О переходе на электронный документооборот в кадровой службе говорят давно. Но не все документы могут существовать только в компьютере. Требования трудового законодательства, правила оформления, а иногда и содержание кадровых документов объясняют тот факт, что до сих пор большая их часть создается в бумажном виде и подшивается в дела по особым правилам. Не так давно в Трудовом кодексе РФ появились нормы о дистанционной работе, а вместе с ними и понятие электронных кадровых документов. Об особенностях этой документации и правилах работы с ней читайте в нашей статье.
В настоящее время основные документы, связанные с трудовыми отношениями, в обязательном порядке оформляются на бумажном носителе, хотя составляются они, как правило, с использованием современных автоматизированных технологий, т. е. имеются на электронных носителях. Это вызвано разными причинами, назовем лишь самые важные.
Причина 1. Работников необходимо под роспись знакомить с большинством кадровых документов. В отдельных ситуациях это является требованием Трудового кодекса РФ.
В соответствии со ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. А приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Причина 2. Архивное законодательство предусматривает длительное хранение многих кадровых документов на бумажных носителях.
Причина 3. Отдельные документы (например, трудовые книжки) существуют только в рукописном виде.
Вместе с тем безбумажные технологии начинают использоваться в кадровой службе все активнее. В этой статье мы расскажем об основных способах автоматизированной работы с бумажными документами, а также о видах и правилах обработки документов электронных.
АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.
Словарь кадровика Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления
В кадровой службе обрабатываются документы:
- входящие (поступающие из других организаций);
- исходящие (отправляемые в другие организации);
- внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).
Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.
Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:
- входящие - от получения до исполнения;
- исходящие - от создания до отправки;
- внутренние - от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
- набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.
Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?
Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.
Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.
1. Электронное согласование документов.
Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.
Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.
Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.
Как организовать электронное согласование документов?
Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:
При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).
2. Регистрация документов.
Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов со сроками хранения).
Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?
Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;
НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.
Как автоматизировать процесс регистрации документов?
Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.
Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.
С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?
При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.
1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.
Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.
2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.
Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения - 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).
В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.
3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики - например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.
4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.
5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.
Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде
Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.
Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.
Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.
Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.
Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.
Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.
Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?
Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
3. Контроль исполнения документов.
Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.
При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ
НА № 6‘2013Внесение очередных изменений в трудовое законодательство позволяет говорить о начале перехода к безбумажным технологиям при документировании работы с персоналом. Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ в ТК РФ введена новая глава 491 «Особенности регулирования труда дистанционных работников» (вступила в силу 19 апреля 2013 г.), где впервые говорится об обмене электронными документами между работодателем и работником.
Вопрос о необходимости правового регулирования труда дистанционных работников обсуждался не год и не два - на практике такая организация работы «неофициально» существует уже довольно давно. Теперь дистанционные работники трудятся легально.
Потребность в переходе от бумажных документов к электронным вызвана прежде всего особенностью самой дистанционной работы, под которой понимается выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет (ч. 1 ст. 3121 ТК РФ).
В ТК РФ прямо сказано, что дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе (ч. 2 ст. 3121 ТК РФ) и на них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права (ч. 3 ст. 3121 ТК РФ).
Все это означает, что в целом дистанционные работники должны быть оформлены на работу по общим правилам, в том числе с соблюдением требований к документированию трудовых отношений. При этом традиционные документы, составленные на бумажном носителе, могут заменяться электронными фактически во всех ситуациях, возникающих в работе с персоналом.
Чем документы, оформляемые для дистанционного сотрудника, отличаются от обычных кадровых документов?
Составляемые для дистанционного работника электронные документы по форме и содержанию в целом соответствуют традиционным бумажным аналогам, содержат те же реквизиты: наименование организации, вид документа, дату регистрации, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, текст, подпись, визы согласования (при необходимости), визы ознакомления. Оформление этих реквизитов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Однако информация, содержащаяся в этих документах, представлена не в бумажном, а в электронном виде и передается с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, поэтому совершенно иначе оформляется один из самых главных реквизитов документов, непосредственно влияющий на их юридическую силу, - реквизит «Подпись», а также реквизит «Виза ознакомления работника с документом».
Электронная подпись
Обмен электронными документами требует применения нового вида подписи - электронной. Отсутствие ее у гражданина (будущего дистанционного работника) не позволит перейти к безбумажным информационным технологиям при документировании работы с кадрами.
Статья 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее - Закон об электронной подписи) определяет такую подпись как информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.
Статьей 5 Закона об электронной подписи предусмотрены два ее вида:
Вид 1. Простая электронная подпись - посредством кодов, паролей или иных средств она подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
Вид 2. Усиленная электронная подпись, она может быть неквалифицированной и квалифицированной.
Неквалифицированная электронная подпись:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств электронной подписи.
Квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Законом об электронной подписи.
Какой вид электронной подписи используется при обмене электронными документами между работодателем и дистанционным работником?
Об этом прямо сказано в ч. 4 ст. 3121 ТК РФ: если предусмотрено взаимодействие дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя путем обмена электронными документами, используются усиленные квалифицированные электронные подписи.
Создает сертификаты ключей проверки электронных подписей, выдает такие сертификаты лицам, обратившимся за их получением (заявителям), устанавливает сроки действия сертификатов, аннулирует их и т. д. удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (ст. 2, 13 Закона об электронной подписи).
Установлен ли срок действия квалифицированной электронной подписи?
Обратите внимание! Если удостоверяющий центр признан уполномоченным федеральным органом соответствующим требованиям Закона об электронной подписи, то он получает аккредитацию (ст. 2, 15 Закона об электронной подписи)
Квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий (ст. 11 Закона об электронной подписи):
- квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром;
- квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа или на день проверки действительности указанного сертификата;
- имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи;
- квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены).
Планируем заключать трудовые договоры с дистанционными сотрудниками. Задумались о том, что в электронном документообороте нужно будет применять усиленные электронные подписи. Возникают ли у работника и работодателя дополнительные обязанности в связи с получением и использованием усиленной электронной подписи?
Обязанности участников электронного взаимодействия при использовании усиленных электронных подписей установлены ст. 10 Закона об электронной подписи.
Обязанность 1. Обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей.
Обязанность 2. Уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении.
Обязанность 3. Не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена.
Обязанность 4. Использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.
Обратите внимание на очень важные положения ст. 6 Закона об электронной подписи. Там определены условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами
Ситуация 1. Документы, необходимые для приема на работу в соответствии со ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в форме электронного документа (ч. 3 ст. 3122 ТК РФ), т. е. могут быть высланы по электронной почте.
Введение в практику организации обмена электронными документами, безусловно, требует внесения соответствующих дополнений в правила внутреннего трудового распорядка, а порядок осуществления электронного документооборота и требования к его организации должны быть, на наш взгляд, изложены в Инструкции по кадровому делопроизводству.
При высылке будущим дистанционным сотрудником работодателю сканированных личных документов неизбежно встает вопрос о подтверждении их подлинности. Некоторые кадровики не без основания полагают, что во избежание подделок, например, документов об образовании и квалификации сканировать нужно не только оригиналы этих документов, но и их нотариально заверенные копии.
Мнение эксперта
 Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Кто должен оплачивать создание электронной подписи дистанционного сотрудника? Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо выполнить следующие действия. 1. Изготовить квалифицированный сертификат ключа (с ограниченным сроком действия - например, один год). 2. Изготовить сертифицированный защищенный носитель с определенным объемом защищенной памяти. 3. Приобрести бессрочную лицензию на право использования средства криптографической защиты информации (СКЗИ): сублицензионный договор на передачу СКЗИ и уведомление с кодом активации. 4. Приобрести универсальный установочный диск со специальным программным обеспечением и инструкцией по его использованию. 5. Периодически получать консультационную техническую поддержку. 6. Установить и настроить программное обеспечение на компьютере сотрудника (при необходимости). Для этого нужно заключить договор на предоставление услуг со специализированным удостоверяющим центром в данном регионе, имеющим лицензии ФСБ:
Например, электронные подписи оформляют ООО «Такском», УЦ «Тензор», УД «Б2Б Коннект», удостоверяющий центр ОАО «СДО», ФГУП «ЦентрИнформ», ОАО «Электронная Москва», (РАЦ) ООО «ИнфоЦентр», УЦ ООО «Кордон» и др. Все это обойдется работнику в несколько тысяч рублей (в зависимости от региона России). Работодатель не обязан компенсировать работнику такие расходы. Но если он согласится все же это сделать, взятое им на себя обязательство нужно будет отразить в трудовом договоре с дистанционным работником (ч. 1 ст. 3123 ТК РФ). Там же следует указать, подробный перечень компенсируемых расходов на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи, порядок и сроки выплаты компенсации. При принятии работодателем такого решения встает вопрос о возможности признания компенсированных работнику расходов в целях налогообложения прибыли. При этом позиция Минфина и ФНС России по этому вопросу пока не выработана. Может ли работодатель получать электронную подпись за работника, т. е. по своему месту нахождения? Что нужно для этого - доверенность от работника? Работодатель не может оформить электронную подпись на работника. Дистанционный сотрудник должен сделать это сам, обратившись в региональный удостоверяющий центр по месту своего нахождения и представив туда:
Оформленной по всем правилам электронной подписью работник сможет пользоваться в личных целях, в том числе для подписания трудового договора о дистанционной работе, и на портале государственных услуг (www.gosuslugi.ru). Такой порядок получения электронной подписи физическим лицом объясняется следующими обстоятельствами. Владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - это лицо, которому в установленном п. 4 ст. 2 Закона об электронной подписи порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи. Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи содержит в своей структуре:
И даже тогда, когда электронная подпись оформляется для юридического лица на уполномоченное лицо (не руководителя организации), структура будет такой же. При этом статус владельца электронной подписи остается за юридическим лицом. Оно выступает владельцем соответствующего квалифицированного сертификата, а уполномоченное физическое лицо действует от его имени на основании учредительных документов (руководитель организации). Оформление организацией электронных подписей на уполномоченных лиц производится для обеспечения ее деятельности - сдачи отчетности в электронном виде, участия в электронных торгах и т. д., - а не в интересах сотрудников. Осуществление дистанционным работником электронного обмена документами с помощью полученной для него работодателем электронной подписи есть не что иное как личное использование такой подписи работником. И как сказано выше, по документам сотрудника организация это сделать не сможет. Оформление квалификационного сертификата ключа по удостоверению личности производится только для физических лиц. |
Ситуация 2. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с указанными документами может осуществляться путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3122 ТК РФ).
Особенности организации дистанционного труда могут быть отражены в специально разработанных локальных нормативных актах или в положениях и инструкциях, существенно отличающихся по содержанию от традиционно создаваемых документов для офисных работников.
Так, для дистанционных сотрудников целесообразно отдельно проработать и изложить в соответствующих документах вопросы (ст. 3123 ТК РФ):
- о порядке и сроках обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами;
- о порядке и сроках представления дистанционными сотрудниками отчетов о выполненной работе;
- о размере, порядке и сроках выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств;
- об охране их труда, особенно при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
В правилах внутреннего трудового распорядка необходимо указать особенности режима рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника. Как правило, этот режим устанавливается им по своему усмотрению, что тем не менее не освобождает работодателя от обязанности ведения табеля учета рабочего времени в соответствии с ч. 4 ст. 91 ТК РФ. Необходимо также установить порядок предоставления дистанционному работнику ежегодного оплачиваемого и иных видов отпуска (ст. 3124 ТК РФ).
В дальнейшем установленные работодателем нормы могут быть включены в трудовые договоры, заключаемые с дистанционными сотрудниками.
Ситуация 3. Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 3122 ТК РФ).
При оформлении трудового договора по обычаям делового оборота документ заверяется печатью. Электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.
При этом федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью (ст. 6 Закона об электронной подписи).
Ситуация 4. Если в соответствии с ТК РФ дистанционный работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с приказами работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, то он может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами (ч. 5 ст. 3121 ТК РФ).
- Кадровое делопроизводство
Ключевые слова:
1 -1
В сфере кадрового учета в числе тех, кто входит в цифровую эпоху «на низкой скорости». На государственном уровне ведутся эксперименты, результаты которых должны лечь в основу будущих законопроектов в сфере кадрового ЭДО. Основная причина столь долгой раскачки – 100% вовлеченность в цифровизацию всех участников трудовых отношений. Но низкая скорость не означает, что процесс не идет. Продвинутые компании уже сейчас переводят множество кадровых операций в цифровой формат. Какие кадровые документы уже можно перевести в электронный вид, какие выгоды это несет? Подробности в нашей статье.
Государство экспериментирует с кадровым ЭДО
Электронный документооборот – неизбежное будущее. Флагманом ЭДО является бухотчетность в надзорные органы. По экспертным оценкам, около 90% документов в электронном виде являются именно документами бухгалтерской отчетности. К цифровизации кадрового учета государство подходит осторожно. Пока оно в поиске оптимальных решений, экспериментирует: один пилотный проект завершен, на подходе второй.
Первый пилотный проект по внедрению электронного документооборота в кадровой сфере проходил с 23 марта по 1 октября 2018 года. В нем участвовали 11 крупнейших российских компаний, среди них «Российские железные дороги», «АвтоВаз», «Газпромбанк» и другие. Эксперимент показал следующие результаты: отсутствие унифицированных требований к универсальной цифровой подписи, высокая стоимость 100-ного охвата сотрудников цифровыми подписями, риск потери данных по техническим причинам.
Ожидается, что второй федеральный пилотный проект по вопросу внедрения электронного кадрового документооборота стартует с 1 января 2020 года и продлится два года. В проекте будут участвовать, по предварительной информации, около 10 компаний. Они сами смогут выбрать, какие кадровые документы перевести в электронный вид (без дублирования на бумаге), какие использовать виды электронной подписи (ЭП), с одним условием, что для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора должна использоваться усиленная квалифицированная электронную подпись (УКЭП). Цель данного эксперимента – снять преграды, выявленные в ходе первого эксперимента. Еще одно важное условие – работники этих компаний должны «дать добро» на участие в эксперименте, согласие должно быть отражено в их трудовых договорах.
Трудовые книжки «в цифре»
Отдельной строкой в кадровом ЭДО идет цифровизация трудовой книжки. Глобальный эксперимент по переводу ее в электронный вид прописан в одобренном правительством нацпроекте «Цифровая экономика».
Возможно, что уже с 1 января 2020 года станет обязательной передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности работников. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой. А с 1 января 2021 года электронный формат трудовых книжек должен стать основным. По данным Минтруда нововведение коснется 58,7 млн человек и 4,7 млн юридических лиц.
В электронном документе будут содержаться следующие данные: сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении и его основании. Данные об образовании и наградах в электронный вид не переносятся.
Форма документа пока публично не представлена (по данным на сентябрь 2019 года), ее должен разработать Пенсионный фонд РФ и утвердить в Минтруде.
С 2021 года бумажные трудовые книжки планируют упразднить. Сотрудникам, впервые устраивающимся на работу после 1 января 2021 года бумажная трудовая книжка заводиться не будет.
С 1 января 2020 года индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах.
Однако, возможен и другой сценарий развития событий. Дело в том, что Минтруд последнее время активно заявляет о сдвиге цифровизации трудовых книжек на один год. Есть вероятность, что до 29 октября 2019 года Минтруд внесет на утверждение законопроект с поправкой – в котором предлагается запуск электронного учета трудовой деятельности на базе ПФР начать не с 2020 года, а с 2021 года, при этом бумажные трудовые должны существовать параллельно с электронными еще несколько лет. Решение этого вопроса не за горами.
Преимущества кадрового ЭДО:
- Сокращаются сроки подписания кадровых документов.
- Появляется возможность бессрочной архивации документов.
- Сокращается время на поиск документов.
- Высвобождаются площади, занимаемые бумажными документами.
- Сокращаются расходы на бумагу, печать.
- Увеличивается скорость подготовки отчетности, повышается ее качество.
Какие кадровые документы уже сейчас можно перевести в цифровой формат
Несмотря на то, что старт массовой цифровизации кадрового ЭДО со стороны государства еще не дан, законодательство уже сейчас дает возможность использовать некоторые кадровые документы в электронном виде.
Какие кадровые документы уже сейчас можно оцифровать:
- электронный больничный,
- трудовой договор с дистанционным работником,
- акты выполненных работ по гражданско-правовым договорам,
- сведения персонифицированного учета и уплаченных страховых взносах.
- другие документы, не требующие подписи работника.
Как можно усовершенствовать кадровый документооборот прямо сейчас? Оцифровать его на уровне компании, то есть создать систему внутреннего кадрового электронного документооборота. Используя сервис СБИС ЭДО , вы сами можете выдать сотруднику электронную подпись и использовать ее для подписания внутренних документов в компании. Даже обходной лист, который сотрудник заполняет при увольнении, в СБИС становится электронным.
Какие документы спросить у человека при приеме на работу, какие данные из них нужно занести в систему, какие документы и отчеты распечатать, а какие можно отправить в электронном виде – СБИС ЭДО подскажет, как все сделать правильно.
СБИС учтет рабочее время сотрудников, проконтролирует время прихода и ухода, составит график отпусков. Кроме того, с помощью сервиса можно серьезно повысить нематериальную мотивацию сотрудников – за счет поздравлений, проведения внутренних конкурсов и т.п.
Подробнее познакомиться с электронными подписями можно в нашем Магазине ЭЦП , здесь есть электронные подписи под любые задачи компании.
Материал подготовлен: Наталией Голяковой
, экспертом департамента бухгалтерских услуг
«Бейкер Тилли Россия »
Что делается на государственном уровне
В 2017 году в РФ была утверждена "Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы", в рамках которой реализуется программа "Цифровая экономика". Одним из мероприятий данной программы является переход на безбумажное взаимодействие работников и работодателей и должна появиться законодательная база, позволяющая вести кадровые документы в электронном виде.
Минтруд России для внедрения электронного взаимодействия работника и работодателя запустил эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.
Участники эксперимента: ОАО "Российские железные дороги", АО "Газпромбанк", ПАО "АВТОВАЗ", ПАО "РОСБАНК", ПАО "Мечел", АО "Северсталь Менеджмент", ПАО "Ростелеком", ООО "Яндекс".
Цель эксперимента:
Протестировать механизм ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
Оценить затраты на внедрение и полученный эффект;
Выявить проблемы и риски при переходе на безбумажное взаимодействие.
По итогам эксперимента планируется подготовить предложения по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений, а также разработать и внести соответствующие изменения в законодательство Российской Федерации (не ранее IV квартала 2018 года).
Законопроект об использовании электронных документов при оформлении трудовых отношений
Законопроект разработан Минэкономразвития России в 2016 году. (Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" подготовлен Минэкономразвития России, не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)
Предполагалось, что электронную цифровую подпись (ЭЦП) на кадровых документах можно будет использовать при выполнении следующих условий:
Принят локальный нормативный акт работодателя, определяющий порядок использования электронной подписи;
Работник письменно ознакомлен с данным локальным нормативным актом;
Работодатель принял организационно-технические меры для использования электронной подписи (установил порядок проверки электронной подписи, хранения электронных документов и обеспечил целостность и неизменность документов, подписанных электронной подписью).
В законопроекте за работниками сохранялось право отказа от использования ЭЦП, а также был ограничен перечень документов, подписываемых ЭЦП, с целью защиты прав сотрудников. Запрет касался подписания ЭЦП документов о приеме на работу и увольнении, а также документов, связанных с материальной и дисциплинарной ответственностью работника.
Законопроект не принят, однако к концу этого года должна появиться новая редакция законодательных поправок по результатам эксперимента Минтруда.
Пробелы законодательства
В настоящий момент существуют законодательные пробелы, не позволяющие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
В соответствии с п. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации,
кроме случая , если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Таким образом, согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов.
Но отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего, ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками.
В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено .
Такие разъяснения также давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.
Принятие рисков
В настоящий момент внедрять использование электронных подписей на тех документах, для которых ТК РФ установлена необходимость подписания: трудовом договоре, дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, высоко рискованно.
Т.е. у компании есть выбор: либо принять рисковый подход, и внедрять электронный кадровый документооборот до принятия законодательных изменений, либо выбрать консервативную позицию и ожидать окончания эксперимента Минтруда и принятия соответствующего закона.
Судебная практика практически не сформирована
Определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014: в документах, требующих подписи работника, нельзя обойтись электронной формой (работника уволили на основании скана заявления об увольнении по собственному желанию. Работник выиграл суд, так как оригинал заявления об увольнении в деле отсутствовал, а квалифицированная электронная подпись не применялась).
Определение Московского областного суда от 21.04.2014 по делу N 33-8606/2014: ознакомление работника с копией приказа об увольнении, переданной с помощью технических средств, было признано допустимым из-за того, что работник находился далеко от места нахождения работодателя.
Сложности практического внедрения
Отсутствие в России готовых IT-решений для автоматизации кадрового документооборота; требует существенных инвестиций.
Высокая стоимость выпуска ЭЦП (с учетом выпуска квалифицированной электронной подписи на каждого сотрудника)
Сложность "массового" получения ЭЦП
Невозможность подписания документов задним числом (повышение рисков для работодателя)
Консервативность и низкая компьютерная грамотность некоторых работников
Переход на новый формат электронной подписи
Планировалось, что с 1 января 2019 года будет введен новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с ГОСТ Р 34.10-2012. А это значит, что участникам электронного документооборота необходимо было получить новые сертификаты электронной подписи с этой даты.
Переход на новый формат будет производиться в соответствии с выпиской из документа ФСБ России от 31.01.14 №149/7/1/3-58 «О порядке перехода к использованию новых стандартов ЭЦП и функции хэширования».
Предполагалось, что подписи, сделанные старым сертификатом (по ГОСТ Р 34.10-2001) после 1 января 2019 года, будут считаться недействительными. Контролирующие органы (ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат) такие документы не примут. Суды их также рассматривать не будут.
Однако 12.09.2018 Минкомсвязи России в своем Уведомлении «Об организации перехода на использование схемы электронной подписи по ГОСТ Р 34.10-2012" сообщило, что новый формат электронной подписи, разработанный в соответствии с национальным стандартом ГОСТ Р 34.10-2012, будет применяться в обязательном порядке с 1 января 2020 года, а не с 1 января 2019 года, как планировалось ранее.
Правовое обоснование:
Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 "О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы"
Приказ Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений»
Проект Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации" (подготовлен Минэкономразвития России) (не внесен в ГД ФС РФ, текст по состоянию на 25.04.2016)
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) "Об электронной подписи" (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017)
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.08.2018)
Федеральный закон от 07.07.2003 N 126-ФЗ (ред. от 03.08.2018) "О связи"
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
ГОСТ Р 34.10-2012. «Национальный стандарт Российской Федерации. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи" (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 07.08.2012 N 215-ст)
Какие ограничения накладывает текущее законодательство, чем руководствоваться сейчас и на что рассчитывать при автоматизации документооборота в перспективе?
Для чего нужна трансформация?
Выгода безбумажного документооборота очевидна — это и сокращение затрат, и экономия драгоценных человеко-часов, и прозрачность работ.
Бизнес старается оцифровать ключевые процессы, которые влияют на его доходность. При этом оптимизируются и массовые — с максимальной вовлеченностью персонала, это позволяет снизить издержки компании. Как результат, экономятся тонны бумаги, годы человеческого времени и миллиарды нервных клеток миллионов людей.
Взгляд сверху
По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 типов кадровых документов в различных вариациях. С ними взаимодействуют 100% сотрудников компании, поэтому перевод этих бумаг в электронный вид и последующая автоматизация процессов экономят сразу кучу ресурсов.
Но дьявол кроется в мелочах. Первое, с чем предстоит столкнуться, — потребуется обеспечить значимость кадровых документов. Они могут потребоваться как самому работнику, так и десятку внешних организаций (Минтруд России, фонды пенсионные и обязательного медицинского страхования, суды и прочие инстанции).
С бумагой все понятно: на руках должен быть экземпляр с печатью и подписью. Что касается работы с электронными документами, практики пока не так много.
Оцифровка кадров, с чего начать?
Все кадровые документы условно можно разделить на 2 части:
1. Личного характера — это трудовой договор и приказы, влияющие только на одного сотрудника (об изменении положений трудового договора, увольнении, принятии, переводе и т.д.).
2. Массовые — всевозможные инструкции, распоряжения, регламенты, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники организации или соответствующие подразделения.
Не так сложно создать электронную форму документа, как в дальнейшем обеспечить его юридическую значимость. С одной стороны, есть Федеральный закон №63 от 06.04.2011 "Об электронной подписи" . Он разрешает использовать электронную подпись (ЭП) и обязывает признавать равносильными документы, подписанные ею и собственноручно. С другой стороны — Трудовой кодекс Российской Федерации, который позволяет применять электронные документы только удаленным сотрудникам и лишь с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи — УКЭП.
УКЭП — это дорого!
Для получения сертификата квалифицированной подписи необходимо обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр (далее — УЦ). Он сформирует ключевую пару, с помощью которой подпись создается и проверяется.
В отличие от подписания бумаги собственноручно, выпуск сертификата УКЭП — услуга платная. Именно поэтому бизнес не торопится переводить штат на удаленную работу по новым правилам — переход на электронный кадровый документооборот кажется бесперспективным.
Встать, суд идет
Рассмотрим недавнюю судебную практику. Можно отметить интересные факты по применению электронных средств в сфере трудового права:
- суд счел легитимным ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (далее — ЛНА) по электронной почте: Определение Приморского Краевого Суда от 6 марта 2014 г. по делу N 33-1126;
- допустимо применение простой электронной подписи при ознакомлении с электронными документами: Решение Ново-Савиновского районного суда г. Казани от 16 января 2014 г. по делу N 2-1091/14.
Таким образом, следует переключить внимание с цифровизации всего кадрового потока на массовые документы. По крайней мере до тех пор, пока не будут внесены изменения в Трудовой кодекс.
Знакомство по новой
Что в итоге потребуется для «легализации» ознакомления с ЛНА без бумаги? Организовать процесс с локальными актами можно по электронной почте.
Для этого нужно:
- утвердить соответствующее положение о порядке работы с email;
- ознакомить сотрудника в письменной форме под подпись с ним;
- закрепить адреса электронной почты в трудовом договоре или ином документе за подписью работника.
Положение должно включать:
- регламент использования сотрудниками электронной почты;
- сроки ответа на письма и хранения полученных и отправленных сообщений;
- обязанность работника уведомлять отправителя о получении письма и регулярно проверять поступление электронной почты за установленный период;
- пункт о том, что переписка между работодателем и работником приравнивается к обмену документами на бумажных носителях.
Надежнее будет фиксировать информацию, используя электронную подпись.
Подпись. Электронная. Своя
Электронная подпись представляет собой дополнительную информацию, которая нужна для определения подписанта, неизменности документа и его реквизитов. Главное преимущество ЭП перед ознакомлением через корпоративные системы — это невозможность никому, кроме владельца ключа, сформировать такой же набор информации.
Более экономичными вариантами являются усиленная неквалифицированная (УНЭП) и простая электронная (ПЭП) подписи.
Федеральный закон №63 позволяет применять неквалифицированную электронную подпись наравне с квалифицированной, но с некоторыми отличиями.
В случае с УНЭП удостоверяющий центр может не иметь аккредитации. При этом работодатель может самостоятельно развернуть сервисы для обслуживания инфраструктуры ЭП. Они позволят генерировать ключевые пары и выдавать их работникам, чтобы сотрудники могли подписывать документы в информационной системе.
Таким образом, компания создает «собственный удостоверяющий центр». Но его одного недостаточно для использования УНЭП. Работодатель также должен подготовить и ввести в действие комплект документов для корректного применения электронной подписи:
- зоны ответственности и порядка работы УЦ;
- правила использования ключей;
- условия и средства формирования и проверки;
- порядок учета заявок, выдачи, изъятия и уничтожения носителей и ключей.
В свою очередь сотрудник должен знать:
- порядок получения ключей ЭП;
- где ее применять;
- какие действия в системе сформируют электронную подпись.
А также он должен понимать, что несет персональную ответственность за выданную ему ключевую пару, и ЭП является аналогом собственноручной подписи.
А проще можно?
Помимо УНЭП законом предусмотрено использование простой электронной подписи (ПЭП). Условия ее применения описаны в статье 9 ФЗ-63.
При применении ПЭП предполагается, что:
- это прикрепленная или связанная информация с подписываемым документом;
- ее задача — однозначное определение подписанта;
- есть отличие от усиленных ЭП — она не обеспечивает целостность информации;
- как и УНЭП или УКЭП, формируется на закрытом ключе;
- организационно-технически должна иметь правила проверки и действие-подтверждение для установки на документ.
Всё вышеперечисленное необходимо описать и закрепить в правилах применения электронных подписей, разработанных наравне с соглашением об использовании ЭП. С этими документами нужно ознакомить сотрудников в письменной форме под подпись.
Текущее законодательство не позволяет оцифровать всю работу с персоналом. Но перевод ознакомлений с локальными документами в электронный вид и подготовка систем уже сделают ваши процессы эффективнее.
1. Действительна ли электронная подпись на кадровых документах? 2. Можно ли локальные нормативные акты (ЛНА) подписать без листа ознакомления просто список ЛНА и подпись на одном листе сотруднику? 3. Может ли сотрудник без трудового договора вести кадровое делопроизводство в компании?
Ответ
1. Когда речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.
Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме ( )
Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью ( ).
Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе ( ).
Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде, но для ознакомления из (также локальные акты) надо распечатать и заверить подпись руководителя.
3. Лицо, ведущее кадровое делопроизводство без трудового договора, не может называться сотрудником ( ). Лицо по ГПД вправе оказывать услуги по ведению кадрового делопроизводства. Но заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается ( ).
Электронные документы в кадровой службе
«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?
Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо:
1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.
ПРИМЕР
Страхователи, у которых в прошлом календарном году среднесписочная численность физических лиц, получающих выплаты и иные вознаграждения, превысила 25 человек, обязаны представлять отчеты по формам РСВ-1 и 4-ФСС в территориальные органы ПФР и ФСС России в электронной форме ( ст. 10, ч. , ст. 15 Закона № 212-ФЗ, ).
2. Взаимодействовать с госорганами и внебюджетными фондами, переписываться с ними.
ПРИМЕР
Любая сторона коллективного спора может подать электронное заявление в соответствующий госорган по урегулированию коллективных трудовых споров для уведомительной регистрации спора ( ).
3. Использовать электронные сервисы государственных органов и внебюджетных фондов.
4. Обмениваться письмами и др. документами внутри компании.
5. Переписываться с гражданами и организациями.
6. Оформлять и прекращать трудовые отношения с дистанционными работниками (ст. , , ТК РФ).
В то же время использовать электронные документы в кадровом документообороте проблематично. Связано это прежде всего с тем, что кадровые документы имеют длительные сроки хранения.
Большую часть документов по личному составу работодатель должен хранить 50 лет. При этом сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписывают электронные документы, действует не больше одного года.
Чтобы кадровые службы перешли на электронный документооборот, нужно:
- изменить трудовое законодательство;
- закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока;
- утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа;
- упростить порядок представления таких документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.
В настоящее время кадровики с помощью электронных документов взаимодействуют с госорганами, ведут корпоративную переписку, если в компании приняты правила работы с этим видом документов.
ИСТОРИЯ ВОПРОСА
Переход на электронный документооборот во всех отраслях, между компаниями и госорганами, внутри компаний – приоритетная задача в работе с документами. Об этом говорится в:
- Государственной программе РФ «Информационное общество (2011–2020 годы)» (утв. );
- Стратегии развития отрасли информационных технологий в Российской Федерации на 2014–2020 годы и на перспективу до 2025 года (утв. );
- Стратегии инновационного развития Российской Федерации на период до 2020 года (утв. );
- Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);
- Плане мероприятий (дорожной карте) по развитию электронного взаимодействия на финансовом рынке (утв. Правительством РФ 18.05.2015 № 2984п-П10);
- Плане мероприятий (дорожной карте) «Совершенствование налогового администрирования» (утв. );
Электронными считаются документы как полученные (отправленные) по любому современному каналу связи, так и изначально созданные в электронном виде и хранящиеся на электронных носителях.
ПРИМЕР
Юридически значимое сообщение может быть направлено по электронной почте, посредством факсимильной и другой связи, осуществляться в иной форме, соответствующей характеру сообщения и отношений, информация о которых в нем содержится. Ключевое условие – возможность достоверно установить, от кого исходило сообщение и кому оно адресовано.
Например, на сайте хозяйственного общества размещается информация для его участников. Исключение – ситуации, оговоренные в законе или договоре, обычаи или практика, установившиеся во взаимоотношениях сторон ( ).
Обратите внимание: понятие электронного документа в гражданском законодательстве шире, чем в трудовом праве и бухгалтерских документах. В целях кадрового, управленческого, бухгалтерского и налогового учета ориентируйтесь на определение документа как носителя информации с необходимыми реквизитами.
Электронный документооборот – документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (п. 74 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Электронный документ должен иметь реквизиты, которые позволяют его идентифицировать. Основной реквизит – подпись составителя. Если составляется электронный документ – электронная подпись.
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ
Электронная подпись – реквизит электронного документа. Цель электронной подписи – защитить документ от подделки. Она позволяет определить владельца подписи и то, что после подписания документа изменения в него не вносили.
Электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию ( ).
Преимущества электронной подписи:
- сокращает время оформления сделок и обмена документами;
- упрощает и уменьшает стоимость подготовки, доставки, учета, хранения документов;
- обеспечивает достоверность и конфиденциальность;
- дает возможность организовать корпоративную систему обмена документами;
- позволяет выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами.
Технология изготовления электронной подписи обеспечивает полноценную защиту электронных документов, их целостность и неоспоримое авторство.
Подделка электронной подписи практически невозможна, т. к. при ее формировании используются специальные схемы криптосистем.
Чтобы получить электронную подпись обратитесь в удостоверяющий центр (УЦ). При этом универсальной подписи, которая подойдет для всех случаев, нет. Чтобы оформить электронные подписи сотрудникам компании:
1. Определите лиц, которые будут использовать в работе электронную подпись.
Это могут быть руководитель, его заместители, главный бухгалтер, начальник отдела кадров, руководитель юридического департамента и т. д.
2. Установите область применения электронной подписи.
Например, таким образом будут заверять отчетность, письма в госорганы, заключенные договоры и т. д.
3. Зайдите на сайты ведомств, контрагентов и ознакомьтесь с перечнями УЦ, сертификаты которых они принимают.
4. Выберите подходящий УЦ и обратитесь туда, чтобы оформить электронные подписи.
Электронная подпись бывает трех видов ( ):
- простая электронная подпись;
- усиленная неквалифицированная электронная подпись;
- усиленная квалифицированная электронная подпись.
ПРИМЕР
Электронный трудовой договор о дистанционной работе стороны должны подписать усиленными квалифицированными подписями. Такую же подпись дистанционный сотрудник должен использовать для ознакомления с документами работодателя: локальными нормативными актами, приказом о приеме на работу и др.
РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
При организации электронного документооборота главное – обеспечить информационную безопасность на рабочем месте сотрудника, у которого есть доступ к электронным документам и который использует в работе электронную подпись. Каждый сотрудник – владелец электронной подписи – обязан обеспечить ее конфиденциальность.
Руководитель организации должен приказом по основной деятельности назначить сотрудника, ответственного за автоматическое создание или автоматическую проверку электронной подписи в системе электронного документооборота компании (
