу, из него вычитается время, не относящееся к стажу, определяющему право на отпуск (в соответствии с вышеприведённым списком).
Возмещению подлежат неотгуленные дни отдыха вне зависимости от того, заработал ли на них сотрудник право в текущий или в предыдущие рабочие годы.
За текущий (чаще всего, не до конца отработанный) год число подлежащих возмещению дней высчитывается пропорционально проработанным за это время месяцам. При этом 15 и больше дней принимаются за целый месяц, менее 15 дней в расчёте не участвуют (п. 35 Правил).

Пример (2)

Станочница Н.А. Яковлева будет уволена по собственной инициативе 5 сентября 2016 года. Она работает на предприятии с 5 мая 2010 года. За это время она была в отпуске за свой счёт 19 дней (с 07.07.2010 по 25.07.2010) и в отпуске по уходу за ребёнком (с 15.10.2011 по 10 августа 2014). Ежегодно Яковлевой полагается отпуск длительностью 28 дней. Индивидуальные расчётные периоды с числом использованных Яковлевой дней отпуска могут быть представлены в следующем виде:
с 05.05.2010 по 10.05.2011 (из периода вычтено 5 дней - отпуск без содержания, срок которого больше 14 дней) - за период предоставлено 28 дней отпуска;
с 11.05.2011 по 06.03.2015 (из периода вычтено время отпуска по уходу за ребёнком, но не будет ошибкой, если временные рамки периода будут обозначены с 07.03.2014 по 06.03.2015) - за период использовано 28 дней отпуска;
с 07.03.2015 по 06.03.2016 - использовано 24 дня отпуска;
с 07.03.2015 по 06.03.2017 - отпуск не предоставлялся.

В текущем трудовом году с учётом правил округления числа дней в месяцах (п. 35 Правил) Яковлевой полагается отпуск за 6 проработанных месяцев. Расчёт дней отпуска:
28 дней/ 12 месяцев × 6 месяцев = 14 дней.
Кроме того, компенсировать надлежит и 4 дня неиспользованного отдыха за предыдущий период, а всего - 18 дней.

Расчёт среднедневной зарплаты

Средняя зарплата, применяемая при подсчёте возмещения за неотгуленные дни отпуска, вычисляется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ №922 от 24.12.2007 (последняя редакция от 15.10.2014). При расчёте среднедневного заработка используются две величины - число рабочих дней за годовой расчётный период и размер дохода, связанного с оплатой труда, за этот же период.

Общие правила установления расчётного периода для подсчёта средней зарплаты в целях возмещения неотгуленных дней отпуска таковы:

В учёт берутся 12 полных календарных месяцев перед датой увольнения.
Из полученного периода вычитается время фактического отсутствия (в т. ч. больничные и отпуска). Если таким образом исключается весь период, его следует сдвинуть на год назад.
Для расчёта возмещения за отпуск, рассчитываемый в рабочих днях, за основу при подсчёте отработанных дней берётся производственный календарь при 6-дневной рабочей неделе.
При суммированном учёте рабочего времени и расчётный период, и сама средняя зарплата рассчитывается в часах, а не в днях.
За число дней в полном календарном месяце принимается 29,3. При этом формула расчёта дней для неполного месяца такова: 29,3/фактическое число дней в месяце × число календарных дней, входящих в проработанное время.

Пример расчёта общего числа отработанных дней (3)

Расчётный период для подсчёта среднедневной зарплаты станочницы Н.А. Яковлевой (см. пример 2) - 09.2015 - 08.2016. За эти месяцы она не была в отпуске, но имела периоды нетрудоспособности - с 15.12.2015 по 23.12.2015 (9 календарных дней) и с 11.04.2015 по 15.04.2015 (5 календарных дней). Соответственно, полных отработанных месяцев - 10, неполных - 2.
Порядок вычисления расчётного периода:
10 месяцев × 29,3 дня + (29,3/31 × (31–9)) дней + (29,3/30 × (30–5)) дней = 293 + 20,79 + 24,41 = 338,2 дня.

После того как определён расчётный период, можно приступать к определению второй необходимой величины - суммы доходов за этот же период. Основные правила при этом:

исключение всех выплат, носящих социальный и компенсационный характер (учитываются зарплата, надбавки и бонусы к ней, вознаграждения, гонорары и т. д., не учитываются - больничные, отпускные, матпомощь и пр.);
включение премиальных выплат пропорционально части расчётного периода, на которую они приходятся (например, «тринадцатая зарплата» учитывается в 1/12 части за каждый месяц, входящий расчётный год) и по одной выплате на показатель труда за каждый месяц.

Пример расчёта доходов за отработанный период (4)

За период 09.2015 - 08.2016 станочница Н.А. Яковлева (см. примеры 2–3) получила общий доход 270 000 р. Из них 10 000 р. получено в качестве оплаты двух больничных листов, 20 000 р. - премия по итогам работы за 2015 год (так называемая «тринадцатая» зарплата). Расчёт дохода:
270 000 р. - 10 000 р. - (20 000 р./12 месяцев) = 258 334 р.

Формула для подсчёта среднедневного заработка

Сумма доходов за расчётный период/число отработанных дней за расчётный период.

Пример расчёт среднедневного заработка (5)

Расчёт среднедневного заработка для станочницы Н.А. Яковлевой:
258 334 р./338,2 дня = 763, 85 р.

Формула и пример расчёта компенсации за неотгуленный отпуск

Исходя из полученных величин - числа дней положенного, но не использованного отпуска и среднедневного заработка - очень просто высчитать сумму возмещения. Формула такова:

Сумма возмещения = число дней неотгуленного отпуска × среднедневной заработок.

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск для станочницы Н.А. Яковлевой:
18 дней х 763,85 р. = 13 749 р.

Налогообложение, страховые взносы и другие удержания

Компенсация за неиспользованный отпуск облагается налогом на доходы физических лиц

Сумма начисленного возмещения за оставшиеся неотгуленными дни отпуска облагается НДФЛ и страховыми взносами (ст.217 НК РФ, ст. 9 ФЗ №212 от 24.07.2009). При этом налог должен быть перечислен непосредственно в день получения сотрудником выплаты, взносы в ПФ и ФСС - до 15 числа следующего за днём увольнения календарного месяца.

По мнению ФНС России выплата за неиспользованный отпуск должна быть отражена в Справке о доходах физических лиц по форме N 2-НДФЛ с указанием кода 4800 справочника «Коды доходов» Приложения N 2 к форме N 2-НДФЛ.

Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 N 3–5-04/380 «О налогообложении доходов физических лиц»

После удержания из начисленной суммы компенсации налогов и сборов (при наличии соответствующего исполнительного листа в отношении увольняющегося) из оставшейся суммы в обязательном порядке удерживаются алименты и другие указанные судебным приставом долги в установленных размерах.

В какой срок нужно произвести выплаты?

Как и все выплаты, положенные сотруднику при расторжении трудового договора, возмещение за отпуск выплачивается в последний день его работы (ст. 140 ТК РФ). В противном случае нанимателя ожидает материальная ответственность за задержку окончательного расчёта в размере 1/300 ставки рефинансирования от просроченной суммы ежедневно (ст. 236 ТК РФ).

Документальное оформление

Основанием для увольнения, а, соответственно, и для начисления предусмотренных законом выплат являются следующие документы:

Заявление работника - в случаях, когда его наличие предполагается исходя из порядка увольнения по используемому основанию. Так, при увольнении в связи с завершением деятельности организации, сокращением штатной численности, за прогул и т. д. процедура не требует составления заявления. Напротив, при увольнении по собственной инициативе заявление работника - обязательный документ. Тем не менее включение в заявление требования о выплате возмещения - вовсе не обязательное условие: эта выплата начисляется независимо от пожелания работника, так как она прямо предусмотрена законом. Об обязательности включения соответствующего требования в заявление следует говорить лишь в случае, если сотрудник желает воспользоваться положенными днями отдыха перед увольнением.
Распорядительный документ - приказ об увольнении. Приказ об увольнении составляется на бланке типовой формы Т-8, включение указания бухгалтерии на необходимость выплаты компенсации в которой не предусмотрено.
Записка-расчёт выплат, положенных при увольнении, - составляется в соответствии с унифицированной формой Т-61.

Образец заявления об увольнении с предоставлением отпуска

Просьбу об учёте неиспользованных дней отпуска перед увольнением целесообразно включать в заявление об увольнении лишь в случае, если работник желает воспользоваться днями отпуска перед уходом

Образец приказа об увольнении: форма Т-8

Унифицированная форма Т-8 не требует включения в приказ указания о выплате компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация неиспользованных дней отпуска при увольнении оформляется справкой-расчётом по форме Т-61

На оборотной стороне формы Т-61 указываются все данные, использованные при расчёте выплат, положенных при увольнении

Спорные ситуации и пути их решения

Большинство спорных ситуаций при компенсировании дней оставшегося отпуска возникает по двум причинам:

Оспаривание правильности и законности расчётов, в частности, определения числа неиспользованных дней отдыха. Чаще всего затруднения возникают в части установления временных границ текущего рабочего периода, ошибки при этом влекут за собой неправильный подсчёт положенных дней отпуска. Во избежание такого рода спорных ситуаций необходимо чётко следовать в вычислениях правилам, предусмотренным указанными выше постановлениями Правительства РФ.
Несогласие работника на удержание оплаты за отгуленные авансом, но не заработанные на день увольнения дни. В целях предупреждения возникновения судебных споров целесообразно строго руководствоваться правилами ст. 137 ТК РФ, в частности: учитывать основание увольнения и брать письменное согласие гражданина на произведение удержаний.

Исчисление суммы возмещения за неотгуленный отпуск - процесс многоэтапный, требующий от бухгалтера точного следования правилам, установленным сразу нескольким нормативными актами. Рассчитывается эта выплата для любого случая увольнения, в том числе и обусловленного виновным поведением сотрудника. В случае если в процессе расчёта будет установлено, что отпуск сотрудник отгулял наперёд, соответствующую сумму компенсации в некоторых случаях можно удержать.

Поделитесь с друзьями!